NFC in congress registration

NFC (Near Field Communication)

Ever since the introduction of Apple’s new iPhone 6 the already murmuring stream of news items involving NFC or RFID powered innovation in the event industry, has been transformed into a wild river.  Every day you’ll stumble on a dozen reports and press releases of the next event using some NFC enabled tool.  We shouldn’t however forget that – at least for now – Apple’s adoption of NFC is limited to their own payment functionality and is not (yet) opened up to the developer community.  So whichever NFC solution you’ll read about, except if it’s about Apple Pay, has to be limited to Android users, and more specifically those having a relatively new smartphone operating on Android 4.2 and older. At least to have a smooth user experience.  Officially Android has supported NFC development since version 2.3 but the hardware hasn’t been available let’s say until mid 2012.

Nonetheless, I’m a true believer.  Already 63% of mobile phones are Androids and the percentage of Androids running on a version below 4.2 is dropping really fast.  Especially in the category of business users.  On top, I believe Apple’s current policy on banning developers from their NFC implementation will not last very long.  Soon we will see them make the same move as with the fingerprint sensor on the old iPhone 5 and release and SDK for their NFC chip.  Meaning the potential of NFC will become available to a much wider user group, definitely considering that Apple fans tend to upgrade to new hardware and versions of iOS at a much higher pace.  Between end of January and end of March 2014 the number of users on iOS 7, yes seven – released on 6 months before, has increased from 80 to 85%.  At the last Worldwide Developers Conference, Tim Cook announced an installation grade of 89% for all active iOS devices.  And the adoption of the next release, iOS8, is breaking all records, with a 46% installation rate, only 5 days after the release on September 17, 2014.

And so it came about, that during the last 2 weeks, I set up and presented a prototype of NFC running fast-track registration for a congress organizer.

Fast-lane registrationnfc_tags_LinkedIn

In short, the basic idea was to use a couple of NFC stickers, attached to whatever surface available – a counter, a wall – or another (mobile) device, and have attendees exchange personal identification data over NFC connection.  I programmed two different NFC stickers, one with a dedicated LinkedIn profile for the event and one to send out a url link to the attendee’s device, directing the attendee to a dedicated registration webpage.  The goal being to be able to measure the effectiveness and speed of the LinkedIn-based solution.  That one was the “fast-lane”.  All an attendee had to do was wipe his phone over the NFC sticker and his or her LinkedIn-profile was automatically added as a contact to the LinkedIn account of the event.  As simple as that.

Did it work ?  In the prototype it did very well.  Using 5 different phone brands and 3 versions of Android (4.2, 4.3 and 4.4) we tested and tested.  The results were very satisfying : zero failed exchanges and under 1 second succesful connections.  Even after practically destroying one sticker by wearing it down and tearing it almost in two, still produced the lovely sounding bling to indicate a succesful exchange.

No downsides then ?  Well, to be fair, no !   At least not from the technolog and practicality point of view.  This is beyond a doubt a viable way of handling registration.  Of course it still needs to be tested in a real environment.  But the use case has been confirmed.

So what’s keeping us from actually implementing it ?

The first hurdle to take is – to the surprise possibly of many readers that I put this one first – the willingness of organizers to acknowledge that having a person’s name and valid e-mail address (as in a LinkedIn profile) is enough data to establish and develop a long lasting, meaningful, engaged and revenue-generating relationship.  Much more so than asking to fill out a lengthy registration form.  The reason why is because you deliver the value and user experience many business men and women are looking for in a registration process : ease and speed.  And in the case of a LinkedIn profile exchange, you as an organizer get much more information that you can use.  Think about the easy access to data of colleagues, peers and twins.  A complete overview of the person’s curriculum, other activities that he/she is engaged in, interests, endorsements,…   Oh and by the way, all the other registered contacts also get to see who’s registered, so expect a lot more interaction going on at your event.  Plus you can post updates on your event live to this entire audience.

Second hurdle of course is the availability of NFC enabled smartphones.  At least for now.  I’m pretty confident that this hurdle will resolve itself very fast, especially when, as mentioned before, Apple’s smartphone truly get’s into the game.

The third hurdle, people’s unease with this type of registration and the idea of using your phone to get access to an event, will dissolve as quickly as the hardware issue.  Once the technology becomes wider available, the use of a phone to make transactions will become very common and even demanded by your audience.

The last hurdle is that every attendee’s phone using the NFC solution has to be online.  And yes, while in some event locations you’ll still search vainly for a free Wifi, that number is rapidly dropping and most smartphone business users hava an active, always-on 3G/4G data subscription.

Is the method described and used in this prototype the ultimate way to do fast-lane registration ?  Probably not, there’s hundreds of ways of doing that, but it’s a viable effort with enough promising test results to develop it further.  Moreover, NFC’s hype can be a catalyst for a wave of innovation in the ever traditional trade show and congress industry.

Are you thinking about using NFC or RFID solutions in your next event, or did you already experiment yourself ?  Just post a remark to share your thoughts.

Alles wat je moet weten over live tweeten op events : deel 2

Na de vorige post over live tweeten vóór het event, nu meer over wat je doet tijdens en na het event.

Tijdens het event

Gebruik de hashtag in elke tweet

Elke tweet !  Maak dat in elke tweet nog ruimte is voor je hashtag (daarom moet die ook zo kort en catchy mogelijk zijn).  Als je moet kiezen tussen een kortere boodschap of de hashtag weglaten, begin dan maar woorden te schrappen of dingen bondiger te schrijven.  De hashtag weglaten is geen optie.

Ga op zoek naar onofficiële hashtags

Soms tweeten mensen met hashtags die voor hen het meest voor de hand liggen en houden zich niet bezig met de officiële hashtag eerst op te zoeken – ook al is jouw hashtag perfect gekozen.  Bijvoorbeeld, Pukkelpop, het muziekfestival in Kievit, koos als officiële hashtag voor de laatste editie #pkp14, maar sommigen gebruikten de hashtags #pukkelpop of #pukkelpop14.  Hou deze varianten in het oog en communiceer ook met deze twitteraars.

Interactie aangaan met je Twitter-publiek

Probeer bij te houden wat er gepost wordt met de officiële en minder officiële hashtags.  Je kan natuurlijk niet elke nieuwe tweet lezen, maar kijk uit naar vragen die je kan beantwoorden, positieve berichten die je kan beantwoorden of in je favorieten plaatsen en negatieve feedback waar je dan aan kan werken.  En dat moet je wel doen om te vermijden dat die negatieve berichten een eigen leven gaan leiden of, erger nog, een soort van digitale laster of pesterij worden.  De beste manier om dat te vermijden is : wurgen met vriendelijkheid !  In één van m’n volgende posts zal ik 5 taktieken meegeven om negatieve tweets om te buigen in je voordeel.

Al die tweets monitoren kan een behoorlijk -onmogelijk- karwei zijn en daarom moet je niet monitoren, maar gericht luisteren naar de juiste conversaties.  Je wil een onderscheid maken tussen gewoon willekeurige mensen die twitteren en je Twitter volgers, aanwezigen, leads en klanten.  Daarom heb je een monitoring tool nodig, of een social marketing software suite, die het mogelijk maakt om bijvoorbeeld die categorieën mensen te onderscheiden met een kleurcode voor elke tweet.  Je kan ook feeds opzetten voor reeds geregistreerde aanwezigen en hen een apart communicatiekanaal geven.

Ik kan je ook aanraden om vragen te stellen aan je Twitter-publiek om het engagement te verhogen en je sleutelinzichten te geven voor de volgende editie van je event.  Vragen zoals : “Wat was tot dus ver je favoriete sessie ?” tijdens een conferentie.  Probeer de vragen positief te houden maar ontwijk negatieve feedback niet en beantwoord deze altijd.

Gebruik de tag van je sprekers in quotes

Laat je sprekers weten dat je over hen twittert door hun @-tag te gebruiken in je tweets om hun sessie te promoten of in een catchy quote.

Om die quotes kracht te geven zet je er best een foto bij.  Gebruik kwalitatieve foto’s genomen vanop een goeie plek.  Dat betekent dat je op tijd een goeie stoel moet bemachtigen in de zaal.  Je wil namelijk dat iedereen jouw foto retweet en niet die van iemand anders.  Zoals eerder gezegd gebruik je een template om die foto en de quote in te verwerken.  Dankzij je goeie plek in de zaal, kan je aandachtig toehoren en leuke quotes integreren in de foto.  Zet er snel nog de @-tag van de spreker en de event hashtag bij, even nalezen op spellingsfouten en hopla, alweer een leuke tweet gedeeld.

De eerste tweet die buiten gaat met een quote wordt meestal het meest ge-retweet, dus ga snel maar professioneel te werk.  Verwacht je wel aan veel concurrentie om de eerste te zijn.

Tweet foto’s van de aanwezigen

Doe dit niet te veel of je jaagt je publiek in de gordijnen, maar als je iets ziet dat bijzonder  “tweetwaardig” is, leg het dan vast op foto en upload naar Twitter.  Probeer dit soort foto’s te trekken met je logo in de achtergrond, maar zeker niet geposeerd.  Zet er uiteraard ook de @-tags van de “foto stars” bij en je event hashtag.

Tip : gebruik je Instagram om foto’s te nemen van je event, upload deze dan direct naar Twitter en gebruik niet de feature in Instagram “share to Twitter”.  Door de foto’s direct te uploaden naar Twitter verschijnen deze automatisch in de streams van je volgers en niet als link naar Instagram, wat de prestaties van je tweets gevoelig beïnvloedt.

Tip : hou een app klaar om de foto’s te bewerken ! Zorg ervoor dat je het gebruik ervan onder de knie hebt.

Na het event

Verzamel de beste tweets

Als je eindelijk klaar bent met live tweeten, gebruik je de adrenaline die nog door je lijf giert om een blog-post te schrijven met daarin de beste tweets verzameld.  Zorg voor een gezonde mengeling van je eigen tweets, retweets en tweets van je volgers, deel de spotlights.  Zo slaag je er waarschijnlijk nog in om de blogpost te laten retweeten omdat je volgers erin vermeld zijn.  Om dit snel en moeiteloos te doen heb je alweer een goede social marketing tool nodig.  Het natuurlijk ook zonder, maar dan vraagt deze klus heel wat meer werk.

Blijf in contact met je publiek

De kans is behoorlijk groot dat er nog steeds getweet wordt over je event nadat het afgelopen is.  Mensen hebben misschien vragen of feedback over hoe het voor hen was.  Beantwoord deze berichten, zowel de positieve als de negatieve.

Analyseer je tweets

Welke tweets werden het meest ge-retweet of als favoriet aangeduid ?  Welke links werden het meest gevolgd ?  Waren tweets met foto’s populairder dan tweets zonder afbeelding ?  Analyseer het succes van elke tweet om je volgende sessie “live tweeten” nog beter te maken.

Heb je zelf nog tips over live tweeten ?  Laat het weten in een commentaar!


Alles wat je moet weten over live tweeten op events

Live “tweeten” – Twitter-berichtjes versturen voor de wat meer leken – is een beetje als notities maken maar dan online, in of voor een groep en interactief.  Hoor je tijdens een event een geweldige quote of een ‘tweetbare takeaway – zoals in een belangrijke boodschap, bevinding of conclusie die je kan inkorten tot minder dan 140 karakters – dan type je die gewoon in en deel je dat met de ganse wereld.  Al jouw volgers zien je berichtje net als iedereen die de event hashtag volgt en het spel van retweets, favorieten en beantwoorden kan beginnen.

Voor deelnemers en organisatoren van events is live tweeten een vast onderdeel en attractie geworden op de meeste beurzen, conferenties, seminars en webinars.  En om het maximaal potentieel te benutten hebben vele organisatoren er een persoon of team aan toegewezen om de stroom aan berichten in goede banen te leiden en social media vlot te integreren in de “experience” onsite.

Denk je er zelf ernstig over na om live tweeten mogelijk te maken op je volgend event ?  Of je dit eerder al eens deed of er nu voor het eerst aan wil beginnen, deze tips&trics en best practices zullen je zeker van pas komen.

Voor het event

#hashtag kiezen en promoten

Maak je hashtag kort en makkelijk zodat de gebruikers nog voldoende karakters over hebben om quotes en takeaways te typen – denk  #EVNTECH in plaats van #EventTechnology.  De hashtag moet ook makkelijk te onthouden en intuïtief zijn.  Wees zeker dat er geen onbedoelde betekenis achter kan gezocht worden en dat de tag al niet door iemand anders wordt gebruikt.  Dat laatste kan je makkelijk online checken, eventuele taalproblemen of al dan niet bewuste en vergezochte versprekingen kan je er waarschijnlijk wel uitfilteren door een aantal van je collega’s de hashtag voor de voeten te werpen en te kijken of zij uitglijden.  Zorg er hoe dan ook voor dat je een back-up plan hebt, moest er onverwachts toch, na de lancering, een probleem opduiken met je gekozen hashtag.

Je moet je hashtag gekozen hebben vanaf het begin van je promo-campagne.  Steek de hashtag in elke tweet, banner, afbeelding, email en web pagina over je event.  Maak je hashtag deel van de cover foto’s van je Twitter en Facebook bedrijfspagina en van je e-mail handtekening.

Maak iemand verantwoordelijk

Eens je aan de intense voorbereidingen van je event begint, moeten er tonnen dingen tegelijk gebeuren, loopt iedereen in je team van hier naar daar om allerlei taken uit te voeren.  Verwachten dat je die mensen, die al een meer dan volle agenda en dagtakenlijst hebben, ook nog eens kan aanzetten om intensief informatie te delen op social media en dat actief op te volgen en te monitoren, is niet echt een strategisch succesvolle aanpak.  Die bovendien zal leiden tot verwarring.  In plaats daarvan maak je één persoon verantwoordelijk, zonder andere teamleden af te raden of zelfs te verbieden – ja, ik kom dat tegen – om te delen op social media.

Schrijf en plan je tweets op voorhand

Plan op voorhand je tweets met de officiële hashtag.  Dat kunnen aankondigingen zijn van nieuwe sprekers, herinneringen om tickets te bestellen of te registreren met een verkorte link, uiteraard.  Het kan ook een countdown zijn tot het begin van het event.  Door op voorhand te schrijven en in te plannen zorg je ervoor dat je regelmatig blijft posten naarmate het event nadert.  Zorg er wel voor dat ingeplande tweets hun originaliteit, relevante en authenticiteit niet verliezen.  Schrijf elke tweet alsfo je de boodschap meteen in alle enthousiasme zal uitsturen naar de ganse wereld.

Gebruik klaargemaakte templates

Zal je tweeten over een conferentie of seminar, maak dan op voorhand afbeeldingen van de sprekers.  Optimaliseer de foto’s voor Twitter (876 x 438 pixels) en laat wat ruimte in de foto voor tekst die je later toevoegt.  Tijdens het event vang je geluidsfragmenten die je kan gebruiken als catchy quote en voilà je volgende boeiende tweet kan verstuurd worden.  Gebruik een countdown template waar je gewoon elke dag of week het getal in moet aanpassen.

Schrijf de tweets al die je wil uitsturen tijdens het event

Je kan perfect tweets voorbereiden en inplannen zodat het lijkt alsof je live tweet gedurende het event.  Voorbeeld : je weet uiteraard wanneer een bepaalde sessie zal starten waarbij je dat wil aankondigen met een tweet in het genre van “Sessie x start in 5 minuten! Haast jullie voor een goeie plek! #hashtag.”

Ken je het exacte aanvangsuur niet of maakt de timing niet zo uit, dan kan je je tweet nog steeds op voorhand schrijven en opslaan in een document.  Op die manier, kopieer je gewoon de juiste tweet op het juiste moment vanuit je document.  Vergeet in beide gevallen niet om links altijd te verkorten en op de maximale lengte van je bericht te letten, zodat je echt kan kopiëren, plakken en versturen.

Te meer je je tweets hebt voorbereid, te meer vermijd je dat je tijdens het event rondloopt als een kip-zonder-kop – wat vaak zo al het geval is met het miljoen andere probleempjes die je moet oplossen.  Let wel op dat je de ingeplande tweets aanpast wanneer er zich plots een verandering voordoet in de agenda van je event !

Verwacht je aan technische problemen

Gebruik een andere smartphone dan de je dagelijks toestel om live te tweeten.  Zorg dat de smartphone elke dag met een volle batterijlading start.  Neem altijd en overal de batterijlader mee en gebruik je lunchbreak om jezelf maar ook je telefoon nieuwe energie te bezorgen.  Heb je een toestel dat snel leegloopt of kan je niet vaak genoeg even bijladen, investeer dan in een extern “battery pack”.  Voor elk merk smartphone vind je tegenwoordig wel een aangepaste pack die extra batterijduur bezorgt zonder je telefoon in een baksteen te veranderen.

Dit wordt alweer een serie berichten merk ik.  Volgende week meer over tweeten tijdens en na het event.