Alles wat je moet weten over live tweeten op events

Live “tweeten” – Twitter-berichtjes versturen voor de wat meer leken – is een beetje als notities maken maar dan online, in of voor een groep en interactief.  Hoor je tijdens een event een geweldige quote of een ‘tweetbare takeaway – zoals in een belangrijke boodschap, bevinding of conclusie die je kan inkorten tot minder dan 140 karakters – dan type je die gewoon in en deel je dat met de ganse wereld.  Al jouw volgers zien je berichtje net als iedereen die de event hashtag volgt en het spel van retweets, favorieten en beantwoorden kan beginnen.

Voor deelnemers en organisatoren van events is live tweeten een vast onderdeel en attractie geworden op de meeste beurzen, conferenties, seminars en webinars.  En om het maximaal potentieel te benutten hebben vele organisatoren er een persoon of team aan toegewezen om de stroom aan berichten in goede banen te leiden en social media vlot te integreren in de “experience” onsite.

Denk je er zelf ernstig over na om live tweeten mogelijk te maken op je volgend event ?  Of je dit eerder al eens deed of er nu voor het eerst aan wil beginnen, deze tips&trics en best practices zullen je zeker van pas komen.

Voor het event

#hashtag kiezen en promoten

Maak je hashtag kort en makkelijk zodat de gebruikers nog voldoende karakters over hebben om quotes en takeaways te typen – denk  #EVNTECH in plaats van #EventTechnology.  De hashtag moet ook makkelijk te onthouden en intuïtief zijn.  Wees zeker dat er geen onbedoelde betekenis achter kan gezocht worden en dat de tag al niet door iemand anders wordt gebruikt.  Dat laatste kan je makkelijk online checken, eventuele taalproblemen of al dan niet bewuste en vergezochte versprekingen kan je er waarschijnlijk wel uitfilteren door een aantal van je collega’s de hashtag voor de voeten te werpen en te kijken of zij uitglijden.  Zorg er hoe dan ook voor dat je een back-up plan hebt, moest er onverwachts toch, na de lancering, een probleem opduiken met je gekozen hashtag.

Je moet je hashtag gekozen hebben vanaf het begin van je promo-campagne.  Steek de hashtag in elke tweet, banner, afbeelding, email en web pagina over je event.  Maak je hashtag deel van de cover foto’s van je Twitter en Facebook bedrijfspagina en van je e-mail handtekening.

Maak iemand verantwoordelijk

Eens je aan de intense voorbereidingen van je event begint, moeten er tonnen dingen tegelijk gebeuren, loopt iedereen in je team van hier naar daar om allerlei taken uit te voeren.  Verwachten dat je die mensen, die al een meer dan volle agenda en dagtakenlijst hebben, ook nog eens kan aanzetten om intensief informatie te delen op social media en dat actief op te volgen en te monitoren, is niet echt een strategisch succesvolle aanpak.  Die bovendien zal leiden tot verwarring.  In plaats daarvan maak je één persoon verantwoordelijk, zonder andere teamleden af te raden of zelfs te verbieden – ja, ik kom dat tegen – om te delen op social media.

Schrijf en plan je tweets op voorhand

Plan op voorhand je tweets met de officiële hashtag.  Dat kunnen aankondigingen zijn van nieuwe sprekers, herinneringen om tickets te bestellen of te registreren met een verkorte link, uiteraard.  Het kan ook een countdown zijn tot het begin van het event.  Door op voorhand te schrijven en in te plannen zorg je ervoor dat je regelmatig blijft posten naarmate het event nadert.  Zorg er wel voor dat ingeplande tweets hun originaliteit, relevante en authenticiteit niet verliezen.  Schrijf elke tweet alsfo je de boodschap meteen in alle enthousiasme zal uitsturen naar de ganse wereld.

Gebruik klaargemaakte templates

Zal je tweeten over een conferentie of seminar, maak dan op voorhand afbeeldingen van de sprekers.  Optimaliseer de foto’s voor Twitter (876 x 438 pixels) en laat wat ruimte in de foto voor tekst die je later toevoegt.  Tijdens het event vang je geluidsfragmenten die je kan gebruiken als catchy quote en voilà je volgende boeiende tweet kan verstuurd worden.  Gebruik een countdown template waar je gewoon elke dag of week het getal in moet aanpassen.

Schrijf de tweets al die je wil uitsturen tijdens het event

Je kan perfect tweets voorbereiden en inplannen zodat het lijkt alsof je live tweet gedurende het event.  Voorbeeld : je weet uiteraard wanneer een bepaalde sessie zal starten waarbij je dat wil aankondigen met een tweet in het genre van “Sessie x start in 5 minuten! Haast jullie voor een goeie plek! #hashtag.”

Ken je het exacte aanvangsuur niet of maakt de timing niet zo uit, dan kan je je tweet nog steeds op voorhand schrijven en opslaan in een document.  Op die manier, kopieer je gewoon de juiste tweet op het juiste moment vanuit je document.  Vergeet in beide gevallen niet om links altijd te verkorten en op de maximale lengte van je bericht te letten, zodat je echt kan kopiëren, plakken en versturen.

Te meer je je tweets hebt voorbereid, te meer vermijd je dat je tijdens het event rondloopt als een kip-zonder-kop – wat vaak zo al het geval is met het miljoen andere probleempjes die je moet oplossen.  Let wel op dat je de ingeplande tweets aanpast wanneer er zich plots een verandering voordoet in de agenda van je event !

Verwacht je aan technische problemen

Gebruik een andere smartphone dan de je dagelijks toestel om live te tweeten.  Zorg dat de smartphone elke dag met een volle batterijlading start.  Neem altijd en overal de batterijlader mee en gebruik je lunchbreak om jezelf maar ook je telefoon nieuwe energie te bezorgen.  Heb je een toestel dat snel leegloopt of kan je niet vaak genoeg even bijladen, investeer dan in een extern “battery pack”.  Voor elk merk smartphone vind je tegenwoordig wel een aangepaste pack die extra batterijduur bezorgt zonder je telefoon in een baksteen te veranderen.

Dit wordt alweer een serie berichten merk ik.  Volgende week meer over tweeten tijdens en na het event.