3 event marketing tips voor Meerkat

Als je sinds het Twitter-débacle over “The dress” – voor mij persoonlijk toch alleszins een reden om de ernst van Twitter als marketing kanaal tijdelijk in twijfel te trekken – niet meer actief bent geweest op Twitter, dan heb je toch iets interessants gemist : de geboorte van alweer een nieuw marketing kanaal.  Instant streaming app Meerkat, met name.

Meerkat geeft gebruikers de mogeljikheid om live video rechstreeks te streamen naar Twitter.  Volgers kunnen zich abonneren op de streams en live de feed bekijken.  Het kan gaan om webinars, Q&A’s maar ook actie in het skatepark of Uber ritjes.

De mogelijkheden van dit nieuwe medium en de app worden nog volop ontdekt en het is duidelijk dat Meerkat zelf nog enkele opstakels zal moeten overwinnen, niet in het minst de totale afhankelijkheid van Twitter.  Dat vorige week meteen aankondigde dat het een eigen gelijkaardige dienst zal opstarten.  Van een obstakel gesproken.

Maar het is duidelijk dat live video streaming hot is en alleen maar hotter zal worden.  Laten we dus eens kijken wat het te bieden kan hebben voor event marketing.

1. Meerkat activeert je doelgroep

Kijk eens terug op je vorige event.  Wat doen bezoekers vaak ?  Foto’s nemen, goeie quotes tweeten of notities nemen om er achteraf een verslag mee samen te stellen of een blog post.  Stel je nu eens voor dat een aantal deelnemers je event live streamen naar honderden of duizenden volgers op Twitter en vervolgens die inhoud gebruiken om er nog meer relevante content van te maken en te delen.  Kan je je inbeelden hoeveel meer aandacht dat kan genereren voor je merknaam, je spreker, je event en je product.  Meerkat brengt de toegankelijkheid en beschikbaarheid van video content naar een totaal nieuwe hoogte.

2. Meerkat laat je een uniek perspectief delen

Iedereen wil wel eens een “behind the scenes” ervaring.  En Meerkat laat je toe dat op zeer overtuigende en eenvoudige wijze te doen, zonder grote investeringen.  Stel je voor dat één of een aantal van je medewerkers de opbouw van je event in beeld brengen en op die manier al dagen voor je event de “buzz” opvoeren. Je zou bijvoorbeeld een exclusieve, on-to-one kunnen hebben met je keynote speaker die al voor de aanvang van de conferentie, live vragen van fans en deelnemers beantwoordt.  Het engagement verhoogt, zowel bij sprekers als deelnemers en de geweldige content die dat oplevert, kan je weer delen met de ganse wereld.

3. Dankzij Meerkat heb je content voor meerdere kanalen en netwerken

Facebook en YouTube worden overspoeld door video.  Mobiele video editing apps maken het makkelijk om goed-uitziende stukjes video te monteren vanop je mobiele apparaat.  Daarop inspelend, laat Meerkat je toe om je eigen live feed op te slaan op je eigen toestel.  Op die manier kan je dan één of meerdere stukjes inhoud monteren die je verspreid via andere kanalen.  Denk aan Vine, Facebook, Youtube,…

Trek een 15-seconden clipje uit je feed met daarin een belangrijke takeaway, en deel op Instagram of Vine. Creëer een YouTube serie met alle antwoorden op vragen van je deelnemers.  Stop de video in een post-event rapport, of een follow-up blog post.

De mogelijkheden om je exposure te vermenigvuldigen zijn eindeloos – en allemaal met het live gevoel en de vlotheid van “shoot from the hip”.

Pas ook op : Meerkat heeft ook nadelen

De democratisering van video content en die mogelijkheden in de handen leggen van iedereen, houdt ook risico’s in.  Je moet namelijk de controle laten gaan en dat kan best lastig zijn.  Stel je maar voor dat je keynote speaker niet wil dat de inhoud van z’n lezing volledig live beschikbaar is.  Hoe ga je daarmee om ?  Kan je verbieden dat deelnemers Meerkat gebruiken tijdens de keynote ?  Hoe pak je dat aan ?  Dat kan je best op voorhand doorpraten met de spreker en je team en een scenario klaar hebben als er zich een dergelijk probleem zou voordoen tijdens de sessie.

Het najaar in beursland is nog een 6-tal maanden weg.  Lijkt lang, maar niet voor event managers en marketeers.  In 6 maanden kan er veel gebeuren, zeker in de wereld van mobiele technologie.  Ondertussen is Meerkat een leuke uitdaging voor marketeers om mee te spelen en uit te vissen hoe het ingepast kan worden als kanaal om het contact met de doelgroepen uit te diepen en nieuwe volgers aan te trekken.

Hoe ga jij het gebruiken ?

1 jaar adekSpo in 5 lessen

1 jaar of iets meer eigenlijk, officieel gestart op 14/1/2014.  Snel voorbijgegaan, hoe dan ook.  Maar net nu hét uitgelezen moment om even terug te blikken.  Ook al omdat ik nu pas echt de tijd heb om die bedenkingen te maken en neer te pennen.  Goed nieuws dus.  Geen tijd betekent veel werk?  Jazeker, maar ook veel voorbereidend werk dat niet meteen iets concreet oplevert.  Het lot van elke ondernemer veronderstel ik, maar zeker van consultants.  Dat is alvast het eerste wat ik geleerd heb in dat eerste jaar.  Hieronder nog een aantal lessen van een nieuwbakken zelfstandige.

1. Nieuwsgierig

Mijn aangeboren nieuwsgierigheid heeft mij uiteindelijk de finale duw gegeven om zelf een activiteit te ontplooien en niet langer “voor een baas” te werken.  Gedaan met de zekerheden, hoewel die blijkbaar steeds minder groot worden, verbonden aan vast werk.  Zekerheden die ik zeker wist te waarderen en waar ik een groot deel van mijn leven op heb gebouwd.  Dat is nu vervangen door een vorm van onzekerheid die echter toelaat om tijd te spenderen aan nieuwigheden die ik vroeger niet of in onvoldoende mate kon uitbouwen.  Die vrijheid is voor mij de grootste troef van mijn nieuw bestaan.  Nieuwigheden ontdekken, nieuwe kennis opdoen, bestaande kennis verder uitdiepen en die dan uiteindelijk kunnen inzetten in projecten waarbij anderen ervan profiteren.  Mooi.

2. Nieuw

Dé doelstelling voor 2014, én allicht ook daarna, is voor mij om verschillende partijen in de eventindustrie te overtuigen van het onmiskenbare nut van “data”.  Data om meer inzichtelijkheid te krijgen in de opbrengsten en voordelen van events.  Centraal opgeslagen data, niet in ontelbare silo-oplossingen.  Dat lijkt allemaal evident maar blijkt behoorlijk nieuw voor deze industrie, die toch behoudender en traditioneler is dan hij aan de buitenkant lijkt.  Hoewel er ondertussen al wel redelijk vaak over gepraat wordt bij de grote partijen in de sector – die missie is dus al ten dele geslaagd, maar zeker niet mijn unieke verdienste – is de stap naar er iets mee doen vaak nog te groot en eerder een sprong (in het duistere).

3. TE veel gezegd

Door de onwetendheid over hoe je transities aanpakt en de foutief ingeschatte immensheid van zo’n projecten, zijn veel reacties weliswaar zeer positief en vol nieuwsgierigheid, maar ook overlopend van vertwijfeling.  Om dat gevoel weg te werken, moet je dan veel vertellen, en soms té veel.  Dan heb je al veel weggegeven en kan het twee kanten uit.

Je gesprekspartner heeft voldoende informatie om het zelf te proberen en doet dat ook.  Wat het uiteindelijke resultaat daarvan zal zijn, is moeilijk op voorhand in te schatten, maar laat ik stellen dat de praktijk leert dat veel projecten die op die manier starten of vanuit die insteek, mislukken of teleurstellen.

Tweede mogelijkheid is dat je gesprekspartner de hoeveelheid uit je neus gepeuterde informatie niet aan kan en er alleen maar meer werk in ziet.  En hoewel hij of zij juist inschat dat er tijdelijk meer werk mee gepaard gaat, zien ze niet waar en wanneer de efficiëntie zal toenemen en de vruchten geplukt kunnen worden.

4. TE vroeg

Aan veel van de gesprekken die ik het afgelopen jaar gevoerd heb en de reacties erop zou je afleiden dat het té vroeg is voor mijn boodschap van datagedreven beurzen en evenementen.  Dat zou kunnen, maar de markt en de realiteit spreken deze conclusie tegen.  Steeds meer wordt de ROI van events in vraag gesteld en stel ik vast dat organisatoren maar moeilijk of in beperkte mate met cijfers kunnen aantonen hoe succesvol hun events zijn in het aanbrengen van leads en nieuwe businessopportuniteiten, zowel voor exposanten of sponsors als voor bezoekers.

5. Geduld

Alweer aangeboren vrees ik, is mijn gebrek aan geduld.  Als ik persoonlijk ergens van overtuigd ben, kan het echt niet te lang duren om wat het ook is effectief te realiseren.  Zo gaat het echter niet in dit soort projecten.  Mijn geduld wordt dus op de proef gesteld, maar ik doe mijn best.  Ik las onlangs : “patience is not the art of waiting but of keeping a great attitude while waiting.”  En dat doe ik dus, terwijl ik wacht op een positieve beslissing na de voorstelling van een projectofferte blijf ik de potentiële klant nuttige informatie toespelen en uitdagende vragen stellen.  Geduldig wachtend op de volgende inspirerende opdracht.

Had ik schrik toen ik eraan begon ?  Ja, toch wel, hoewel schrik misschien het verkeerde woord was.  Meer een knagend en ongemakkelijk gevoel na zoveel jaren comfort als medewerker.  Dit blog beginnen was ook buiten de comfort-zone treden en bij elk nieuw project dat ik afgelopen jaar deed, was het eigenlijk opnieuw zo.  Telkens moest ik een drempel over om mezelf te promoten en verkopen.  Ik heb echter geleerd dat eerlijkheid en durven toegeven dat je soms ook niet het antwoord hebt en moet zoeken naar oplossingen door kennis elders te verzamelen en te filteren, echt het langst duurt.

Dat betekent echter dat het boeiend blijft en dat vind ik alleszins het fijnst.  Nieuwsgierigheid, weet je nog.

Wil jij je ervaringen als starter delen ? Schrijf een reactie.

The essence of event visitor experience

Improved visitor experience is what every event manager is fanatically working on, or at least thinking about.  Today, judging by the many efforts put into this or articles published on “how to achieve”.  And experience is important, no doubt ! I think the overall experience a visitor takes home after leaving an event accounts for at least 50% of the evaluation every visitor makes afterwards.  But what does that mean ?

Should event organizers, from now on, only care about how the visitor feels after going home ?  Because judging an experience is something emotional, touching senses and feelings.  Well, the experience is not, in my opinion, just about endulging the visitor in sensations and attractions, it must also be about content, meeting the right people and doing business.  But then again, emotions, senses and feelings are often longer lasting memories than pure content.  Which does make it very important for you, organizer, to make sure that these are guided in a positive direction.  And let’s not forget, an emotional connection almost certainly leads to greater loyalty.

So, conclusion, let’s overwhelm every visitor with breathtaking decors, delicious food, mindblowing special effects,…

No, I’m not convinced.  It’s hard today to impress people in such a way.  They’ve all seen so much, done so much, this doesn’t work anymore.  On top, if it’s not all integrated and at a similar quality level, you risk having spent a lot of money on one aspect which is totally offset by some lousy basic service everyone expects to be spot on.

Essentials

These are some of the essentials you shouldn’t forget or try to improve when boosting overall visitor experience.

1. Wifi

I never expected to put a technology feature on top of a list of hospitality essentials, but having a decent wifi connection has become the number one item people are looking for when entering an event building, no matter which type of building it is, or even outdoors.  As I said, make sure your wifi infrastructure works and provides enough bandwith for today’s users, uploading photos and little movie clips of your event.  You, as the organizer, will only benefit from that.

2. Parking

Sure we must, as an industry, promote the use of public transport and eco-friendly transport, like bikes or walking, but the reality, even for international shows, is that many people, sometimes a big majority, prefer their car to come to trade shows and events. Especially in B2B, visitors will plan their event visit together with other nearby appointments.  That ususally means taking the car.

A well-managed, clean and accessible parking lot, could mean the difference between an extra visitor or one that renounces his visit, last minute, fearing he won’t make it for his next appointment.  Well-managed means parking capacity is monitored, parking availability is indicated dynamically, extra places can be used when necessary.

A good parking should also be exclusively reserved for visitors during the show days.  No cars or even worse, trailers or trucks from exhibitors on the parking closest to the building.  No not even for the last event day or final hours.  Visitors first !  Difficult to explain to your exhibitors ?  Try explaining them visitors turned their car around because they had to get a parking spot 1km away.

Next thing is to provide a shuttle service from parking lots to the event entrance.  And make it abundantly available, going every 5-10 minutes at least.

You, as an organizer, have impact by selecting your event location wisely.  Still in a difficult situation concerning wifi and/or parking, get help from a professional.  A lot of transport issues will be solved by thinking about it in advance and drafting a mobility plan for your specific event.  To do that effectively, of course, you need data on your visitor’s transport habits.

3. The little things

As trivial as they sometimes might seem, they can determine to a great extent the overall visitor feeling.  I’m talking about toilets, money exchange machines and other simple services you can provide to lighten up someone’s day.

On the topic of toilets, I can recommend the use of an automated turnstile for entering the restrooms.  In return for some coins you get a ticket which not only opens the turnstile, but also serves as a discount ticket for the event catering or some other service, like parking.  The real benefit is that the toilet lady can focus on keeping the place clean and doesn’t have to worry about getting paid by each visitor.  Hygienic toilets is one of the major scoring points for hospitality.

And hospitality is all about putting a smile on your visitors’ faces.  

Last I stumbled upon something that made me smile.  Exiting a shopping mall, I noticed it was pouring down outside, and of course I had to walk several hundred meters to my car, in a hurry and without any rain protection. To my surprise I found, just in front of the exit doors, an umbrella machine.  Didn’t know it even existed, but there it was.  2 euros and I received a, rather small sure, but functional umbrella.  I made it to my car perfectly dry. Result : a happy visitor, with a smile, thinking often about the great experience.

Hospitality is also about countering known problems or disadvantages of your event or venue, with simple measures that serve simultaneously as a “happy maker” and something worth posting a tweet about.  Example : you know your event’s parking can be dirty and messy when it rains.  Put a shoe shining service at the entrance.  Problem solved.

Did you use other services to increase visitor experience or hospitality ?  Let me know in a comment.

Why wearable technology will transform the event industry

The future looks bright for wearable technology according to many studies, the latest of which is Cisco’s Visual Network Index and predicts an increase to 58 million devices in 2015 and even 177 million by 2018.  That looks pretty impressive and it actually is considering that such a market would be worth approximately 30 billion US dollars.  Yet, in comparison to (say) the global smartphone market, it’s peanuts.  At  an estimated bying rate of 2,3 billion devices a year, the smartphone market accounts for roughly 20 devices per smart wearable device.

While all these statistics and contradictory trend reports, may give the impression that wearables are not (yet) a reality, I would argue that these numbers only mean tough business for those entering in this market.  Meaning that margins will be low from the start, with the exception of some more ‘premium’ products from vendors like Apple, and most importantly set for a race down the bottom.  On top, these wearables work together with a smartphone and are pretty useless without one.  This means that the wearables themselves don’t account for much network traffic, reducing to zero the incentive for telco’s to develop device subsidies plans, like they did so keenly for smartphones.  But that’s their problem not yours as an event organizer.

So, wearable devices are not going to impact the event industry for a lack of adoption?  On the contrary, they will and already have if you think about it.

Bracelets

Every event attendee has at some stage worn a RFID or NFC bracelet in the past years when going to an event.  For access control, or for paying drinks or food, or for sharing content on social media.  Especially the concerts and festivals industry has adpoted bracelets a couple of years ago.  Identifying the potential advantages of selling more, worrying less about cash distribution and theft, checking entrances better, managing crowds in a more secure manner.

But where wearing a bracelet on a concert is pretty standard, you won’t see it on a conference or trade show.  And that’s because the audience won’t accept that.  No need to discuss reasons or measures to circumvent that, the fact that in the future your smart wearable device will be able to take over those functions easily solves this puzzle.  Smart watches will become the RFID-NFC bracelet in the next months and years.

Google Glass

Google’s entry in the market of wearables is and has been since the start one of the most eye-catching ones (I liked the pun).  Not always positively because it’s so visible and packed with cool features, but also because it’s a little bit scary, or at least swiftly categorized as a danger to privacy by so-called experts.  Only a couple of months after Glass’ announcement it  is already declared dead, sometimes by people that also tried to bury Apple’s iPad and iPhone or the Android operating system immediately after their introduction.

While I understand the concerns and honestly value the importance and need of privacy, I think Google Glass can be a game changer for events, congresses, trade shows and basically any location where lot’s of people meet each other and engage with new and exciting content.  Google Glass may not become the hyped, ubiquitous tool that Google wants it to become for their business, but it sure has a lot of potential to offer as a business and marketing tool.

Think about how much simpler it would be to keep your smartphone in your pocket while stroling down the isles of a trade show, not forced to look at your screen all the time, missing out on interesting products and people.  Think about not having to grab for your phone to check messages and reminders for your next appointment on the show or speakers session to attend.  Could that be the reason why today mobile event apps or not all that much used by attendees ?  I honestly think so.

Virtual reality

No, I really can’t imagine myself walking around with an Occulus Rift on my head, but imagine being able to admire, on a booth, in 3D, the latest model of some multi-million dollar machine that was just too expensive to fysically move to the event venue.  Can you smell the (social) media coverage that would generate for the event and the exhibitor ? I can.

Networking

The chances of meeting tens of interesting people, existing contacts or new partners, on an event are high, certainly higher than on any other average day.  How convenient would it be to attendees to use their smart watch or glasses to connect, to exchange personal information, to get a reminder of a planned meeting and at the same time get some background information on the person your meeting with.  Get his interests, hobbies, carreer at his current company, experience,…

The mobile event app is created to increase convenience and make a better customer experience during an attendee’s stay at an event.  But it virtually requires the poor man or woman to glue a smartphone on your face, which is not very convenient when walking.  Wearable technology will just reveal the true added value of event apps and event technology and as a side efffect increase the number of created interactions.  Which, in my book, is exactly what conferences or trade shows are all about : creating interactions and leads.

More advantages or use cases of wearable technology for events ?  Or recent experiences with events using wearables, just post a comment.

Why you want to invest now in event technology ?

The approaching dedicated show Event Tech Live 2014 next week, but also the overall desire and anticipation to use and integrate technology in almost every aspect of our daily lives, causes a spike in interest and searches for event technology.  And rightfully so, I may add.  Today many, if not virtually every big and smaller trade show or conference boasts a mobile app, online registration, an online blog and social media interaction.  But every often I see isolated efforts not demonstrating a valid online strategy nor tight integration of these supporting tools.  Many organizers will invest in technology to keep up with the competition or just because – they feel or think – the audience expects that.  But you shouldn’t invest because it’s a buzz.  Only if you’re convinced technology can have a positive impact on your event.  I’m pretty sure it will. Why ?

1. Strategy first

While the practice of experimenting with technology isn’t bad – as I emphasize later in this article – you musn’t confuse an experiment with a best practice or final setup.  The goal must always be structural, well-defined and with tangible results and positive outcome in mind.  So you want to have a clear strategy including a list of goals and the appropriate tactics – read technology – to achieve that goal.  Look at all available event tech on the market, evaluate if and how it can help you achieve your strategy and goals.  And foremost look at how each individual technology effort can be enhanced by adding more or integrating with other pieces of technology.  Keep an eye on efficiency, costs and measure the results.

Of course Rome wasn’t build in a day and you can start small and isolated but don’t settle for that.

TIP : also look at technnology that’s not – or not yet – typically adapted to the event industry’s needs but holds promise to achieve your goals.  Typically retail technology (in Dutch) can be usefull in event environments.

2. Data is the ultimate proof

The real bonus of using event technology is the data it provides.  It has the potential to stop you from having to guess.  About what your audience wants, about how exhibitors performed, about the effect of your event, about activity levels, about the return of your efforts.  Actually about virtually everything you always wanted to track and then use to improve your event and demonstrate the value it holds.

3. Increase productivity

Good event technology boosts the productivity of your audience.  Whether it’s rapidly finding your way to the next exhibitor you wanted to pay a visit, or sifting through the lectures at a conference looking for topics of your interest, or looking for interesting other visitors to meet with.

But it also helps you to become more productive and improve your event’s value.  Knowing exactly how many people attented a demo and how many questions were asked and answered after a lecture, helps you identify valuable topics and speakers for your next edition.  Good social media analytics will point you to the community thought leaders, helping you increase your reach and maybe attracting the guru for a workshop at your next event.

Good event technology increases the likelihood of succesful interaction between people, networking and connecting the right business opportunities.  Without technology, organizing an event is like fishing with a line and hook and ultimate patience.  Great as an outdoor leisure but not for providing sustainable living.  As an organizer you went through an enormous pile of work and effort to realize the event and then you leave it up to pure serendepity for the right people to meet each other.  With just a little technological help you can do so much better and more rewarding.

4. Increase engagement

A mobile app, a Tweetwall, a Pinterest photo contest, a website, a voting system, … All of that will support your efforts to engage with your customers in a dialogue.  But the dialogue mustn’t start at the entrance and stop at the exit of the event’s venue.  The conversation has to be continuous.  By all means the intensity must be raised during the event by sharing valuable information with your audience.  But before and after the show you also have interesting things to share, or at least you must have.  Interest spans are decreasing which means you have a harder time if you have to reintroduce yourself and fight for attention from scratch, every time a couple of months before the event’s opening date.

This requires proven knowledge of your audiences – fact based, not hunches – stored in integrated software solutions, giving you a 360° overview of every single participant in your events.

5. Demand

I know I said in the beginning of this article that introducing event tech because people want it, is not a good reason to start with.  But don’t underestimate the power of your audience.  “Power to the people” is an increasing reality, and not only in the virtual world.  This means not having a highly appreciated piece of technology on your event can be more harmful than having it in a way that’s not optimal.  You must however make sure the experience is valuable from the beginning and be clear about the ultimate goal.  Ask for features users want to see in the future and communicate well about your plans for the future with this technology tool.

6. Experiment

Try new stuff !  Don’t be afraid of technology.  People attending your events aren’t.  More and more events will be attended by people between 25 and 40 years old.  Those are manifest 24/7 users of technology.  Try something new, evaluate well and then drop it or use it differently, more wisely to achieve your overall strategy.  Or to provide objective answers to the questions that you want to see answered.

Don’t be afraid to ask for help.  Your specialty is organizing an event and managing a community, not knowing exactly how technology can help with those tasks.  So ask for professional help when developing a strategy or searching for effective technology.

It’s all connected. Just like any event’s goal is to connect more people and ideas together, the goal for your arsenal of technological features should be to connect them and gain insights and information helping you to become a better organizer who knows what people want to get out of your events.

7 things app statistics don’t mean for event apps ?

Comscore’s yearly statistical report on app downloads and usage, which arrived 2 weeks ago, can be – and probably was -interpreted as bad news.  In general numbers for downloads and usage per device are dropping.  The overall graph line is still on the rise, but only thanks to a still growing number of devices.  The relative growth rate is decreasing.

The full Comscore report can be downloaded here.

Being an event organizer or app provider for events, one could draw the wrong conclusions from those numbers and downplay or ignore the effectiveness of implementating a mobile app.  Knowing the industry a little, after 20 years of experience, and considering the focus on costs, I would say these premature negative conclusions were drawn in many boardrooms or marketing departments.  I would however argue the opposite, and here’s why.

1. General statistics over all categories

The Comscore report, although extensive and elaborate, doesn’t focus on the event app category, simply for it being absent as a seperate category in any of the mobile app stores.  Overall the app market may be stagnating, or to be more precise, not growing anymore at the same pace, that doesn’t mean all app categories behave in the same way.

In analogy, in a declining economy viewed on a macro-scale, some industries are growing rapidly.

On top the report only looks at the US market.  Yes, by far the biggest market but maybe not entirely comparable to the geographical target of your event in terms of mobile beheavior.

2. You’re special

Even if the event apps category would be highlighted seperately and proving to decline – hypothetical, still your app could be doing great.  You just have to provide a really useful, well promoted app that enhances the user experience of your attendees.  In analogy, in a difficult and suffering automobile market, some car makers are doing great.

Only one healthy reflex can help you draw the right conclusions : measure the download and use of your event app yourself.  And give it some time to have valuable, objective numbers to go by.  Prevent yourself from drawing any conclusions after one or two editions of your event.

3. A great mobile marketing strategy

Any app has to have a purpose, and so does an event app.  This purpose has to fit into the overall marketing strategy, which enhances the mobile and social promotion of your event.  Commonly used tactics for this purpose are social media integration, coupons, treasure hunts,…  Let’s face it : you need to have a mobile marketing strategy.

But the purpose of the app should also be functional.  The app must help your attendees with the primary problem they face when they enter your event : searching the information, places, products and people they want to find !

Consider how an app fits in your marketing strategy in terms of extra visibility opportunities a mobile app presents to your exhibitors and partners and how that can generate new revenue for you as an organizer.

4. The best search tool

An event app is the interactive and modern form of a show catalogue.  Gone should be the days that every visitor carries a 250+ pages book around the fair grounds for a couple of hours, going back and forth flipping pages to search what he/she was looking for – if ever found.

Your app should be the Google for your event.  Users must have access to all information available on your event.  Only the relevant information on site.  Don’t bother putting the complete description of your event in the app – yes I know examples that do.  People using your app will know which show they’re visiting, why they should visit and what they can see at the show.

Allow them to search for exhibitors, find a specific stand, search for certain products or product categories, search for lectures and seminars, speakers, demos,…  Put the entire list of attendees in your app, allowing visitors to meet each other.

In the best of cases your app was downloaded before the event, meaning there’s opportunity to give special offers and tickets through the app, exhibitor promotions, reminders and navigation from within the app.

5. Make it smart and interactive

Don’t build an app that waits for a user to search for the next piece of information he/she’s interested in.  Have the app make suggestions to the user automatically, based on what was searched for previously.  Use reminders, messages and pop-ups, only when allowed by the user, and when useful.  I’m sure an attendee having looked up 3 individual exhibitors that belong to a certain product category, wouldn’t mind getting asked the question if he/she wants to see all other exhibitors in the same category.  Would you ?

6. Embed into the online customer experience

Use your event’s mobile app as a logical extension of your event’s website. Allow the online purchased entrance ticket to be transferred to your mobile app, instead of routinely sending it to the buyers e-mail address.  Also a good way to promote the use of your app.  Give the app user seperate access to the list of preferred or favorite exhibitors he/she prepared on the event website.  Flag these exhibitors in the global exhibitor list displayed in your mobile app.

7. Audience quality

Let’s assume that the Comscore numbers are also valid for event apps.  Let’s assume the reluctance to isntall yet another app is high amongst your potential visitors or attendees and only a small percentage has actually downloaded – let alone used – your app.  I would argue that this small group of attendees is a very valuable, both to you and to your exhibitors or partners.  They’ve shown above average interest in your event and have opened up to enhanced and more meaningful engagement with your event.  They’re most probably – especially if your app is designed for efficient use – well prepared visitors, getting more out of their time spend at your event.  These are the visitors or attendees your exhibitors or partners have been waiting for.  The likelihood of deals made with this type of visitors, or the quality of leads for them, is much higher.

That’s why I recommend you – in spite of seemingly disappointing numbers and statistics – to build a mobile app and do the analysis yourself, together with your partners, exhibitors and visitors.  Focus on what’s important for them in terms of reasons to use the app.  Build in the desired functionality and promote those to your audience.  Monitor the usage in meticulous detail.  You’ll see the numbers rising, in contradiction to the deceptive overall trend.

A few other tips on mobile event apps, can be found in this article from a fellow blogger.

Do you have other reasons why you would still provide an app for your next event ?  Just post a comment.

3 observations on the trade show industry

After a little over half a year of activity at adekSpo and some completed and running consulting projects – small and bigger, at least in my eyes – I found it time to make a round up of my experiences so far.  Of course they’re my observations, so I would love to hear some more.  And it’s just the 3 most remarkable to me, I bet there’s a dozen more to write about.

The trendsetters

Increasingly you can find amongst organizers, which in my opinion, have been for so many years, very traditional about their work methods, procedures and approaches, people that feel the need for a new breeze.  Often these people are outsiders, starting a new career in the event or trade show industry.  Events and trade shows still have a tremendous gravitational force on job seekers, mostly because it’s a work intensive industry, strangely and astonishinly having a low automation level.  That means higher employment security than average, which in today’s economic and employment situation, is a safe harbour worth steering to.  These new recruits are typically vertical specialists, and less horizontal generalists – which are so desired in this line of work – bringing along from previous jobs, experience and interests in relatively new domains for the trade show industry.  This makes that more organizers, especially smaller companies, are more excited about new and bold ways of organizing, promoting and staging their events.  These new and bold things still include quite traditional aspects of the event organizing game, like registration and promotion and booth sales and finding speakers, etc…  But they strategically and tacticially use new technology to handle that like : NFC, social media advertising, social CRM, conversational marketing, big data, twitter walls, mobile apps, voting systems, iBeacons,…

For one of these brave, small organizers, I did an interesting prototype using NFC tags and LinkedIn profile exchange as a fast way to register people entering a free seminar.  But it wasn’t just about the prototype, which by it’s name might suggest a pure technological nature of the project.  No, it was much more about the open, eager and innovative attitude towards registration and collecting personal information about attendees.  Even for free events, most organizers stick to, from a sense of tradition, lengthy fill-out forms including the most common fields like company, name, sex, address, phone, email,…  These hard facts data give a – sometimes false – sense of security : “I have the data and can use it again for next time.”.  But data changes over time, increasingly rapid and people sometimes lie or don’t fill out the complete form.  There’s less chance of that happening on their LinkedIn or Facebook or Twitter profile, especially in a B2B context.  On the contrary, the chance of that data still being accurate one or two years later, even after having changed company, is so much higher when you have your attendees’ LinkedIn data, than when you collected and processed that data yourself.  Exactly creating this awareness was the turning point for this organizer to start this project and analyse the technical possibilities and future feasability of such an approach.

The sceptic

Oh, I can hear you, dear readers, thinking : “What about compatibility, the Apple users and people that don’t have a smartphone ?”.  Because being sceptic and downright negative about innovation, is something we’ve all become (almost) used to in this industry.  But I’ll reply to you as I did to some people at this organizer who eventually did the prototype.  How many people still don’t use a smartphone ?  Really ? According to Nielsen studies the number of smartphone users worldwide is inching towards 45%, in 2013 in Europe and the US 69% of recent mobile phone acquirers bought a smartphone – even 80% for those aged below 35.  In B2B environments the use of a smartphone is close to obiquitous.  If you provide a solution for Android and iOS you cover about 93% of all devices used, according to another Nielsen survey in 2013. And Apple fans are known to be early adopters of any new kind of technology becoming available to them, so how long can it still take for them to get on board as well.  So that should provide an answer to all those “concerns”.

Even if it’s not entirely realistic to use something new right now, at least by investigating it thoroughly you’ll be ready when the time comes.  Which today sometimes happens faster than you anticipated.  And I firmly believe that being ready and using or testing a proven technology to the benefit of your attendee’s experience, will give your event the edge it will need.

What’s striking, but not surprising if you think about it, is that many of the sceptics are really big event companies.  Although they have the financial and human resources to be at the forefront, they’d rather wait and see.  I guess because they can – having these financial buffers and still being large trade shows (inter)nationally – and because there’s too many people defending their traditions.

The dawning

I’m positive that in the next months and years there will be growing numbers of trade show organizers, small and big, opening up to the idea of doing things in a new way, embracing technology and data.  I’m not saying we’re there yet.  But I see the light at the end of the tunnel.  The traditional reflex of sticking to “what’s known and has worked for so long”, and the firm belief – or is it frantic hope – that the need for human face-to-face contact will perpetually require trade shows being organized, is fading and being replaced by the recognition that “different” and “modern” can mean “better” and “more profitable”. I experience, in the last weeks, an increased interest in better data management, higher efficiency in work processes, greater transparency, better analytics, new business models and real customer focus.  Not yet as a big tidal wave of interest going through the industry, but more like ripples in a bath tub.  But it has to start somehow.

I truly hope this trend continues, for I really believe in the strength of trade shows and events and not just because it provides me work opportunities as a consultant.

NFC in congress registration

NFC (Near Field Communication)

Ever since the introduction of Apple’s new iPhone 6 the already murmuring stream of news items involving NFC or RFID powered innovation in the event industry, has been transformed into a wild river.  Every day you’ll stumble on a dozen reports and press releases of the next event using some NFC enabled tool.  We shouldn’t however forget that – at least for now – Apple’s adoption of NFC is limited to their own payment functionality and is not (yet) opened up to the developer community.  So whichever NFC solution you’ll read about, except if it’s about Apple Pay, has to be limited to Android users, and more specifically those having a relatively new smartphone operating on Android 4.2 and older. At least to have a smooth user experience.  Officially Android has supported NFC development since version 2.3 but the hardware hasn’t been available let’s say until mid 2012.

Nonetheless, I’m a true believer.  Already 63% of mobile phones are Androids and the percentage of Androids running on a version below 4.2 is dropping really fast.  Especially in the category of business users.  On top, I believe Apple’s current policy on banning developers from their NFC implementation will not last very long.  Soon we will see them make the same move as with the fingerprint sensor on the old iPhone 5 and release and SDK for their NFC chip.  Meaning the potential of NFC will become available to a much wider user group, definitely considering that Apple fans tend to upgrade to new hardware and versions of iOS at a much higher pace.  Between end of January and end of March 2014 the number of users on iOS 7, yes seven – released on 6 months before, has increased from 80 to 85%.  At the last Worldwide Developers Conference, Tim Cook announced an installation grade of 89% for all active iOS devices.  And the adoption of the next release, iOS8, is breaking all records, with a 46% installation rate, only 5 days after the release on September 17, 2014.

And so it came about, that during the last 2 weeks, I set up and presented a prototype of NFC running fast-track registration for a congress organizer.

Fast-lane registration

In short, the basic idea was to use a couple of NFC stickers, attached to whatever surface available – a counter, a wall – or another (mobile) device, and have attendees exchange personal identification data over NFC connection.  I programmed two different NFC stickers, one with a dedicated LinkedIn profile for the event and one to send out a url link to the attendee’s device, directing the attendee to a dedicated registration webpage.  The goal being to be able to measure the effectiveness and speed of the LinkedIn-based solution.  That one was the “fast-lane”.  All an attendee had to do was wipe his phone over the NFC sticker and his or her LinkedIn-profile was automatically added as a contact to the LinkedIn account of the event.  As simple as that.

Did it work ?  In the prototype it did very well.  Using 5 different phone brands and 3 versions of Android (4.2, 4.3 and 4.4) we tested and tested.  The results were very satisfying : zero failed exchanges and under 1 second succesful connections.  Even after practically destroying one sticker by wearing it down and tearing it almost in two, still produced the lovely sounding bling to indicate a succesful exchange.

No downsides then ?  Well, to be fair, no !   At least not from the technolog and practicality point of view.  This is beyond a doubt a viable way of handling registration.  Of course it still needs to be tested in a real environment.  But the use case has been confirmed.

So what’s keeping us from actually implementing it ?

The first hurdle to take is – to the surprise possibly of many readers that I put this one first – the willingness of organizers to acknowledge that having a person’s name and valid e-mail address (as in a LinkedIn profile) is enough data to establish and develop a long lasting, meaningful, engaged and revenue-generating relationship.  Much more so than asking to fill out a lengthy registration form.  The reason why is because you deliver the value and user experience many business men and women are looking for in a registration process : ease and speed.  And in the case of a LinkedIn profile exchange, you as an organizer get much more information that you can use.  Think about the easy access to data of colleagues, peers and twins.  A complete overview of the person’s curriculum, other activities that he/she is engaged in, interests, endorsements,…   Oh and by the way, all the other registered contacts also get to see who’s registered, so expect a lot more interaction going on at your event.  Plus you can post updates on your event live to this entire audience.

Second hurdle of course is the availability of NFC enabled smartphones.  At least for now.  I’m pretty confident that this hurdle will resolve itself very fast, especially when, as mentioned before, Apple’s smartphone truly get’s into the game.

The third hurdle, people’s unease with this type of registration and the idea of using your phone to get access to an event, will dissolve as quickly as the hardware issue.  Once the technology becomes wider available, the use of a phone to make transactions will become very common and even demanded by your audience.

The last hurdle is that every attendee’s phone using the NFC solution has to be online.  And yes, while in some event locations you’ll still search vainly for a free Wifi, that number is rapidly dropping and most smartphone business users hava an active, always-on 3G/4G data subscription.

Is the method described and used in this prototype the ultimate way to do fast-lane registration ?  Probably not, there’s hundreds of ways of doing that, but it’s a viable effort with enough promising test results to develop it further.  Moreover, NFC’s hype can be a catalyst for a wave of innovation in the ever traditional trade show and congress industry.

Are you thinking about using NFC or RFID solutions in your next event, or did you already experiment yourself ?  Just post a remark to share your thoughts.

Alles wat je moet weten over live tweeten op events : deel 2

Na de vorige post over live tweeten vóór het event, nu meer over wat je doet tijdens en na het event.

Tijdens het event

Gebruik de hashtag in elke tweet

Elke tweet !  Maak dat in elke tweet nog ruimte is voor je hashtag (daarom moet die ook zo kort en catchy mogelijk zijn).  Als je moet kiezen tussen een kortere boodschap of de hashtag weglaten, begin dan maar woorden te schrappen of dingen bondiger te schrijven.  De hashtag weglaten is geen optie.

Ga op zoek naar onofficiële hashtags

Soms tweeten mensen met hashtags die voor hen het meest voor de hand liggen en houden zich niet bezig met de officiële hashtag eerst op te zoeken – ook al is jouw hashtag perfect gekozen.  Bijvoorbeeld, Pukkelpop, het muziekfestival in Kievit, koos als officiële hashtag voor de laatste editie #pkp14, maar sommigen gebruikten de hashtags #pukkelpop of #pukkelpop14.  Hou deze varianten in het oog en communiceer ook met deze twitteraars.

Interactie aangaan met je Twitter-publiek

Probeer bij te houden wat er gepost wordt met de officiële en minder officiële hashtags.  Je kan natuurlijk niet elke nieuwe tweet lezen, maar kijk uit naar vragen die je kan beantwoorden, positieve berichten die je kan beantwoorden of in je favorieten plaatsen en negatieve feedback waar je dan aan kan werken.  En dat moet je wel doen om te vermijden dat die negatieve berichten een eigen leven gaan leiden of, erger nog, een soort van digitale laster of pesterij worden.  De beste manier om dat te vermijden is : wurgen met vriendelijkheid !  In één van m’n volgende posts zal ik 5 taktieken meegeven om negatieve tweets om te buigen in je voordeel.

Al die tweets monitoren kan een behoorlijk -onmogelijk- karwei zijn en daarom moet je niet monitoren, maar gericht luisteren naar de juiste conversaties.  Je wil een onderscheid maken tussen gewoon willekeurige mensen die twitteren en je Twitter volgers, aanwezigen, leads en klanten.  Daarom heb je een monitoring tool nodig, of een social marketing software suite, die het mogelijk maakt om bijvoorbeeld die categorieën mensen te onderscheiden met een kleurcode voor elke tweet.  Je kan ook feeds opzetten voor reeds geregistreerde aanwezigen en hen een apart communicatiekanaal geven.

Ik kan je ook aanraden om vragen te stellen aan je Twitter-publiek om het engagement te verhogen en je sleutelinzichten te geven voor de volgende editie van je event.  Vragen zoals : “Wat was tot dus ver je favoriete sessie ?” tijdens een conferentie.  Probeer de vragen positief te houden maar ontwijk negatieve feedback niet en beantwoord deze altijd.

Gebruik de tag van je sprekers in quotes

Laat je sprekers weten dat je over hen twittert door hun @-tag te gebruiken in je tweets om hun sessie te promoten of in een catchy quote.

Om die quotes kracht te geven zet je er best een foto bij.  Gebruik kwalitatieve foto’s genomen vanop een goeie plek.  Dat betekent dat je op tijd een goeie stoel moet bemachtigen in de zaal.  Je wil namelijk dat iedereen jouw foto retweet en niet die van iemand anders.  Zoals eerder gezegd gebruik je een template om die foto en de quote in te verwerken.  Dankzij je goeie plek in de zaal, kan je aandachtig toehoren en leuke quotes integreren in de foto.  Zet er snel nog de @-tag van de spreker en de event hashtag bij, even nalezen op spellingsfouten en hopla, alweer een leuke tweet gedeeld.

De eerste tweet die buiten gaat met een quote wordt meestal het meest ge-retweet, dus ga snel maar professioneel te werk.  Verwacht je wel aan veel concurrentie om de eerste te zijn.

Tweet foto’s van de aanwezigen

Doe dit niet te veel of je jaagt je publiek in de gordijnen, maar als je iets ziet dat bijzonder  “tweetwaardig” is, leg het dan vast op foto en upload naar Twitter.  Probeer dit soort foto’s te trekken met je logo in de achtergrond, maar zeker niet geposeerd.  Zet er uiteraard ook de @-tags van de “foto stars” bij en je event hashtag.

Tip : gebruik je Instagram om foto’s te nemen van je event, upload deze dan direct naar Twitter en gebruik niet de feature in Instagram “share to Twitter”.  Door de foto’s direct te uploaden naar Twitter verschijnen deze automatisch in de streams van je volgers en niet als link naar Instagram, wat de prestaties van je tweets gevoelig beïnvloedt.

Tip : hou een app klaar om de foto’s te bewerken ! Zorg ervoor dat je het gebruik ervan onder de knie hebt.

Na het event

Verzamel de beste tweets

Als je eindelijk klaar bent met live tweeten, gebruik je de adrenaline die nog door je lijf giert om een blog-post te schrijven met daarin de beste tweets verzameld.  Zorg voor een gezonde mengeling van je eigen tweets, retweets en tweets van je volgers, deel de spotlights.  Zo slaag je er waarschijnlijk nog in om de blogpost te laten retweeten omdat je volgers erin vermeld zijn.  Om dit snel en moeiteloos te doen heb je alweer een goede social marketing tool nodig.  Het natuurlijk ook zonder, maar dan vraagt deze klus heel wat meer werk.

Blijf in contact met je publiek

De kans is behoorlijk groot dat er nog steeds getweet wordt over je event nadat het afgelopen is.  Mensen hebben misschien vragen of feedback over hoe het voor hen was.  Beantwoord deze berichten, zowel de positieve als de negatieve.

Analyseer je tweets

Welke tweets werden het meest ge-retweet of als favoriet aangeduid ?  Welke links werden het meest gevolgd ?  Waren tweets met foto’s populairder dan tweets zonder afbeelding ?  Analyseer het succes van elke tweet om je volgende sessie “live tweeten” nog beter te maken.

Heb je zelf nog tips over live tweeten ?  Laat het weten in een commentaar!

 

Alles wat je moet weten over live tweeten op events

Live “tweeten” – Twitter-berichtjes versturen voor de wat meer leken – is een beetje als notities maken maar dan online, in of voor een groep en interactief.  Hoor je tijdens een event een geweldige quote of een ‘tweetbare takeaway – zoals in een belangrijke boodschap, bevinding of conclusie die je kan inkorten tot minder dan 140 karakters – dan type je die gewoon in en deel je dat met de ganse wereld.  Al jouw volgers zien je berichtje net als iedereen die de event hashtag volgt en het spel van retweets, favorieten en beantwoorden kan beginnen.

Voor deelnemers en organisatoren van events is live tweeten een vast onderdeel en attractie geworden op de meeste beurzen, conferenties, seminars en webinars.  En om het maximaal potentieel te benutten hebben vele organisatoren er een persoon of team aan toegewezen om de stroom aan berichten in goede banen te leiden en social media vlot te integreren in de “experience” onsite.

Denk je er zelf ernstig over na om live tweeten mogelijk te maken op je volgend event ?  Of je dit eerder al eens deed of er nu voor het eerst aan wil beginnen, deze tips&trics en best practices zullen je zeker van pas komen.

Voor het event

#hashtag kiezen en promoten

Maak je hashtag kort en makkelijk zodat de gebruikers nog voldoende karakters over hebben om quotes en takeaways te typen – denk  #EVNTECH in plaats van #EventTechnology.  De hashtag moet ook makkelijk te onthouden en intuïtief zijn.  Wees zeker dat er geen onbedoelde betekenis achter kan gezocht worden en dat de tag al niet door iemand anders wordt gebruikt.  Dat laatste kan je makkelijk online checken, eventuele taalproblemen of al dan niet bewuste en vergezochte versprekingen kan je er waarschijnlijk wel uitfilteren door een aantal van je collega’s de hashtag voor de voeten te werpen en te kijken of zij uitglijden.  Zorg er hoe dan ook voor dat je een back-up plan hebt, moest er onverwachts toch, na de lancering, een probleem opduiken met je gekozen hashtag.

Je moet je hashtag gekozen hebben vanaf het begin van je promo-campagne.  Steek de hashtag in elke tweet, banner, afbeelding, email en web pagina over je event.  Maak je hashtag deel van de cover foto’s van je Twitter en Facebook bedrijfspagina en van je e-mail handtekening.

Maak iemand verantwoordelijk

Eens je aan de intense voorbereidingen van je event begint, moeten er tonnen dingen tegelijk gebeuren, loopt iedereen in je team van hier naar daar om allerlei taken uit te voeren.  Verwachten dat je die mensen, die al een meer dan volle agenda en dagtakenlijst hebben, ook nog eens kan aanzetten om intensief informatie te delen op social media en dat actief op te volgen en te monitoren, is niet echt een strategisch succesvolle aanpak.  Die bovendien zal leiden tot verwarring.  In plaats daarvan maak je één persoon verantwoordelijk, zonder andere teamleden af te raden of zelfs te verbieden – ja, ik kom dat tegen – om te delen op social media.

Schrijf en plan je tweets op voorhand

Plan op voorhand je tweets met de officiële hashtag.  Dat kunnen aankondigingen zijn van nieuwe sprekers, herinneringen om tickets te bestellen of te registreren met een verkorte link, uiteraard.  Het kan ook een countdown zijn tot het begin van het event.  Door op voorhand te schrijven en in te plannen zorg je ervoor dat je regelmatig blijft posten naarmate het event nadert.  Zorg er wel voor dat ingeplande tweets hun originaliteit, relevante en authenticiteit niet verliezen.  Schrijf elke tweet alsfo je de boodschap meteen in alle enthousiasme zal uitsturen naar de ganse wereld.

Gebruik klaargemaakte templates

Zal je tweeten over een conferentie of seminar, maak dan op voorhand afbeeldingen van de sprekers.  Optimaliseer de foto’s voor Twitter (876 x 438 pixels) en laat wat ruimte in de foto voor tekst die je later toevoegt.  Tijdens het event vang je geluidsfragmenten die je kan gebruiken als catchy quote en voilà je volgende boeiende tweet kan verstuurd worden.  Gebruik een countdown template waar je gewoon elke dag of week het getal in moet aanpassen.

Schrijf de tweets al die je wil uitsturen tijdens het event

Je kan perfect tweets voorbereiden en inplannen zodat het lijkt alsof je live tweet gedurende het event.  Voorbeeld : je weet uiteraard wanneer een bepaalde sessie zal starten waarbij je dat wil aankondigen met een tweet in het genre van “Sessie x start in 5 minuten! Haast jullie voor een goeie plek! #hashtag.”

Ken je het exacte aanvangsuur niet of maakt de timing niet zo uit, dan kan je je tweet nog steeds op voorhand schrijven en opslaan in een document.  Op die manier, kopieer je gewoon de juiste tweet op het juiste moment vanuit je document.  Vergeet in beide gevallen niet om links altijd te verkorten en op de maximale lengte van je bericht te letten, zodat je echt kan kopiëren, plakken en versturen.

Te meer je je tweets hebt voorbereid, te meer vermijd je dat je tijdens het event rondloopt als een kip-zonder-kop – wat vaak zo al het geval is met het miljoen andere probleempjes die je moet oplossen.  Let wel op dat je de ingeplande tweets aanpast wanneer er zich plots een verandering voordoet in de agenda van je event !

Verwacht je aan technische problemen

Gebruik een andere smartphone dan de je dagelijks toestel om live te tweeten.  Zorg dat de smartphone elke dag met een volle batterijlading start.  Neem altijd en overal de batterijlader mee en gebruik je lunchbreak om jezelf maar ook je telefoon nieuwe energie te bezorgen.  Heb je een toestel dat snel leegloopt of kan je niet vaak genoeg even bijladen, investeer dan in een extern “battery pack”.  Voor elk merk smartphone vind je tegenwoordig wel een aangepaste pack die extra batterijduur bezorgt zonder je telefoon in een baksteen te veranderen.

Dit wordt alweer een serie berichten merk ik.  Volgende week meer over tweeten tijdens en na het event.