NFC in congress registration

NFC (Near Field Communication)

Ever since the introduction of Apple’s new iPhone 6 the already murmuring stream of news items involving NFC or RFID powered innovation in the event industry, has been transformed into a wild river.  Every day you’ll stumble on a dozen reports and press releases of the next event using some NFC enabled tool.  We shouldn’t however forget that – at least for now – Apple’s adoption of NFC is limited to their own payment functionality and is not (yet) opened up to the developer community.  So whichever NFC solution you’ll read about, except if it’s about Apple Pay, has to be limited to Android users, and more specifically those having a relatively new smartphone operating on Android 4.2 and older. At least to have a smooth user experience.  Officially Android has supported NFC development since version 2.3 but the hardware hasn’t been available let’s say until mid 2012.

Nonetheless, I’m a true believer.  Already 63% of mobile phones are Androids and the percentage of Androids running on a version below 4.2 is dropping really fast.  Especially in the category of business users.  On top, I believe Apple’s current policy on banning developers from their NFC implementation will not last very long.  Soon we will see them make the same move as with the fingerprint sensor on the old iPhone 5 and release and SDK for their NFC chip.  Meaning the potential of NFC will become available to a much wider user group, definitely considering that Apple fans tend to upgrade to new hardware and versions of iOS at a much higher pace.  Between end of January and end of March 2014 the number of users on iOS 7, yes seven – released on 6 months before, has increased from 80 to 85%.  At the last Worldwide Developers Conference, Tim Cook announced an installation grade of 89% for all active iOS devices.  And the adoption of the next release, iOS8, is breaking all records, with a 46% installation rate, only 5 days after the release on September 17, 2014.

And so it came about, that during the last 2 weeks, I set up and presented a prototype of NFC running fast-track registration for a congress organizer.

Fast-lane registration

In short, the basic idea was to use a couple of NFC stickers, attached to whatever surface available – a counter, a wall – or another (mobile) device, and have attendees exchange personal identification data over NFC connection.  I programmed two different NFC stickers, one with a dedicated LinkedIn profile for the event and one to send out a url link to the attendee’s device, directing the attendee to a dedicated registration webpage.  The goal being to be able to measure the effectiveness and speed of the LinkedIn-based solution.  That one was the “fast-lane”.  All an attendee had to do was wipe his phone over the NFC sticker and his or her LinkedIn-profile was automatically added as a contact to the LinkedIn account of the event.  As simple as that.

Did it work ?  In the prototype it did very well.  Using 5 different phone brands and 3 versions of Android (4.2, 4.3 and 4.4) we tested and tested.  The results were very satisfying : zero failed exchanges and under 1 second succesful connections.  Even after practically destroying one sticker by wearing it down and tearing it almost in two, still produced the lovely sounding bling to indicate a succesful exchange.

No downsides then ?  Well, to be fair, no !   At least not from the technolog and practicality point of view.  This is beyond a doubt a viable way of handling registration.  Of course it still needs to be tested in a real environment.  But the use case has been confirmed.

So what’s keeping us from actually implementing it ?

The first hurdle to take is – to the surprise possibly of many readers that I put this one first – the willingness of organizers to acknowledge that having a person’s name and valid e-mail address (as in a LinkedIn profile) is enough data to establish and develop a long lasting, meaningful, engaged and revenue-generating relationship.  Much more so than asking to fill out a lengthy registration form.  The reason why is because you deliver the value and user experience many business men and women are looking for in a registration process : ease and speed.  And in the case of a LinkedIn profile exchange, you as an organizer get much more information that you can use.  Think about the easy access to data of colleagues, peers and twins.  A complete overview of the person’s curriculum, other activities that he/she is engaged in, interests, endorsements,…   Oh and by the way, all the other registered contacts also get to see who’s registered, so expect a lot more interaction going on at your event.  Plus you can post updates on your event live to this entire audience.

Second hurdle of course is the availability of NFC enabled smartphones.  At least for now.  I’m pretty confident that this hurdle will resolve itself very fast, especially when, as mentioned before, Apple’s smartphone truly get’s into the game.

The third hurdle, people’s unease with this type of registration and the idea of using your phone to get access to an event, will dissolve as quickly as the hardware issue.  Once the technology becomes wider available, the use of a phone to make transactions will become very common and even demanded by your audience.

The last hurdle is that every attendee’s phone using the NFC solution has to be online.  And yes, while in some event locations you’ll still search vainly for a free Wifi, that number is rapidly dropping and most smartphone business users hava an active, always-on 3G/4G data subscription.

Is the method described and used in this prototype the ultimate way to do fast-lane registration ?  Probably not, there’s hundreds of ways of doing that, but it’s a viable effort with enough promising test results to develop it further.  Moreover, NFC’s hype can be a catalyst for a wave of innovation in the ever traditional trade show and congress industry.

Are you thinking about using NFC or RFID solutions in your next event, or did you already experiment yourself ?  Just post a remark to share your thoughts.

5 technologie-trends voor congressen

De organisatoren van congressen en seminars staan in de komende maanden en jaren voor de opdracht om de traditionele paden van de sessie met een spreker en passieve toehoorders te doorbreken.  Deelnemers verwachten meer interactiviteit, meer spontaniteit en de mogelijkheid om te communiceren en te netwerken.  Dit moet allemaal ondersteund worden door de organisator, in het gekozen concept van het congres, de programmatie, de indeling van de gemeenschappelijke ruimtes en de gebruikte technologie.

En dan volstaat een goede geluidsinstallatie, één of meerdere projectoren en de vragenronde met een manueel doorgegeven draadloze microfoon niet meer.  Hieronder vind je 5 belangrijke tendensen in technologie voor congressen en seminars.

1. Live streaming

Participeren in een congres is een tijdrovende commitment : verplaatsingen heen en weer, een ganse dag of halve dag luisteren naar, hopelijk boeiende, sprekers, en dan ook nog netwerken en zaken doen.  Tijd is, voor iedereen, een steeds schaarser goed en dus springen we er almaar zuiniger mee om.  Daardoor kan, hoe interessant ook, de geplande deelname aan een congres of seminar weggeschoven worden voor een belangrijkere zaak, of gewoon omdat er geen toestemming (meer) is.  Laat toe dat in zulke gevallen, zij die er toch niet geraakten, kunnen volgen via live streaming op een webplek.  Dat vraagt tegenwoordig geen uitzonderlijke inspanningen of technische huzarenstukjes meer.  Kans is groot dat veel mensen die ene sessie die ze eigenlijk niet wilden missen toch meepikken online en alsnog bijleren waarin ze geïnteresseerd waren.  Dat verhoogt alleen maar de waarde van je evenement en jou relevantie als organisator. De klantentevredenheid stijgt evenredig.

2. Live slides

Zeker in grote aula’s met veel toehoorders, is het nuttig en handig om de slides die geprojecteerd worden op het scherm, ook individueel te kunnen zien op de smartphone of tablet van de toehoorder.  Verschillende apps voor dit soort interactiviteit laten toe dat de gebruiker meteen ook notities neerpent en vervolgens de presentatie op z’n toestel opslaat.

Op die manier wandelt hij/zij meteen bij het verlaten van de zaal buiten met alle slides en moet hij/zij niet wachten tot enkele uren of dagen later alvorens de bestanden ergens klaar staan om gedownload te worden.

3. Social seating

Zorg er als organisator voor dat je voldoende kennis hebt over het profiel van je deelnemers.  Interesses, grootte van het bedrijf waarvoor hij/zij werkt, sector waarin het bedrijf actief is, beslissingskracht in het aankoopproces,…  Koppel dat in je database met gedrag op sociale media en je hebt een geweldige bron van informatie om de stoelbezetting in de zaal niet meer over te laten aan het lot, maar intelligent te sturen op basis van die gegevens.  Doe een stoelendans gedurende de pauze zodat je toehoorders optimaal en met verhoogde kans op succes kunnen netwerken in de korte periode waarin de sprekers elkaar aflossen op het podium.

Dit is ondertussen het hype-stadium voorbij in de luchtvaart, waarbij maatschappijen als KLM, Iberia en American Airlines hierin vergevorderd zijn en een voorsprong hebben opgebouwd ten opzichte van de concurrenten.

Overigens kan je dit ook toepassen bij lezingen, seminars, sessies, workshops, of hoe je het ook wil noemen, waarvoor je niet op voorhand hoefde te registreren.  Zet een kiosk aan de toegang tot de ruimte waarop mensen kunnen in-checken met hun Facebook- of Twitterprofiel en wijs meteen een stoeltje toe op basis van hun profiel en dat van reeds geregistreerde toehoorders.

4. Collective media

Een fotograaf of video-ploeg je event laten coveren kan natuurlijk nog altijd, maar maak gebruik van de toenemende behoefte bij deelnemers om zelf foto’s te nemen of video’s te maken.  Geef hen een plek om dit beeldmateriaal in te dienen op jouw website.  Via een wedstrijd bijvoorbeeld.

5. Interactie & social media

Niets zo saai als een spreker die z’n tekst aframmelt voor een groep stille, passieve toehoorders.  Vraag en antwoord op het laatst van de toespraak, nog zo’n dooddoener.  Kans is behoorlijk groot dat de deelnemer tegen dan z’n vraag al lang vergeten is, of niet meer durft te stellen.  Laat toe om via Twitter vragen in te dienen gedurende de sessie, zeker als je live streaming voorziet een must.  Laat vervolgens toe dat de andere toehoorders het belang van de vraag kunnen verhogen en verlagen met stemmen.  Dit zorgt ervoor dat de toehoorders nog meer nuttige informatie meenemen en dat de tevredenheid met betrekking tot de kennis die je meeneemt uit de sessie, gemiddeld toeneemt.

Doe je toch nog, en dat zou je moeten doen, een gesproken vragenronde, zet dan een app in zodat de smartphone van elke gebruiker de gedeelde draadloze microfoon vervangt of gebruik een CatchBox, een microfoon die je kan gooien naar de vragensteller.  Leuk en zonder risico op beschadigingen of letsels, uiteraard.

Laat de kwaliteit van de toespraak en sprekers meteen evalueren na elke sessie via electronic voting.

Geef niet alleen de geprinte lijst van de toehoorders maar start een groep op social media waar de toehoorders deel van kunnen uitmaken om opnieuw het netwerken te bevorderen.

Start de inleiding van je seminar of congres met de Facebook-groep, Google+ kring aan te kondigen, of de officiële Twitter hashtag.