5 megatrends voor de event-industrie

Het GCB, German Convention Bureau, publiceerde eind vorig jaar de resultaten van het onderzoek “Meetings and Conventions 2030: A Study of Megatrends Shaping our Industry”.  (redelijk lange titel, in het Duits waarschijnlijk zelfs in 1 of 2 woorden)

Ik ben geen trendwatcher en verwacht dat het voorspellen ervan steeds moeilijker zal worden gezien de stijgende snelheid waarmee alles op korte termijn constant veranderd en in beweging is.  Maar deze wil ik toch meegeven.

De studie somt de 5 meest invloedrijke trends op die de meeting industrie zullen hervormen in de komende jaren : “technologie in het dagdagelijks leven en op het werk”, “globalisering en internationalisering”, “mobiliteit”, “demografische veranderingen” en “maatschappelijk verantwoorde ontwikkeling”.  De volgorde is gebaseerd op de antwoorden van event professionals.  Ook volgens mij de belangrijkste uitdagingen waar we voor staan, niet alleen in de events industrie trouwens.

Technologie

Natuurlijk onderstreep ik de gedachte dat de technologische trend met stip op nummer 1 staat.  Wat had je gedacht ? Ik heb er een groot deel van de bestaansreden van m’n bedrijf op gestoeld.  Ik ben een gepassioneerd “believer” in hoe technologie gebruikt kan worden om dagdagelijkse problemen op te lossen en het leven en de job van iedereen gemakkelijker en productiever te maken.  De studie toont aan dat 40% van de event professionals het met me eens zijn.  De trend lijkt onverzettelijk om via mobiele apps, mobiele websites, social media hubs tijdens het offline event, … de beleving van bezoekers drastisch te verbeteren en naar een niveau te brengen dat jonge gebruikers als normaal beschouwen.  Door gebruik te maken van real time analyses, moet technologie helpen om die beleving maximaal te personaliseren.  Denk daarbij aan gepersonaliseerde routes doorheen het event op basis van interesses van de bezoeker, suggesties voor ‘niet-te-missen’ informatie-sessies of workshops, netwerk-events met favoriete gesprekspartners en interactieve mobiele toepassingen tijdens conferenties.  Deze trends boezemt echter veel event planners ook schrik in, zo heb ik ervaren in menig gesprek.  Angst om de complexiteit, het verlies van controle en de extra tijd om die technologie te implementeren en beheren.  Veel van die angst is echter ongegrond als je je goed laat omringen met professionele tools en solution providers.

Globalisering en mobiliteit

De twee volgende trends – globalisering en mobiliteit – zijn niet alleen sterk met elkaar verbonden, maar strijden wat mij betreft alleszins om de tweede plek.  Eigenlijk zouden we ze exequo op twee moeten zetten.

Dankzij steeds goedkopere vliegtuigtickets neemt het aantal internationale bezoekers aan belangrijke, overtuigende events steeds meer toe.  Al blijft het bezoeken van een buitenlands event altijd wel een significante investering in tijd en resources.  Daar wordt, zeker in economische crisis, of in de (lange) naschok daarvan, zuinig mee omgesprongen, en dus worden die bezoeken zeer strikt uitgekozen op basis van een aantal duidelijke criteria.  Als je hiermee rekening houdt en oog hebt voor cultuur- en taal-gevoeligheden zorg je ervoor dat je bezoekers zich engageren en effeciënt contacten kunnen leggen.

In de dagen van duur internationaal transport en dichtslibbende routes naar hoofdsteden, startte de trend naar regionalisering.  Kleinere maar toegankelijke events.  Ondertussen is het verkeersinfarct enkel intenser geworden en treft het ook economisch belangrijke provinciesteden of regio’s.  Een ritje Antwerpen-Gent of Mechelen-Rotterdam met de auto, om een regionaal event bij te wonen, is in termen van productivteitsverlies erger geworden dan een vlucht of treinrit Brussel-Parijs om een internationaal event bij te wonen.  Een venue zal in de toekomst dus écht en op elk moment goed toegankelijk moeten zijn met openbaar vervoer, vliegtuig, auto, taxi of fiets.  Denk bij je event en de keuze van de venue, ook even aan de ontsluiting richting andere activiteiten, voor of na je event, of in functie van het “social program”.

Ik ben er bovendien van overtuigd dat zowel de internationalisering als het oprukkende mobiliteitsprobleem gedeeltelijk beantwoord kunnen worden met technologie, zoals webinars en andere online events.

De onderbouw van het mobiliteitsvraagstuk wordt gevormd door de uitdagingen van demografische verandering en diversiteit.  De demografische shift dicteert dat de gemiddelde bezoeker niet langer een oudere man in een maatpak zal zijn.  Het zullen steeds jongere mensen zijn en vrouwen.  Dit impliceert nieuwe eisen aan je event zoals bijvoorbeeld alternatief vervoer en faciliteiten daarvoor, kinderopvang en flexibele openingsuren.  Bovendien ervaren we steeds toenemende culturele diversificatie tijdens events, een trend waar we rekening mee moeten houden.  Niemand zou het in z’n hoofd halen om een vakbeurs te organiseren op Kerstdag.  Maar steeds meer zal je als event planner ook rekening moeten houden met andere religieuze feestdagen en zal je ook op andere domeinen aanpassingen moeten maken, bijvoorbeeld in je cateringaanbod.

Tot slot, maar niet het minst belangrijk, moeten we als industrie onze verantwoordelijkheid opnemen ten aanzien van duurzaamheid en het milieu.  Internet-technologie zoals video conferencing is een toegevoegde waarde voor events en heeft gelijktijdig een positieve milieu-impact.  Speciale software helpt om de duurzaamheid van een event te analyseren en bij te sturen – informatie die steeds meer verwacht en gewaardeerd wordt bij je bezoekers. Een gebrekkig beleid en onbestaande maatregelen om mileu-factoren bij te sturen, of het nu gaat om de verlaging van je CO² voetafdruk, beter recycleren, ecologische standconstructies, zuinigere verlichting of focus op diervriendelijke en organische voeding, zullen je deelnemers niet imponeren, laat staan aanmoedigen om een trouwe bezoeker te worden.  Dit is duidelijk een verantwoordelijkheid van organisatoren, leveranciers en de event venues.

Dit onderzoek belicht een aantal pertinente uitdagingen van vandaag en op middellange termijn.  Ik denk dat de deugdelijkheid van de resultaten in de komende jaren bevestigd zal worden.  Zoals bij elke trend moet je nu al nadenken over de gevolgen voor jou event, of de trend gaat je in rotvaart voorbij en je mist de trein.

Voor het volledige onderzoek kan je hier terecht.

Advertenties

The ideal trade show visitor

To keep in touch with my English readers, after 3 Dutch posts – I know time goes by fast – at last another article in your language.  To recap the previous posts, and as an introduction to this one, I wrote about the average event visitor of today and the coming years and what they expect from events and trade shows.  How do you cater for happy Generation X’ers and Y’ers or Millenials on your events ?  Topics passed like how content is king and especially Millenials like to have an impact on the actual content and want conferences and workshops to be extremely interactive thanks to the use of modern technology.  Or how Generation X wants to get special prices at events and cares for information delivered by e-mail.  Or how Generation X wants a personalized tour guiding them along the must-see exhibitors to avoid wasting valuable time.  Now that we know who your event’s attendees are, or will be in the near future, and what they want, I want to take you today on a intellectual challenge to determine the answer to this question : “What’s a great visitor ?”.

Ask the right question

I recently did a consulting project on visitor statistics and how certain technology tools can help you to get more statistics.  Of course, being a consultant, I get to ask difficult questions and so my primary one was : “What information do you want to retrieve from the statistics that can drive your decision taking process?”.  The ultimate answer is, and I honestly think it always should be : “Help determine and improve the number of good, quality leads we as an organizer deliver to our exhibitors and partners”.  Because this, in the end, is the raison d’être of any event.

A good visitor or lead obviously is in part an objective measure but also a subjective interpretation.  And when organizing a show there’s different stakeholders involved which will all have different criteria, both objective and subjective to determine the (potential) value of a visitor.  The venue hosting the show will care about spend in the bistro, parking, press shop, …  The organizer will focus on dwelling time, activity level, social media engagement,…

Different stakeholders

In this consulting project we identified 5 direct stakeholders and 1 indirect stakeholder group.  The major direct stakeholder in trade shows of course is the group of exhibitors.  In most cases this group represents the biggest source of revenue and thus the group to deliver ROI to.  This ROI is measured in the number of good leads they get to meet on their booth.

Leads, leads, leads

An interesting lead, we concluded, for an exhibitor would be someone interested in buying one or more of the exhibitor’s products or services, who has the buying financial power, the buying decision power, the intention to make the purchase over a short amount of time, is located in an area the exhibitor covers, with whom the exhibitor already established some sort of relationship (online or offline).  Another interesting visitor to any exhibitor is a (very) good client in terms of relationship duration and value.  Yes, I know, this assumption is based on the idea that the exhibitor’s participation objectives are about sales, but hey, most of the time they are.  And even if direct sales on the show, is not the priority and this exhibitor wants to create brand awareness or launches a new product, even then many of the aforementioned criteria would still hold up.

Not one tool provides all answers

After a quick overview, I found that a set of different tools and the statistics those could produce, together can give you a decent answer to the big question “how many quality leads did we produce ?”.  These tools would be things like, your attendee registration survey, satisfaction surveys, CRM, lead retrieval tool, cash desks,…

Of course you have to tweak the content, usage and the numbers you get out of the different tools involved, in function of the question you’re trying to answer.  But don’t tweak to produce exactly the outcome you had in mind.  The result must reflect the truth, how inconvenient it may be to you as an organizer.  At least then you’ll draw the right conclusions and make the appropriate decisions and changes.

The advantage of answering this crucial question yourself, and not asking it directly to your exhibitors, as most organizers do in their after-show survey, should be that you can prove, more accurately and reliably, your product’s value based on numbers you already had (partially).  This will help you improve sales based on facts.  Look at it from the potential exhibitor’s perspective.  You would never buy e.g. a smartphone based on this user feedback or review : “I bought it because 350 people indicated they might buy it again.”  You would buy based on this review : “I bought it because it has excellent price/quality balance and a stunning full-HD 4″ screen.”  However, when it comes to shows, the former review is more used in prospection and sales than the latter.  A much better pitch would be : “350 exhibitors last year met on average 34 leads a day, which they scored 8,6/10 for quality.  And in your specific industry it was 42 leads a day”.

Success = statistics and data

The key to success in events is statistical data delivering information and knowledge leading to better business decisions and more personalized and focused marketing messages.

De eventbezoeker in 2015 : deel 3

Dus toch een trilogie dan.  Na de analyse van wie Generatie X en Y zijn, wat ze belangrijk vinden en hoe ze zich gedragen op events, wil ik nog even voor de laatste keer samenvatten wat voor jou, als organisator, belangrijk is om succesvolle events neer te zetten voor dit publiek.

De twee allerbelangrijkste inzichten zijn dat je event draait om efficiënt contacten leggen en relevante inhoud.  Doe dus je huiswerk en bekijk hoe je die twee functies zo goed mogelijk invult voor je huidig en toekomstig publiek.  En onthou daarbij dat wat vandaag je publiek is in termen van socio-demografie, morgen niet meer zo zal zijn.  Tenzij je natuurlijk een zeer specifiek event organiseert voor een zeer specifieke sociodemografische groep, denk maar aan de vele seniorenevents.

Marketing materiaal

Babyboomers hebben tijd en lopen je ganse event af op zoek naar brochures en folders, die ze dan als een wedstrijdprijs, in een plastic zakje, met de nodige fierheid mee naar huis nemen.  Generatie X-ers hebben geen tijd, willen weten waar ze naartoe kunnen en willen en verwachten alle informatie liefst via e-mail in pdf’s.  Millenials willen hun informatie op maat, just-in-time, afgeleverd op hun mobiel toestel via hun favoriet kanaal, en dat kunnen er heel wat zijn – Facebook, LinkedIn, Twitter – maar liefst van al visueel (Pinterest, Youtube,…).

Face-2-Face

Alle generaties willen face-to-face contact maar om verschillende redenen.  Generatie X en Y wil vooral een netwerk uitbouwen om op terug te vallen.  Gun hen extra netwerkmogelijkheden, waarbij de millenials liefst zelfs op voorhand weten wie ze kunnen ontmoeten en die meetings ook graag vastleggen.  Millenials zullen, als je het hen vraagt, ook aangeven wie ze willen ontmoeten, wie ze willen horen spreken en over welke onderwerpen.

Content

Inhoud is koning.  Elke bezoeker aan een event komt om iets op te steken of z’n voordeel te halen.  Bij babyboomers en Generatie X-ers zijn dat bijzondere aanbiedingen in termen van exclusiviteit of prijs.  Generatie Y wil inhoud om kennis en vaardigheden op te bouwen die ze dan kunnen valoriseren binnen hun netwerk.  Niet noodzakelijk voor cash dan wel voor aanzien.  Millenials willen ook graag inspraak in de content.   Laat hen mee de inhoud van conferenties en workshops bepalen.  Hou daarvoor geen formele enquete maar gebruik de sociale media of het web.  Bekijk je ganse concept en alle inhoud een keer kritisch door de ogen van elke generatie en zorg ervoor dat er voor elk wat wils is in voldoende mate.

Technologie

Generatie X werkt met technologie, Generatie Y leeft met technologie.  Zet diezelfde mobiele technologie in op je event om het gebruiksgemak van je event (product) te verhogen voor je bezoekers.  Mobiele registratie, web ticketverkoop, mobiele apps, digital signage en info kiosks.  Betrek je exposanten, sprekers en sponsors in die technologische oplossingen met lead tracking, QR-codes, match making maar ook om een spelelement toe te voegen zoals zoektochten, voordeelkaarten voor trouwe bezoekers, Foursquare-badges,…

Verhoog het niveau van interactiviteit en co-creatie tijdens je conferenties en workshops door de inzet van voting systemen, digitale Q&A inclusief voting, slide sharing, een microfoon die je niet moet ronddragen om vragen te ontlokken aan het publiek, maar die gewoon op de smartphone van de toehoorder staat.

Laat je bezoeker zich VIP (Very Important Person) voelen vanaf inschrijving tot ontvangst ter plekke en Very Informed Person (VIP) bij het buiten gaan van het event en zélfs daarna.

Begin bij het begin

Het codewoord is “gebruik met mate”.  Weet wie je bezoekers zijn en wat ze écht willen.  Sleutel aan je concept tot het werkt voor je doelgroep en hen toelaat datgene te doen waarvoor ze naar je event gekomen zijn.  Zet eerst die technologie in die nodig is om die vragen te kunnen beantwoorden.  Dan gaat het volgens mij om dit :

  • digitale registratie met de juiste profielvragen
  • profiel gebaseerde website en pull-in marketing
  • lead tracking voor exposanten of sponsors
  • mobiele app
  • voting systeem tijdens je conferenties en workshops
  • interactieve info kiosk

Vervolgens kan je doorgroeien en sociale media actief gaan inzetten.  Vergeet echter niet dat de basis voor dit alles een stabiele CRM-implementatie is die mee kan groeien richting BIG DATA en ondersteund wordt met doordachte data management praktijken.

Natuurlijk weet je dit als organisator ook, je moet werken aan je product en zorgen dat het je publiek blijft aanspreken.  Je weet alleen niet zo goed hoe je al die uitdagingen aangaat ?  Laat je professioneel bijstaan, in het hoofd van 2 mensen zit meer dan in 1 hoofd.  Iemand met een nieuw perspectief in je bedrijf brengt je waarschijnlijk op ideeën die je zelf niet voor mogelijk hield.

BIG DATA in events

Ever increasing scores of companies are developing ways of – or are already longtime active in – offering their products and services online.  Companies are investing growing amounts of time and resources to online marketing strategies and campaigns to leverage customer loyalty and engagement in order to keep ahead of the competition.  Organizers of meetings and events are reluctantly slow adapting to the same practices.

One of the most important steps towards ultimate customer loyalty is in-depth, metrics based customer segmentation.  Going online with your company implies a larger, more international and heterogeneous customer base and thus more data.  But even for your real life event offer, you will need to know your customer better in the future, just to retain his/her attention and desire to participate.

Facing an explosion of available and collectible data on each individual customer, achieving solid segmentation becomes an even more challenging task.  So the question emerges, is big data worthwhile ?

Bit size data segments

To keep big data manageable, it’s considered to be good practice to breakdown the data.  Most client data collected online can be grouped in these categories :

  • contextual data : interests (identified and profiled), web pages visited, visited sponsors/exhibitors, …
  • attitudinal data : number of interactions, number of clicked ads or banners, number of visited pages,…
  • behavioral data : number of recurrent visits to your site, average visit duration, type of product bought,…
  • demographic data : age, sex, address, Facebook or Twitter id,…
  • loyalty data : number of complaints, number of recurring event visits, engagement score,…
  • value data : average amount spent on products, score for expected profitability,…
  • technical data : used operating system, used browser, Flash version,…
  • referral data : referral page, used search words,…

Breaking down the data into these categories has proven very effective to setting and achieving marketing goals.  Academic research has revealed that data segmentation supports the most important online marketing goals, such as increasing up- and cross-selling numbers, attracting new clients and improving churn rates.  The categories of attitudinal and behavioral data are well suited for supporting almost every goal, whereas demographic data is less effective, because of privacy restrictions prohibiting massive online collection of this type of data.  On top of that, although it’s usually the type of data that’s used when segmenting for events, it’s totally irrelevant towards target groups’ interests.

If after reading this part, you’re still wondering what big data is and how it distinguishes from regular data, then read my previous blog post (in Dutch).

Big data challenges

Companies are feeling overwhelmed with massive amounts of data and information.  So how do you manage that ?  Before this explosion occurred, companies were faced with less amounts of data and mostly structured, primarily disclosed in such applications as ERP (Entreprise Resource Planning) and CRM (Customer Relationship Management).  Today, together with the breakthrough of internet based platforms, not only the size of databases has increased tremendously, but also the complexity of the information.  Data can nowadays be stored in structured or unstructured ways, in video, audio and pictures, not just in text.  Managing this and turning it into valuable insights, requires new work methods.

Big data and traditional data not only vary in volume, structure and transaction speed, but also require new tools and technologies.  Today many data management techniques are used in big data that have a common background from the techniques used in traditional data : classification, clustering, regression, time series analysis and A/B testing, to name a few.  But Big Data demands new techniques that empower companies to store, process and analyse vast amounts of unstructured data originating from different sources in various types and sizes.  Big data also requires new and improved visualization methods and tools.  Ways to display all that collected data that are comprehensive for humans, so they can actually use it to make business decisions.

Is big data a joy or a burden ?

It’s a joy if you find the appropriate way to derive knowledge from the data.  Segmenting client data plays an important role in this game.  It will substantially contribute to making better and semi-automated decisions on marketing strategies and tactics to increase the customer engagement.

Start planning for big data today if you’re in the event industry.  There’s no way it will not impact your business in the future.  Big data is directly linked to the way your future customers behave today.  Look for my next blog post in which I will try to depict your John Doe customer of 2015.

Don’t take BIG DATA lightly or as a pure IT-problem and get expert help.

 

Wat is BIG DATA ?

Je kan er niet omheen, tenzij je een tijdje weg was naar Mars.  Iedereen in het bedrijfsleven heeft het erover in de één of andere strategische meeting.  Elke marketing-guru praat erover.  In alle IT-hokken gonst het er van.  BIG DATA, BIG DATA.  Je moét er wel mee bezig zijn of je wordt aangekeken als een sukkeltje.

Allemaal goed en wel, en waarschijnlijk zal het wel erg belangrijk zijn, maar wat is dat nu precies ?  Waarom is het zo belangrijk en hoe pak ik die BIG DATA dan aan ?  Ook in de eventwereld veel gehoorde vragen, bij kleine én grote bedrijven.

Eerste vraag is echter, waarom heeft iedereen het erover ?  Wel, omdat het écht wel actueel is.  De digitalisering van de wereld, het feit dat die digitalisering z’n weg heeft gevonden naar je broekzak (dank je wel Apple en Android) en het drastisch toegenomen gebruiksgemak van de tools die toegang geven tot het digitale, maken dat er vandaag tonnen data en informatie beschikbaar zijn over elk individu.  Bovendien heeft die digitalisering ervoor gezorgd dat het aantal individuen dat je als bedrijf tot je doelgroep mag of kan rekenen, exponentieel gestegen is.  Digitale business assets worden namelijk niet of veel minder beperkt door een geografisch gebied.

Moet je dáárom met BIG DATA bezig zijn ?  Neen, niet noodzakelijk.  Maar tegelijkertijd heeft ieder individu door de informatie-overstroom – terecht – steeds strengere eisen gesteld aan de relevantie van informatie, alvorens er de nodige aandacht aan te besteden, laat staan de gewenste en bedoelde actie aan te koppelen.  Zeker wanneer hij/zij de informatie niet zelf zoekt maar aangereikt krijgt.

Dáárom moet je er mee bezig zijn.  De drempel om de aandacht, die je zoekt, te krijgen is namelijk fors verhoogd.  Je klant écht goed kennen en z’n interesse weten te behouden door relevante inhoud aan te bieden, op allerlei manieren, daar draait het in de toekomst om.  En hoewel de veeleisende en sterk – maar daarom niet geheel correct – geïnformeerde klant van vandaag meer zelf bepaalt dan vroeger, blijf ik ervan overtuigd dat je als bedrijf nieuwe behoeftes en oplossingen succesvol kan creëren.  Kijk maar naar Apple’s iPod en iTunes revolutie.  Maar dat je daartoe alles moet weten over je klant en z’n behoeftes of frustraties, staat als een paal boven water.

Wat onderscheid nu BIG DATA van de dataverzameling die we nu al hebben ?  De algemeen aanvaarde definitie heeft het over de 4 V’s (in het Engels) : Volume, Velocity, Variety, Veracity.

Vertaald naar het Nederlands wordt dat zoiets als :

  1. Volume : de hoeveelheid data
  2. Snelheid : de datastroom en de snelheid waarmee de data wordt geanalyseerd en doelgericht gebruikt
  3. Variëteit : de verscheidenheid van de informatie en hoe ze beschikbaar is
  4. Juistheid : de betrouwbaarheid van je data

 

Even inzoomen op die 4 principes.

1. VolumeBig data - volume

We spreken echt over enorme hoeveelheden, niet enkel in totaal maar ook in volume data per unieke entiteit in je totale database.  De hoeveelheid informatie over een bedrijf, een persoon, een product, de interacties met de klant, …

Het gemiddelde Belgisch bedrijf heeft vandaag ongeveer 60 Terabytes aan data opgeslagen.  Dat zal tegen 2020 doorgroeien naar 6000 Terabytes of 5,8 Petabytes of nog 6.2 miljard Megabytes.

2. SnelheidBig data - snelheid

Net de snelheid waarmee al die data geanalyseerd en behandeld moet worden om er nuttige acties mee te ondernemen, onderscheid een grote hoeveelheid data van échte BIG DATA.  Met name de exponentiële groei van netwerkgeconnecteerde toestellen in gebouwen en in de wagen en accurate “location based information” maken dat informatie just-in-time aangereikt wordt en de juiste actie ondernomen wordt.  Een toestel zoals een internet geconnecteerde thermostaat, moet rekening houden met de weervoorspelling à la minute om echt doeltreffend het binnenklimaat optimaal te regelen.  Maar moet ook weten of en hoeveel mensen zich in de ruimte bevinden.

3. VariëteitBig data - varieteit

De grote hoeveelheid data die dagelijks geproduceerd wordt, is zeer divers van oorsprong en aard.  Het gaat om tekst, afbeeldingen, video, audio, cijfers,…

Niet al die informatie is gestructureerd beschikbaar, wat een zeer groot verschil is met de traditionele database-tools, die wel steeds om duidelijk gestructureerde data vragen.

Bovendien is het bij vele soorten data zoals afbeeldingen, video en audio moeilijk om ze automatisch te kwalificeren op inhoudelijke kernbegrippen.  En dus is het lastiger om ze logisch met elkaar te verbinden.

4. JuistheidBig data - juistheid

Door de hoeveelheid data, de snelheid waarmee je ze verwerkt en de grote variëteit, is het lastig maar des te belangrijk om te kunnen rekenen op de juistheid van je gegevens.  In sommige studies antwoorden tot bijna 30% van de respondenten geen vertrouwen te hebben in de data waarover ze beschikken om bedrijfsgebonden beslissingen te nemen.  Wanneer de volumes zo groot worden dat je bepaalde processen gaat automatiseren op basis van de verzamelde en opgeslagen data, wordt het zeker cruciaal om over betrouwbare data te beschikken.

Zoals je merkt is BIG DATA een complexe materie die veel voorbereiding en strategische keuzes vraagt waar je niet licht mee mag omgaan.

Hoe je best met BIG DATA omgaat, hou ik voor de volgende post.

 

 

9 data management tips for events

Small or large companies in the event and meeting industry have to deal with data collected on their exhibitors, partners, sponsors and attendees.  Managing this data is far too often considered a pure IT-issue, solved by technical people when they install a database management software on some in-house or externally hosted server.  And then I won’t mention all those, even bigger companies, that just keep the data in separate Excel-files per edition of their event(s).

But obviously it’s not a technical IT problem, far from.  Managing data is supposed to help you get intelligence on your customers.  You need that intelligence to make clever and business accelerating decisions to improve your product offering and maintain your competitive edge and relevance in the market.  Equally, you will need that knowledge to cater for effective, 1-on-1, relevant, converting marketing campaigns.

Even without considering the data stream that comes from opening up the gates of internet and online platforms, event and meeting organizers typically already have to deal with rather large amounts of data.  Data on their prospects and customers when it comes to exhibitors, data on their prospects and customers when it comes to attendees or visitors, data on the products and services they deliver, financial data, transaction data of ticket sales, survey information, …

All of that data is constantly changing at accelerating speed.  So how do you manage that ?  Here’s 9 tips.

1. Make data management a priority

What many event organizers don’t realize today is that accurate data on vertical markets is their prime business asset.  That must be treated with care.  Make sure this data stays in top shape.  Do so by spreading quality awareness and appropriate measures and processes across all levels of your company.  Google is not about search, Facebook is not about distributing socially appealing messages and likes, they’re about providing relevant information and advertising to customers and delivering that back to their advertisers, all based on extensive data.  You as an event or meeting organizer are no different and can even be better at it if you have all the relevant data for your markets or special interest groups.  Hell, you could even start selling your data to the Googles and Facebooks of this world.

2. Procedures for quality

Develop strong and rigorously implemented and monitored procedures for handling data.  Disallow root access to all data for everyone in the company.  Implement the processes and rules in your data management software solution.  Install a role based access rights system.

3. Hire a data specialist

He/she is responsible for sourcing, buying, importing, exporting, enriching, deduplicating and analyzing data.  Marketing helps him/her, if required, with segmentation, finding potential sources of extra or new data.

4. Segment don’t separate

Exhibitors, sponsors, partners – gold, silver, bronze, whatever – visitors, attendees : they’re all customers, just with a different business value to you.  Some or many, depending on the case, will have multiple values for different event brands in your portfolio.  Don’t store them in separate databases based on their initial contact or business value.  That value might change over time.

5. Segment further

Figure out the customer information as detailed as possible.  Categorize potential exhibitors in a structured way on industry, product groups – standardized SIC, NACE but also your event specific products groups – company size, revenue size per product group, ABC-category, competitors per product group, main industry markets, focus geographical markets,…

For visitors segmentation go for interests, buying power and buying intention.  For B2B-events add company size.

Do regular data integrity checks on these segments.  Filter out all those addresses that have slipped in over time as incomplete, missing one of the segment information elements, and take the time to complete.  This information will prove valuable to you in sales and marketing efforts.

6. Develop buyer persona

From the segment information you can derive archetypes of visitors and exhibitors.  E.g. a male maintenance technician between 30-40 years old working in the chemical industry located in the Antwerp province.

For each of these archetypes try to answer these questions :

  • Priority Initiatives – What causes certain buyers to invest time in my event, and what is different about  buyers who are satisfied with the status quo and don’t attend?
  • Success Factors – What operational or personal results does your buyer persona expect to achieve by attending?
  • Perceived Barriers – What concerns cause your buyer to believe that your event is not their best option?
  • Buyer’s Journey – Who and what impacts your buyer when evaluating their options?
  • Decision Criteria – Which aspects of the competing options does your buyer perceive as most critical, and what are their expectations for each?

7. Test

Test your data all the time, newly acquired data and existing data.  Over 20% of personal data becomes inaccurate after 1 year.  And that percentage grows if you take into account product data, market data,…

Do A/B-testing on your data sets.  Test purchased or otherwise newly acquired data before importing it into your CRM-database.  Use the test results to score data providers or to develop a data quality game inside your company between product range departments.

8. Build a solid data warehouse solution

Externally or internally hosted, doesn’t matter, that’s up to the manpower and skills you have available, but always look for a solid, scalable, performing, secure data warehouse solution. Set it up including a test, staging and live environment.

9. Prepare for BIG DATA

While all of the above is SMALL DATA and already a big challenge to maintain well, you must play in the back of your head with the idea of going for BIG DATA.  It will, as in many other industries, and not long from now, be of the utmost importance to event organizers.  You will want to know everything there’s to know about your exhibitors and visitors.  This information will not be available to you in clear, structured packages, like SMALL DATA.  It will have to be processed at ultra-high speeds and the volume will be huge.  This is a true challenge but when executed correctly this data will give you the ultimate knowledge of your target groups and insights needed to keep your event top of mind.

BIG DATA may seem like an overwhelming and over-anticipated monster, but with the appropriate strategy and tools, professional guidance and continuous evaluation and adjustments, you will master this too.  Big data in events : a great topic for my next post(s).

Hoe zullen we events binnenkort noemen ?

De meetings- en eventindustrie heeft zich, op eigen keuze, in een silo gepositioneerd, door halsstarrig vast te houden aan het credo dat niets, maar dan ook niets een evenaring kan zijn van face-to-face contact.  Je weet wel, de 5 zintuigen en een persoonlijk gesprek!  Dit heeft, voor welke reden ook – loomheid, bestaande infrastructuur of het gebrek aan een drang naar verandering – een rustgevend gevoel van superioriteit veroorzaakt.  Dat gevoel wordt vaak zelfs met ongepaste fierheid verkondigd in woorden, zoals ik onlangs nog mocht ervaren in een verder leuk gesprek.

Ondertussen heeft er zich, dankzij het internet, een heel ander universum ontwikkeld.  Eén waar individuen en bedrijven kunnen ontdekken, leren, netwerken, relaties aanknopen, kopen en verkopen door digitale platformen te gebruiken.  Of die digitale omgevingen al dan niet live-events kunnen aftroeven of aanvullen is een kwestie van perspectief, zeker gezien de duidelijke scheidingslijnen steeds verder afkalven.

Het ontegensprekelijke feit is echter vandaag dat het universum van bedrijven en individuen die online op zoek gaan naar nieuwe connecties, kennis en transacties, veel groter is dan zij die datzelfde doen en in de toekomst zullen blijven doen op evenementen.

Door zich te verstoppen achter een enkelvoudige ideologie, een eenzijdig business model of simpel leveringssysteem, missen organisatoren een enorm potentieel klantenbestand dat momenteel floreert in de cyberwereld.  Die houding kost omzet, hindert de evolutie van de meeting-industrie en levert een “ondienst” aan bestaande en toekomstige klanten.

Weet dat een alternatief bestaat :the-future

Investeer in strategie niet in technologie.  Een moderne strategie bestaat er in te onderkennen dat de twee dimensies – fysieke en digitale wereld – waarin we vandaag leven, leren, netwerken en zaken doen elkaar niet langer uitsluiten.  Naarmate de organisatoren zich losscheuren van de plaats en manier waarop producten en diensten worden aangeboden, des te sneller kunnen ze voordeel halen uit het omvangrijke potentieel dat bestaat bij een groter wordende klantengroep die gericht is op online.

Neem nieuwe maatstaven aan.   Gebruik blijven maken van één-dimensionale eenheden – netto oppervlakte, aantallen exposanten of bezoekers – om de groei in de meeting-industrie te beschrijven en meten, gaat compleet voorbij aan de multi-dimensionale realiteit en onderwaardeert het potentieel van het digitale publiek, een immens groeiend potentieel trouwens.  Nieuwe statistieken en cijfers, zoals het aantal impressies, het aantal online deelnemers of de omvang van het sociale netwerk, kunnen een belangrijke positieve invloed hebben op de waarde, perceptie en mogelijkheden van live events.

Massaal bruggen bouwen.  De platformen, de technologie en zelfs de experts die deze diensten omhelzen en professioneel begeleiden en zo toegang bieden tot een veel groter universum van klanten bestaan nu al: platformen voor content verzameling, webinars, online training platformen, sociale netwerken en mobiele apps.  Maak er zoveel mogelijk nuttig gebruik van op een duidelijke, doelgerichte en professionele manier.  Start nu met je experimenten met deze platformen.  Zo’n dingen moet je namelijk leren optimaal gebruiken voor jouw markten.  Maar, benepen denkpatronen, overdreven financiële verwachtingen, aversie voor verandering en een gebrek aan kennis over de mogelijkheden beperken hun potentieel voor de event industrie.

Informatie bezorgen, netwerkmomenten faciliteren, sales leads en diensten aanbieden binnen de muren van een fysiek gebouw, is de gekozen differentiator of USP (unique sales proposition) van de face-to-face meeting industrie, maar niet z’n UVP (unique value proposition).

Indien deze industrie wil groeien, moet hij zich heruitdenken.  We moeten aanvaarden dat de wereld veranderd is en wij vandaag een andere industrie moeten zijn – één die écht voordeel doet bij de nieuwe mogelijkheden die we ter beschikking hebben en één die een toekomstige visie ontwikkelt op wat we potentieel kunnen zijn.

We moeten het business model van alléén F2F-evenementen en daaraan gekoppelde diensten verlaten, willen we beschouwd worden als meer dan simpelweg een leveringssysteem.

De industrie heeft een nieuwe naam nodig, die zijn echte differentiator illustreert, namelijk de diepgaande expertise en doorgedreven kennis van specifieke (zakelijke) verticale markten of doelgroepen en de mogelijkheid om voor die markten opleiding, netwerken, sales, diensten en community leadership te voorzien, op verschillende manieren en via verschillende media.

Wat moet die nieuwe naam volgens jou zijn ?

5 technologie-trends voor congressen

De organisatoren van congressen en seminars staan in de komende maanden en jaren voor de opdracht om de traditionele paden van de sessie met een spreker en passieve toehoorders te doorbreken.  Deelnemers verwachten meer interactiviteit, meer spontaniteit en de mogelijkheid om te communiceren en te netwerken.  Dit moet allemaal ondersteund worden door de organisator, in het gekozen concept van het congres, de programmatie, de indeling van de gemeenschappelijke ruimtes en de gebruikte technologie.

En dan volstaat een goede geluidsinstallatie, één of meerdere projectoren en de vragenronde met een manueel doorgegeven draadloze microfoon niet meer.  Hieronder vind je 5 belangrijke tendensen in technologie voor congressen en seminars.

1. Live streaming

Participeren in een congres is een tijdrovende commitment : verplaatsingen heen en weer, een ganse dag of halve dag luisteren naar, hopelijk boeiende, sprekers, en dan ook nog netwerken en zaken doen.  Tijd is, voor iedereen, een steeds schaarser goed en dus springen we er almaar zuiniger mee om.  Daardoor kan, hoe interessant ook, de geplande deelname aan een congres of seminar weggeschoven worden voor een belangrijkere zaak, of gewoon omdat er geen toestemming (meer) is.  Laat toe dat in zulke gevallen, zij die er toch niet geraakten, kunnen volgen via live streaming op een webplek.  Dat vraagt tegenwoordig geen uitzonderlijke inspanningen of technische huzarenstukjes meer.  Kans is groot dat veel mensen die ene sessie die ze eigenlijk niet wilden missen toch meepikken online en alsnog bijleren waarin ze geïnteresseerd waren.  Dat verhoogt alleen maar de waarde van je evenement en jou relevantie als organisator. De klantentevredenheid stijgt evenredig.

2. Live slides

Zeker in grote aula’s met veel toehoorders, is het nuttig en handig om de slides die geprojecteerd worden op het scherm, ook individueel te kunnen zien op de smartphone of tablet van de toehoorder.  Verschillende apps voor dit soort interactiviteit laten toe dat de gebruiker meteen ook notities neerpent en vervolgens de presentatie op z’n toestel opslaat.

Op die manier wandelt hij/zij meteen bij het verlaten van de zaal buiten met alle slides en moet hij/zij niet wachten tot enkele uren of dagen later alvorens de bestanden ergens klaar staan om gedownload te worden.

3. Social seating

Zorg er als organisator voor dat je voldoende kennis hebt over het profiel van je deelnemers.  Interesses, grootte van het bedrijf waarvoor hij/zij werkt, sector waarin het bedrijf actief is, beslissingskracht in het aankoopproces,…  Koppel dat in je database met gedrag op sociale media en je hebt een geweldige bron van informatie om de stoelbezetting in de zaal niet meer over te laten aan het lot, maar intelligent te sturen op basis van die gegevens.  Doe een stoelendans gedurende de pauze zodat je toehoorders optimaal en met verhoogde kans op succes kunnen netwerken in de korte periode waarin de sprekers elkaar aflossen op het podium.

Dit is ondertussen het hype-stadium voorbij in de luchtvaart, waarbij maatschappijen als KLM, Iberia en American Airlines hierin vergevorderd zijn en een voorsprong hebben opgebouwd ten opzichte van de concurrenten.social_seating

Overigens kan je dit ook toepassen bij lezingen, seminars, sessies, workshops, of hoe je het ook wil noemen, waarvoor je niet op voorhand hoefde te registreren.  Zet een kiosk aan de toegang tot de ruimte waarop mensen kunnen in-checken met hun Facebook- of Twitterprofiel en wijs meteen een stoeltje toe op basis van hun profiel en dat van reeds geregistreerde toehoorders.

4. Collective media

Een fotograaf of video-ploeg je event laten coveren kan natuurlijk nog altijd, maar maak gebruik van de toenemende behoefte bij deelnemers om zelf foto’s te nemen of video’s te maken.  Geef hen een plek om dit beeldmateriaal in te dienen op jouw website.  Via een wedstrijd bijvoorbeeld.

5. Interactie & social media

Niets zo saai als een spreker die z’n tekst aframmelt voor een groep stille, passieve toehoorders.  Vraag en antwoord op het laatst van de toespraak, nog zo’n dooddoener.  Kans is behoorlijk groot dat de deelnemer tegen dan z’n vraag al lang vergeten is, of niet meer durft te stellen.  Laat toe om via Twitter vragen in te dienen gedurende de sessie, zeker als je live streaming voorziet een must.  Laat vervolgens toe dat de andere toehoorders het belang van de vraag kunnen verhogen en verlagen met stemmen.  Dit zorgt ervoor dat de toehoorders nog meer nuttige informatie meenemen en dat de tevredenheid met betrekking tot de kennis die je meeneemt uit de sessie, gemiddeld toeneemt.

Doe je toch nog, en dat zou je moeten doen, een gesproken vragenronde, zet dan een app in zodat de smartphone van elke gebruiker de gedeelde draadloze microfoon vervangt of gebruik een CatchBox, een microfoon die je kan gooien naar de vragensteller.  Leuk en zonder risico op beschadigingen of letsels, uiteraard.

SocialMediaImageLaat de kwaliteit van de toespraak en sprekers meteen evalueren na elke sessie via electronic voting.

Geef niet alleen de geprinte lijst van de toehoorders maar start een groep op social media waar de toehoorders deel van kunnen uitmaken om opnieuw het netwerken te bevorderen.

Start de inleiding van je seminar of congres met de Facebook-groep, Google+ kring aan te kondigen, of de officiële Twitter hashtag.

Virtual shows : it’s coming

I remember early 2000 or maybe 2001, time flies you know, when I got a first glimpse of the virtual show.  A demo, not even the real thing, and after long consideration and internal discussion with my colleagues, we decided it just didn’t present any additional value, let alone it could be an alternative to our real-life professional trade shows.  Furthermore it took a lot of technology setup.  It were the days when no or only few computers in your office had a microphone or speakers and the days when IT administrators hammered your computer’s connections with the outside world as shut as possible.  Rightfully so back then with managers thinking the world was constantly spying on their national secrets, security appliances being sluggish and users blissfully unaware of the risks involved in inserting foreign disks or USB-sticks.  Meanwhile managers have accepted the risks of online storage and SaaS and the web browser has become one of the most important corporate software items.

In over a decade of time, life changes and so does technology and the acceptance thereof.

And so last week I attended to an actual virtual show, the real thing – it didn’t even have a simultaneous real-life counterpart.  Just some place on a web server, you can reach with a computer, tablet or smartphone.  No need to drive over or fly in, take a taxi or find a parking place, walk a mile to reach the main entrance, and again a mile to reach the doors to the actual show.  No just login and start meeting people, start learning about new solutions and possibilities from exhibitors or conference speakers.

As with a brick-and-mortar show a virtual one is considered successful when it allows visitors and exhibitors to connect, learn from each other and do business, exchange ideas, gain new insights and network.

And that’s when you notice that we’re not there yet with virtual shows to replace real-life shows.  The interaction isn’t as natural as in real life, in fact you can literally ignore all attempts at interaction without being impolite or brutal.  It still takes some plugin installation to experience all of the show’s features, which can be a barrier for some and one you wouldn’t experience in real life.

BUT let me tell you all, a virtual show has some at least these 8 great advantages :

1) networking opportunities

By default a virtual show opens up a world of potential people you want to talk to, simply because it will allow you to see who’s attending and who’s present together with you.  You can filter on company, interest or any other criteria the organizer has set in the registration form – and just strike a conversation with one or many people.  On top it allows you to schedule meetings or leave a message in the person’s inbox.  On the spot or planned well in advance.

2) presentations

Following a webinar is as simple as taking a seat in a conference or seminar room and listen to the speaker.  Yet in a virtual seminar, you’re in your own comfortable office chair and have access to your computer, laptop or mobile device to take digital notes, record the speech and if it’s all too boring to you, leave the room without being noticed or disturbing the other listeners.

3) moderated

The presentations on a virtual show are always moderated which assures a well-kept timing and easier interaction.  A good moderator has some questions of his/her own at the end of every session and can keep a debate going.  A fine moderator also makes a powerful introduction and a brief resume before and after each presenter.  A good moderator last but not least points at the appreciated evaluation of each session, very important to understand the needs of your audience.

4) takeaways

Exhibitors, speakers and sponsors used to participating in virtual shows provide ample takeaways.  Whether it be white papers or case studies or presentation handouts or basic information pdf’s, everything is ready for download.  The content is there for you, the visitor, and not promoted in some way or pushed at you in a plastic bag while you walk by.  You’re in control, check if the content has meaning to you, and then save it to your toolkit or inbox.

5) digital

Every transaction you make in the digital world of a virtual show is purely digital and therefor traceable.  Might sound a little bit scary but it’s actually not.  You can go back the next day and still remember who you spoke to and on what subject, you can see which sessions you followed and review the slides.  Check your downloaded documents.  And the really great thing is, you can easily share it with your colleagues and other stakeholders.

6) social media

Social media integration in a virtual show comes very natural.  It’s like almost normal that the link with Twitter, Facebook, LinkedIn, Xing, Tumblr, and others is omni-present.  Allowing for twitter chats, Q&A over Twitter, follow an exhibitor’s Facebook-page,…

7) marketing platform

All interaction being logged, means a world of opportunities for the exhibitors to follow-up immediately, after a few days or at the visitor’s request with the right feedback and information.  It can still go wrong but the chances are slimmer and as everyone knows, lousy follow-up means frustration.  At least in a virtual show it can’t go wrong anymore because you plain lost, in all the fuss of a show dismantling, the red plastic map you used at your booth to collect all business cards your sales reps collected during the show.  Believe me, that happens!  I can’t remember the number of times I got, as the last operations man on site, a call from a totally desperate exhibitor the first morning after the show.

8) transparancy

A virtual show offers complete transparency for a visitor and exhibitor on who’s been on a booth and what was talked about.  What interests did the visitor show, which speakers did he like,…  Imagine how that can help you, as an organizer to analyze the success of your show, build new revenue streams on that, adapt your billing on the facts, help you find the trigger points that attract visitors.  In short it will allow you to increase the likelihood of conversion.  In the end the only reason your show exists.

The virtual show market is a clearly growing one, estimated to get to 18,6 Billion USD by end 2015.

Not only do I think we will see a further growth in 100% virtual shows, we will at the same time experience a rapid virtualization of offline trade shows today and in the future.  Just think about the custom show apps for visitors, indoor location tracking, QR codes to retrieve exhibit information and in the near future what Google Glass could bring to a show and its visitors.

What follows in the next few lines is something many of my esteemed former colleagues will not be amused with, to use an understatement.  It will more likely tempt them to react fiercely, defensive and impulsively negative.  Good for the interactivity score of this blog, but think a little longer before calling me bad names.  Think about the 8 advantages I stated above and how you relate to them as a visitor of your own show.  Clearly it’s not a black and white choice but an option to consider and investigate.  Let your community decide, they know what they want.

My single conclusion : virtual is coming.  Not yet as a full replacement but definitely as an add-on to real-life shows or as an extra event in your organizational calendar, for those in your audience who can’t attend the physical show because of distance or lack of time.  Or as smaller international networking opportunities, to keep in touch with your audience or community.

Again looking forward with an open mind to all your remarks, even if you fully agree.  Share and like at will.