Why you want to invest now in event technology ?

The approaching dedicated show Event Tech Live 2014 next week, but also the overall desire and anticipation to use and integrate technology in almost every aspect of our daily lives, causes a spike in interest and searches for event technology.  And rightfully so, I may add.  Today many, if not virtually every big and smaller trade show or conference boasts a mobile app, online registration, an online blog and social media interaction.  But every often I see isolated efforts not demonstrating a valid online strategy nor tight integration of these supporting tools.  Many organizers will invest in technology to keep up with the competition or just because – they feel or think – the audience expects that.  But you shouldn’t invest because it’s a buzz.  Only if you’re convinced technology can have a positive impact on your event.  I’m pretty sure it will. Why ?

1. Strategy first

While the practice of experimenting with technology isn’t bad – as I emphasize later in this article – you musn’t confuse an experiment with a best practice or final setup.  The goal must always be structural, well-defined and with tangible results and positive outcome in mind.  So you want to have a clear strategy including a list of goals and the appropriate tactics – read technology – to achieve that goal.  Look at all available event tech on the market, evaluate if and how it can help you achieve your strategy and goals.  And foremost look at how each individual technology effort can be enhanced by adding more or integrating with other pieces of technology.  Keep an eye on efficiency, costs and measure the results.

Of course Rome wasn’t build in a day and you can start small and isolated but don’t settle for that.

TIP : also look at technnology that’s not – or not yet – typically adapted to the event industry’s needs but holds promise to achieve your goals.  Typically retail technology (in Dutch) can be usefull in event environments.

2. Data is the ultimate proof

The real bonus of using event technology is the data it provides.  It has the potential to stop you from having to guess.  About what your audience wants, about how exhibitors performed, about the effect of your event, about activity levels, about the return of your efforts.  Actually about virtually everything you always wanted to track and then use to improve your event and demonstrate the value it holds.

3. Increase productivity

Good event technology boosts the productivity of your audience.  Whether it’s rapidly finding your way to the next exhibitor you wanted to pay a visit, or sifting through the lectures at a conference looking for topics of your interest, or looking for interesting other visitors to meet with.

But it also helps you to become more productive and improve your event’s value.  Knowing exactly how many people attented a demo and how many questions were asked and answered after a lecture, helps you identify valuable topics and speakers for your next edition.  Good social media analytics will point you to the community thought leaders, helping you increase your reach and maybe attracting the guru for a workshop at your next event.

Good event technology increases the likelihood of succesful interaction between people, networking and connecting the right business opportunities.  Without technology, organizing an event is like fishing with a line and hook and ultimate patience.  Great as an outdoor leisure but not for providing sustainable living.  As an organizer you went through an enormous pile of work and effort to realize the event and then you leave it up to pure serendepity for the right people to meet each other.  With just a little technological help you can do so much better and more rewarding.

4. Increase engagement

A mobile app, a Tweetwall, a Pinterest photo contest, a website, a voting system, … All of that will support your efforts to engage with your customers in a dialogue.  But the dialogue mustn’t start at the entrance and stop at the exit of the event’s venue.  The conversation has to be continuous.  By all means the intensity must be raised during the event by sharing valuable information with your audience.  But before and after the show you also have interesting things to share, or at least you must have.  Interest spans are decreasing which means you have a harder time if you have to reintroduce yourself and fight for attention from scratch, every time a couple of months before the event’s opening date.

This requires proven knowledge of your audiences – fact based, not hunches – stored in integrated software solutions, giving you a 360° overview of every single participant in your events.

5. Demand

I know I said in the beginning of this article that introducing event tech because people want it, is not a good reason to start with.  But don’t underestimate the power of your audience.  “Power to the people” is an increasing reality, and not only in the virtual world.  This means not having a highly appreciated piece of technology on your event can be more harmful than having it in a way that’s not optimal.  You must however make sure the experience is valuable from the beginning and be clear about the ultimate goal.  Ask for features users want to see in the future and communicate well about your plans for the future with this technology tool.

6. Experiment

Try new stuff !  Don’t be afraid of technology.  People attending your events aren’t.  More and more events will be attended by people between 25 and 40 years old.  Those are manifest 24/7 users of technology.  Try something new, evaluate well and then drop it or use it differently, more wisely to achieve your overall strategy.  Or to provide objective answers to the questions that you want to see answered.

Don’t be afraid to ask for help.  Your specialty is organizing an event and managing a community, not knowing exactly how technology can help with those tasks.  So ask for professional help when developing a strategy or searching for effective technology.

It’s all connected. Just like any event’s goal is to connect more people and ideas together, the goal for your arsenal of technological features should be to connect them and gain insights and information helping you to become a better organizer who knows what people want to get out of your events.

Neem een voorbeeld aan de retail – deel 3

In dit laatste deel over de parallelen tussen de retail en de eventindustrie met betrekking tot gebruik van slimme technologie, focus ik volledig op data en databeheer.  Niet alleen een kernpunt in mijn overtuiging en dé reden waarom ik als consultant ben gestart, maar volgens mij ook effectief de toekomstig belangrijkste differentiator voor organisatoren in de event- en (vak)beurssector.

Data als competitief voordeel

In de retail heeft multi-channel en zeker e-commerce vandaag een groot aantal voordelen.  Ebay, bijvoorbeeld, heeft het voordeel van “ongelimiteerde keuze” als grootste online store met meer goederen te koop dan eender welke andere winkel.  Ik denk dat dit voordeel op termijn zal verdwijnen.  Laten we ons eens voorstellen, puur hypothetisch, dat we ooit in de situatie terechtkomen dat elk product ooit gemaakt beschikbaar is in elke winkel, via elk kanaal.  We zullen dat punt nooit bereiken, ongetwijfeld, maar laten we het gewoon een keer aannemen.  Wat is er dan nog in die wereld ?  Hoe ga je nog kunnen concurreren en hoe ga je een marktaandeel kunnen verwerven ?  Voor mij is het antwoord : data.  Ik ben ervan overtuigd dat het enige lange-termijn voordeel voor een commercant of een e-commercant, data zal zijn.  Data die toelaat om de uitdijende inventaris aan producten te koppelen aan een relevante en interessante shopping ervaring voor de klant.

Hoewel je als retailer zou kunnen denken dat een uitgebreid assortiment een geweldig voordeel is, kan dit voor een klant al snel te overweldigend zijn.  Ik winkel niet graag op een plek met 1 miljoen items terwijl ik enkel op zoek ben naar één bepaald product, 1 oplossing voor mijn probleem.  Data is dé manier om die gewenste éénvoud te combineren met grote voorraden.

Dit is natuurlijk makkelijker gezegd dan gedaan, maar er zijn zeker een aantal mooie toepassingen die kunnen helpen om meer relevante data te bemachtigen over je klanten, hun wensen en hun gedrag.

Dat geldt net zo in de (vak)beursbranche.  Een bezoek brengen aan een beurs met honderden exposanten en die allemaal langslopen en uren of dagen spenderen was waarschijnlijk een doodnormale zaak lang geleden, maar kan vandaag echt niet meer.  Bezoekers willen, hoe aangenaam hun verblijf ook mag zijn, op zo kort mogelijke tijd zoveel mogelijk zien, horen en meemaken dat voor hen interessant en relevant is.  Data helpt je om individueel te weten wat dat precies is en je aanbod daarop af te stellen.  Onderzoek grondig welke informatie je nodig hebt en welke oplossingen je die data kunnen bezorgen.  Denk daarbij aan registratie, toegangscontrole, website, e-mail, surveys, lead retrieval systemen, localisatie-systemen, social media, touchscreens,…  Elk van die touchpoints kan je een stukje van de data-puzzel opleveren.

Kunst en wetenschap

Geweldige data verzamelen is een kwestie van wetenschap en kunst.  Er wordt veel aandacht geschonken aan de wetenschap van data, maar niet genoeg aan de kunst.  Maar het is een feit dat kritisch denken en overleg zeer belangrijk zijn.  Je zou een oneindig aantal manieren kunnen bedenken om je data te segmenteren en onder te veredelen, maar dat is noch de essentie noch een nuttige en/of uitvoerbare strategie.

Je kan beter goed nadenken en overleggen, met mensen ‘in the field’ om te bepalen wat de “juiste manier is om naar je klanten te kijken”, zelfs als er oneindig veel manier zijn.  Je kan beter ervaren rotten uit sales en marketing in je data team integreren om meer menselijk inzicht en kritisch overleg te hebben bij de selectie van criteria en het maken van segmenten.  Uiteindelijk moeten die criteria en segmenten je helpen om je klanten beter te bedienen.  Dat is waar het om draait.

Small data

Het gaat niet om big data !  Ja ik weet het : dat is een gedurfde, zelfs gewaagde uitspraak in tijden waarin er over niks anders gepraat en geschreven wordt.  Maar ik meen het écht.  Je hebt big data nodig om trends te analyseren of om buyer persona te kristaliseren.  Big data is er en is belangrijk om grote groepen met gelijkaardig gedrag te identificeren.  Maar in een wereld waarin het draait om het individu en de individuele behoeften en waarin je je bedrijf wil linken aan personen, wil niemand deel uitmaken van een grote meute.  Je wil gewoon iets specifieks, dat niet noodzakelijkerwijs hetzelfde is als die andere 1000 die ongeveer hetzelfde willen.

En dan spreken we over small data.  Specifieke kennis en inzichten die je over iemand kan sprokkelen zonder dat het indringerig voelt, of griezelig, en al zeker niet kunstmatig, maar net heel natuurlijk.  Dat is de toekomst van data.  Er zijn vandaag sprankjes van succesverhalen te noteren, maar er is duidelijk nog heel veel werk aan de winkel.

E-commerce als inspiratie

E-commerce is tot nog toe altijd enorm gefocust op “zoeken” omdat het een eerder nuttige functie heeft.  Je wil exact dit item, je zoekt het in de e-winkel van je voorkeur, je vindt het en je koopt het.  Of je vindt het niet natuurlijk, kan ook.

Winkelen heeft een niet te onderschatten element van toeval.  Je gaat naar een winkel omdat je misschien een T-shirt wil kopen, maar niet goed weet welk T-shirt en het mag ook een blouse zijn.  Je hebt wel een idee, maar je wil ook wel wat inspiratie opdoen.  Dat is zeker in fashion belangrijk.

De toekomstige e-commerce zal beide combineren.  En niet zoals vandaag al een beetje het geval is met de galerij van producten die ook andere gebruikers hebben bekeken of gekocht.  Nee, want die producten zijn niet altijd de meest interessante voor de aanbieder.  Nee, er zal meer en meer gewerkt worden met zogenaamde curatoren die collecties samenstellen met gelijkaardige producten die helpen om inspiratie op te doen.  Maar die nu ook bekeken zijn vanuit het commerciële oogpunt van de handelaar.  Zo krijg je ook digitaal meer en meer het beeld van de shopper die de boetiek binnen kwam voor een T-shirt maar ook buiten liep met een mooie bijpassende broek – waar hij eigenlijk niet voor kwam.

En ook hier speelt data weer een belangrijke rol.  Alleen moet je die data vrij laten en niet gebruiken om exact te laten gebeuren wat je gepland had.  Voor events en (vak)beurzen is de mobiele app de uitgelezen toepassing om gedurende het event die rol van inspiratie-bron op te nemen.  “Je bezocht net deze stand of deze lezing, vergeet dan zeker ook niet hier langs te gaan.”  Real-time en gebaseerd op data.

The ideal trade show visitor

To keep in touch with my English readers, after 3 Dutch posts – I know time goes by fast – at last another article in your language.  To recap the previous posts, and as an introduction to this one, I wrote about the average event visitor of today and the coming years and what they expect from events and trade shows.  How do you cater for happy Generation X’ers and Y’ers or Millenials on your events ?  Topics passed like how content is king and especially Millenials like to have an impact on the actual content and want conferences and workshops to be extremely interactive thanks to the use of modern technology.  Or how Generation X wants to get special prices at events and cares for information delivered by e-mail.  Or how Generation X wants a personalized tour guiding them along the must-see exhibitors to avoid wasting valuable time.  Now that we know who your event’s attendees are, or will be in the near future, and what they want, I want to take you today on a intellectual challenge to determine the answer to this question : “What’s a great visitor ?”.

Ask the right question

I recently did a consulting project on visitor statistics and how certain technology tools can help you to get more statistics.  Of course, being a consultant, I get to ask difficult questions and so my primary one was : “What information do you want to retrieve from the statistics that can drive your decision taking process?”.  The ultimate answer is, and I honestly think it always should be : “Help determine and improve the number of good, quality leads we as an organizer deliver to our exhibitors and partners”.  Because this, in the end, is the raison d’être of any event.

A good visitor or lead obviously is in part an objective measure but also a subjective interpretation.  And when organizing a show there’s different stakeholders involved which will all have different criteria, both objective and subjective to determine the (potential) value of a visitor.  The venue hosting the show will care about spend in the bistro, parking, press shop, …  The organizer will focus on dwelling time, activity level, social media engagement,…

Different stakeholders

In this consulting project we identified 5 direct stakeholders and 1 indirect stakeholder group.  The major direct stakeholder in trade shows of course is the group of exhibitors.  In most cases this group represents the biggest source of revenue and thus the group to deliver ROI to.  This ROI is measured in the number of good leads they get to meet on their booth.

Leads, leads, leads

An interesting lead, we concluded, for an exhibitor would be someone interested in buying one or more of the exhibitor’s products or services, who has the buying financial power, the buying decision power, the intention to make the purchase over a short amount of time, is located in an area the exhibitor covers, with whom the exhibitor already established some sort of relationship (online or offline).  Another interesting visitor to any exhibitor is a (very) good client in terms of relationship duration and value.  Yes, I know, this assumption is based on the idea that the exhibitor’s participation objectives are about sales, but hey, most of the time they are.  And even if direct sales on the show, is not the priority and this exhibitor wants to create brand awareness or launches a new product, even then many of the aforementioned criteria would still hold up.

Not one tool provides all answers

After a quick overview, I found that a set of different tools and the statistics those could produce, together can give you a decent answer to the big question “how many quality leads did we produce ?”.  These tools would be things like, your attendee registration survey, satisfaction surveys, CRM, lead retrieval tool, cash desks,…

Of course you have to tweak the content, usage and the numbers you get out of the different tools involved, in function of the question you’re trying to answer.  But don’t tweak to produce exactly the outcome you had in mind.  The result must reflect the truth, how inconvenient it may be to you as an organizer.  At least then you’ll draw the right conclusions and make the appropriate decisions and changes.

The advantage of answering this crucial question yourself, and not asking it directly to your exhibitors, as most organizers do in their after-show survey, should be that you can prove, more accurately and reliably, your product’s value based on numbers you already had (partially).  This will help you improve sales based on facts.  Look at it from the potential exhibitor’s perspective.  You would never buy e.g. a smartphone based on this user feedback or review : “I bought it because 350 people indicated they might buy it again.”  You would buy based on this review : “I bought it because it has excellent price/quality balance and a stunning full-HD 4″ screen.”  However, when it comes to shows, the former review is more used in prospection and sales than the latter.  A much better pitch would be : “350 exhibitors last year met on average 34 leads a day, which they scored 8,6/10 for quality.  And in your specific industry it was 42 leads a day”.

Success = statistics and data

The key to success in events is statistical data delivering information and knowledge leading to better business decisions and more personalized and focused marketing messages.