Why you want to invest now in event technology ?

The approaching dedicated show Event Tech Live 2014 next week, but also the overall desire and anticipation to use and integrate technology in almost every aspect of our daily lives, causes a spike in interest and searches for event technology.  And rightfully so, I may add.  Today many, if not virtually every big and smaller trade show or conference boasts a mobile app, online registration, an online blog and social media interaction.  But every often I see isolated efforts not demonstrating a valid online strategy nor tight integration of these supporting tools.  Many organizers will invest in technology to keep up with the competition or just because – they feel or think – the audience expects that.  But you shouldn’t invest because it’s a buzz.  Only if you’re convinced technology can have a positive impact on your event.  I’m pretty sure it will. Why ?

1. Strategy first

While the practice of experimenting with technology isn’t bad – as I emphasize later in this article – you musn’t confuse an experiment with a best practice or final setup.  The goal must always be structural, well-defined and with tangible results and positive outcome in mind.  So you want to have a clear strategy including a list of goals and the appropriate tactics – read technology – to achieve that goal.  Look at all available event tech on the market, evaluate if and how it can help you achieve your strategy and goals.  And foremost look at how each individual technology effort can be enhanced by adding more or integrating with other pieces of technology.  Keep an eye on efficiency, costs and measure the results.

Of course Rome wasn’t build in a day and you can start small and isolated but don’t settle for that.

TIP : also look at technnology that’s not – or not yet – typically adapted to the event industry’s needs but holds promise to achieve your goals.  Typically retail technology (in Dutch) can be usefull in event environments.

2. Data is the ultimate proof360-customer-view

The real bonus of using event technology is the data it provides.  It has the potential to stop you from having to guess.  About what your audience wants, about how exhibitors performed, about the effect of your event, about activity levels, about the return of your efforts.  Actually about virtually everything you always wanted to track and then use to improve your event and demonstrate the value it holds.

3. Increase productivity

Good event technology boosts the productivity of your audience.  Whether it’s rapidly finding your way to the next exhibitor you wanted to pay a visit, or sifting through the lectures at a conference looking for topics of your interest, or looking for interesting other visitors to meet with.

But it also helps you to become more productive and improve your event’s value.  Knowing exactly how many people attented a demo and how many questions were asked and answered after a lecture, helps you identify valuable topics and speakers for your next edition.  Good social media analytics will point you to the community thought leaders, helping you Tweet: Great social media analytics will point you to the community thought leaders, helping you increase your reach. #eventtech #adekspoincrease your reach and maybe attracting the guru for a workshop at your next event.

Good event technology increases the likelihood of succesful interaction between people, networking and connecting the right business opportunities.  Without technology, organizing an event is like fishing with a line and hook and ultimate patience.  Great as an outdoor leisure but not for providing sustainable living.  As an organizer you went through an enormous pile of work and effort to realize the event and then you leave it up to pure serendepity for the right people to meet each other.  With just a little technological help you can do so much better and more rewarding.

4. Increase engagement

A mobile app, a Tweetwall, a Pinterest photo contest, a website, a voting system, … All of that will support your efforts to engage with your customers in a dialogue.  But the dialogue mustn’t start at the entrance and stop at the exit of the event’s venue.  The conversation has to be continuous.  By all means the intensity must be raised during the event by sharing valuable information with your audience.  But before and after the show you also have interesting things to share, or at least you must have.  Interest spans are decreasing which means you have a harder time if you have to reintroduce yourself and fight for attention from scratch, every time a couple of months before the event’s opening date.

This requires proven knowledge of your audiences – fact based, not hunches – stored in integrated software solutions, giving you a 360° overview of every single participant in your events.

5. Demand

I know I said in the beginning of this article that introducing event tech because people want it, is not a good reason to start with.  But don’t underestimate the power of your audience.  “Power to the people” is an increasing reality, and not only in the virtual world.  This means not having a highly appreciated piece of technology on your event can be more harmful than having it in a way that’s not optimal.  You must however make sure the experience is valuable from the beginning and be clear about the ultimate goal.  Ask for features users want to see in the future and communicate well about your plans for the future with this technology tool.

6. Experiment

Try new stuff !  Don’t be afraid of technology.  People attending your events aren’t.  More and more events will be attended by people between 25 and 40 years old.  Those are manifest 24/7 users of technology.  Try something new, evaluate well and then drop it or use it differently, more wisely to achieve your overall strategy.  Or to provide objective answers to the questions that you want to see answered.

Don’t be afraid to ask for help.  Your specialty is organizing an event and managing a community, not knowing exactly how technology can help with those tasks.  So ask for professional help when developing a strategy or searching for effective technology.

It’s all connected. Just like any event’s goal is to connect more people and ideas together, the goal for your arsenal of technological features should be to connect them and gain insights and information helping you to become a better organizer who knows what people want to get out of your events.

3 observations on the trade show industry

After a little over half a year of activity at adekSpo and some completed and running consulting projects – small and bigger, at least in my eyes – I found it time to make a round up of my experiences so far.  Of course they’re my observations, so I would love to hear some more.  And it’s just the 3 most remarkable to me, I bet there’s a dozen more to write about.

The trendsetters

Increasingly you can find amongst organizers, which in my opinion, have been for so many years, very traditional about their work methods, procedures and approaches, people that feel the need for a new breeze.  Often these people are outsiders, starting a new career in the event or trade show industry.  Events and trade shows still have a tremendous gravitational force on job seekers, mostly because it’s a work intensive industry, strangely and astonishinly having a low automation level.  That means higher employment security than average, which in today’s economic and employment situation, is a safe harbour worth steering to.  These new recruits are typically vertical specialists, and less horizontal generalists – which are so desired in this line of work – bringing along from previous jobs, experience and interests in relatively new domains for the trade show industry.  This makes that more organizers, especially smaller companies, are more excited about new and bold ways of organizing, promoting and staging their events.  These new and bold things still include quite traditional aspects of the event organizing game, like registration and promotion and booth sales and finding speakers, etc…  But they strategically and tacticially use new technology to handle that like : NFC, social media advertising, social CRM, conversational marketing, big data, twitter walls, mobile apps, voting systems, iBeacons,…

For one of these brave, small organizers, I did an interesting prototype using NFC tags and LinkedIn profile exchange as a fast way to register people entering a free seminar.  But it wasn’t just about the prototype, which by it’s name might suggest a pure technological nature of the project.  No, it was much more about the open, eager and innovative attitude towards registration and collecting personal information about attendees.  Even for free events, most organizers stick to, from a sense of tradition, lengthy fill-out forms including the most common fields like company, name, sex, address, phone, email,…  These hard facts data give a – sometimes false – sense of security : “I have the data and can use it again for next time.”.  But data changes over time, increasingly rapid and people sometimes lie or don’t fill out the complete form.  There’s less chance of that happening on their LinkedIn or Facebook or Twitter profile, especially in a B2B context.  On the contrary, the chance of that data still being accurate one or two years later, even after having changed company, is so much higher when you have your attendees’ LinkedIn data, than when you collected and processed that data yourself.  Exactly creating this awareness was the turning point for this organizer to start this project and analyse the technical possibilities and future feasability of such an approach.

The sceptic

Oh, I can hear you, dear readers, thinking : “What about compatibility, the Apple users and people that don’t have a smartphone ?”.  Because being sceptic and downright negative about innovation, is something we’ve all become (almost) used to in this industry.  But I’ll reply to you as I did to some people at this organizer who eventually did the prototype.  How many people still don’t use a smartphone ?  Really ? According to Nielsen studies the number of smartphone users worldwide is inching towards 45%, in 2013 in Europe and the US 69% of recent mobile phone acquirers bought a smartphone – even 80% for those aged below 35.  In B2B environments the use of a smartphone is close to obiquitous.  If you provide a solution for Android and iOS you cover about 93% of all devices used, according to another Nielsen survey in 2013. And Apple fans are known to be early adopters of any new kind of technology becoming available to them, so how long can it still take for them to get on board as well.  So that should provide an answer to all those “concerns”.

Even if it’s not entirely realistic to use something new right now, at least by investigating it thoroughly you’ll be ready when the time comes.  Which today sometimes happens faster than you anticipated.  And I firmly believe that being ready and using or testing a proven technology to the benefit of your attendee’s experience, will give your event the edge it will need.

What’s striking, but not surprising if you think about it, is that many of the sceptics are really big event companies.  Although they have the financial and human resources to be at the forefront, they’d rather wait and see.  I guess because they can – having these financial buffers and still being large trade shows (inter)nationally – and because there’s too many people defending their traditions.

The dawning

I’m positive that in the next months and years there will be growing numbers of trade show organizers, small and big, opening up to the idea of doing things in a new way, embracing technology and data.  I’m not saying we’re there yet.  But I see the light at the end of the tunnel.  The traditional reflex of sticking to “what’s known and has worked for so long”, and the firm belief – or is it frantic hope – that the need for human face-to-face contact will perpetually require trade shows being organized, is fading and being replaced by the recognition that “different” and “modern” can mean “better” and “more profitable”. I experience, in the last weeks, an increased interest in better data management, higher efficiency in work processes, greater transparency, better analytics, new business models and real customer focus.  Not yet as a big tidal wave of interest going through the industry, but more like ripples in a bath tub.  But it has to start somehow.

I truly hope this trend continues, for I really believe in the strength of trade shows and events and not just because it provides me work opportunities as a consultant.

Alles wat je moet weten over live tweeten op events

Live “tweeten” – Twitter-berichtjes versturen voor de wat meer leken – is een beetje als notities maken maar dan online, in of voor een groep en interactief.  Hoor je tijdens een event een geweldige quote of een ‘tweetbare takeaway – zoals in een belangrijke boodschap, bevinding of conclusie die je kan inkorten tot minder dan 140 karakters – dan type je die gewoon in en deel je dat met de ganse wereld.  Al jouw volgers zien je berichtje net als iedereen die de event hashtag volgt en het spel van retweets, favorieten en beantwoorden kan beginnen.

Voor deelnemers en organisatoren van events is live tweeten een vast onderdeel en attractie geworden op de meeste beurzen, conferenties, seminars en webinars.  En om het maximaal potentieel te benutten hebben vele organisatoren er een persoon of team aan toegewezen om de stroom aan berichten in goede banen te leiden en social media vlot te integreren in de “experience” onsite.

Denk je er zelf ernstig over na om live tweeten mogelijk te maken op je volgend event ?  Of je dit eerder al eens deed of er nu voor het eerst aan wil beginnen, deze tips&trics en best practices zullen je zeker van pas komen.

Voor het event

#hashtag kiezen en promoten

Maak je hashtag kort en makkelijk zodat de gebruikers nog voldoende karakters over hebben om quotes en takeaways te typen – denk  #EVNTECH in plaats van #EventTechnology.  De hashtag moet ook makkelijk te onthouden en intuïtief zijn.  Wees zeker dat er geen onbedoelde betekenis achter kan gezocht worden en dat de tag al niet door iemand anders wordt gebruikt.  Dat laatste kan je makkelijk online checken, eventuele taalproblemen of al dan niet bewuste en vergezochte versprekingen kan je er waarschijnlijk wel uitfilteren door een aantal van je collega’s de hashtag voor de voeten te werpen en te kijken of zij uitglijden.  Zorg er hoe dan ook voor dat je een back-up plan hebt, moest er onverwachts toch, na de lancering, een probleem opduiken met je gekozen hashtag.

Je moet je hashtag gekozen hebben vanaf het begin van je promo-campagne.  Steek de hashtag in elke tweet, banner, afbeelding, email en web pagina over je event.  Maak je hashtag deel van de cover foto’s van je Twitter en Facebook bedrijfspagina en van je e-mail handtekening.

Maak iemand verantwoordelijk

Eens je aan de intense voorbereidingen van je event begint, moeten er tonnen dingen tegelijk gebeuren, loopt iedereen in je team van hier naar daar om allerlei taken uit te voeren.  Verwachten dat je die mensen, die al een meer dan volle agenda en dagtakenlijst hebben, ook nog eens kan aanzetten om intensief informatie te delen op social media en dat actief op te volgen en te monitoren, is niet echt een strategisch succesvolle aanpak.  Die bovendien zal leiden tot verwarring.  In plaats daarvan maak je één persoon verantwoordelijk, zonder andere teamleden af te raden of zelfs te verbieden – ja, ik kom dat tegen – om te delen op social media.

Schrijf en plan je tweets op voorhand

Plan op voorhand je tweets met de officiële hashtag.  Dat kunnen aankondigingen zijn van nieuwe sprekers, herinneringen om tickets te bestellen of te registreren met een verkorte link, uiteraard.  Het kan ook een countdown zijn tot het begin van het event.  Door op voorhand te schrijven en in te plannen zorg je ervoor dat je regelmatig blijft posten naarmate het event nadert.  Zorg er wel voor dat ingeplande tweets hun originaliteit, relevante en authenticiteit niet verliezen.  Schrijf elke tweet alsfo je de boodschap meteen in alle enthousiasme zal uitsturen naar de ganse wereld.

Gebruik klaargemaakte templates

Zal je tweeten over een conferentie of seminar, maak dan op voorhand afbeeldingen van de sprekers.  Optimaliseer de foto’s voor Twitter (876 x 438 pixels) en laat wat ruimte in de foto voor tekst die je later toevoegt.  Tijdens het event vang je geluidsfragmenten die je kan gebruiken als catchy quote en voilà je volgende boeiende tweet kan verstuurd worden.  Gebruik een countdown template waar je gewoon elke dag of week het getal in moet aanpassen.

Schrijf de tweets al die je wil uitsturen tijdens het event

Je kan perfect tweets voorbereiden en inplannen zodat het lijkt alsof je live tweet gedurende het event.  Voorbeeld : je weet uiteraard wanneer een bepaalde sessie zal starten waarbij je dat wil aankondigen met een tweet in het genre van “Sessie x start in 5 minuten! Haast jullie voor een goeie plek! #hashtag.”

Ken je het exacte aanvangsuur niet of maakt de timing niet zo uit, dan kan je je tweet nog steeds op voorhand schrijven en opslaan in een document.  Op die manier, kopieer je gewoon de juiste tweet op het juiste moment vanuit je document.  Vergeet in beide gevallen niet om links altijd te verkorten en op de maximale lengte van je bericht te letten, zodat je echt kan kopiëren, plakken en versturen.

Te meer je je tweets hebt voorbereid, te meer vermijd je dat je tijdens het event rondloopt als een kip-zonder-kop – wat vaak zo al het geval is met het miljoen andere probleempjes die je moet oplossen.  Let wel op dat je de ingeplande tweets aanpast wanneer er zich plots een verandering voordoet in de agenda van je event !

Verwacht je aan technische problemen

Gebruik een andere smartphone dan de je dagelijks toestel om live te tweeten.  Zorg dat de smartphone elke dag met een volle batterijlading start.  Neem altijd en overal de batterijlader mee en gebruik je lunchbreak om jezelf maar ook je telefoon nieuwe energie te bezorgen.  Heb je een toestel dat snel leegloopt of kan je niet vaak genoeg even bijladen, investeer dan in een extern “battery pack”.  Voor elk merk smartphone vind je tegenwoordig wel een aangepaste pack die extra batterijduur bezorgt zonder je telefoon in een baksteen te veranderen.

Dit wordt alweer een serie berichten merk ik.  Volgende week meer over tweeten tijdens en na het event.


5 top taktieken om je exposanten vast te houden en de tools daarvoor

Hoe hou je als organisator van een beurs of conferentie je exposanten of sponsors tevreden ?  Hoe overtuig je ze om jaar na jaar terug te keren naar jou event ?  Welke tools moet je daarvoor in huis hebben ?

Klanten behouden is makkelijker gezegd dan gedaan, zeker in tijden van economische griep of verkoudheid en met de beschikbaarheid en het massaal gebruik van internet en sociale media om commentaren en reviews te vergelijken.  Daar moet je slim voor zijn en datgene doen wat je klanten vragen.

1. Het belangrijkste dat een event of beurs moet doen is een lead-machine zijn.  Breng je exposanten of spnosors in contact met bezoekers, met goeie bezoekers.  In één van mijn vorige posts lees je (in het Engels) wat een goeie bezoeker is.  Die functie als matchmaker is écht de allerbelangrijkste.  Doe je dit goed dan komen je exposanten terug, gegarandeerd.

Wat heb je nodig om dit goed te doen ?  Perfecte data over je bezoekers.  Die laten je toe om goeie matches te zoeken tussen bezoekers en exposanten en op zoek te gaan naar nog meer goeie bezoekers, of wat men noemt “(identical) twins”.  Als je het profiel van je bezoekersdoelgroepen door en door kent, kan je via allerlei kanalen op zoek naar nog meer mensen met datzelfde profiel.  Die uitgebreide profieldata hou je natuurlijk bij in een, op open standaarden gebaseerd, CRM-pakket gestoeld op een moderne relationele database.  Bovendien laat die profieldata je toe om gerichtere communicatieboodschappen te sturen via verschillende kanalen, wat de kans verhoogt dat ook die kwalitatieve bezoekers blijven terugkeren.

2. Hou je communicatielijn met exposanten open.  Start niet enkele maanden voor het event en stop niet enkele maanden erna.  Raadpleeg hen het ganse jaar door, bezoek je exposanten, blijf posten op de sociale media, deel informatie, stel vragen en luister.  Post foto’s van tijdens het event.  Mensen zien graag zichzelf op foto’s.

Hoe ?  Dankzij een uitgekiend communicatie- en marketingplan dat je uitzet in een marketing automation software.  Dat laat je toe de meerderheid van je communicaties lang op voorhand voor te bereiden en automatisch uit te sturen op de door jou gekozen deadlines.  Een goede tool laat je zelfs communicatieketens met verschillende boodschappen over verschillende kanalen uittekenen gebaseerd op conditionele (re)acties, A/B-testen inplannen en stuurt data en informatie terug naar de profieldata in je CRM.  Uiteraard wordt alles getracked en heb je zo weer nieuwe input voor betere en meer gepersonaliseerde boodschappen.  De sociale media monitor je met een daartoe bestemde software die je toelaat je bereik snel te vergroten maar ook om waardevolle gesprekken aan te gaan met geëngageerde volgers.

3. Start een loyalty program om trouwe, terugkerende klanten te belonen.  Dat heb je natuurlijk al, hoor ik je zeggen.  “Mijn exposanten van de vorige keer mogen als eerste hun stand kiezen.”  Nou, dat geldt voor elke exposant van de vorige editie, ook het bedrijf dat vorige keer voor het eerst deelnam.  Net zo goed als voor het bedrijf dat al 10 jaar lang elke keer opnieuw z’n vertrouwen in je event bevestigd.  Dat is dus niet echt een loyalty program.  Een écht program valoriseert de trouwheid met kortingen, voordelen, privileges of speciale sponsor deals.

Wat heb je nodig ?  Niet echt veel, gewoon een makkelijk te genereren en correct overzicht van de aanwezigheid als exposant van elk bedrijf dat in je database zit.  Dat zou niet moeilijk mogen zijn.  En natuurlijk een aantrekkelijk en progressief loyalty program.  Aarzel daarbij niet om je exposanten input te vragen om te weten te komen wat voor hen aantrekkelijke voordelen zijn.

4. Maak het leven van je exposanten of sponsors makkelijk.  Beperk het aantal lijnen “kleine lettertjes” in je contracten en technisch handboek.  Beperk het aantal regels en richtlijnen en consolideer je leveranciers.  Er is niks zo moeilijk voor een exposant dan jaar na jaar, editie na editie, met nieuwe leveranciers en de veranderde specificaties van hun producten te moeten omgaan.

5. Wees flexibel tijdens op- en afbouw.  Laat een exposant die in de problemen zit, voor welke reden dan ook, de optie om, al is het betalend, later te werken dan het officiële einduur ’s avonds.  Draag zorg voor je exposanten en hun opbouw-crew.  Eén van de betere trucks die ik ooit heb omgezet is zó eenvoudig maar werkt echt : gratis koffie voor exposanten tijdens de opbouw.  Wat heb je nodig ?  Een tafel, een aantal thermossen koffie, wat suiker en melk, een doos roerstaafjes en bekertjes, veel bekertjes.  Oh, en iemand die bij momenten een oogje houdt op de bevoorrading.  Het resultaat : happy people en aangenamere gesprekken aan de exposanten desk.  Zelfs als het wat tegenzit voor één bewuste exposant, zorgt een kopje koffie voor een meer ontspannen sfeer en een makkelijker haalbare oplossing voor z’n probleem.  Waarom eens niet een happy hour organiseren op de middag van de laatste opbouwdag ?

Andere opties die je kan overwegen : exposantentraining – hun succes is jouw succes.  Verzorg gratis webinars, handouts en checklists.  Verhoog de mogelijkheden tot netwerken met een game.

Tijdens het schrijven van deze post, viel het mij op dat dit meteen m’n 20ste bericht is.  Dat betekent dat ik er toch in geslaagd ben om 20 keer na elkaar elke week een idee te ontwikkelen voor een post.  Bij het begin van dit blog, leek me dat erg moeilijk, maar kijk het lukt toch.  Natuurlijk heb ik inspiratie opgedaan bij andere bloggers of artikelen op het web.  Wat me altijd opvalt is hoeveel voorbeelden de event-industrie, zeker met betrekking tot technologie-inzet, kan overnemen van de retail.  Daar zal ik in de komende weken wat aan werken en trachten te illustreren in een aantal berichten.

Maar nu eerst, na 6 maanden intens bouwen aan m’n nieuw leven als zaakvoerder van adekSpo bvba, een weekje of 2 vakantie.  Tot binnenkort.