De organisatoren van congressen en seminars staan in de komende maanden en jaren voor de opdracht om de traditionele paden van de sessie met een spreker en passieve toehoorders te doorbreken. Deelnemers verwachten meer interactiviteit, meer spontaniteit en de mogelijkheid om te communiceren en te netwerken. Dit moet allemaal ondersteund worden door de organisator, in het gekozen concept van het congres, de programmatie, de indeling van de gemeenschappelijke ruimtes en de gebruikte technologie.
En dan volstaat een goede geluidsinstallatie, één of meerdere projectoren en de vragenronde met een manueel doorgegeven draadloze microfoon niet meer. Hieronder vind je 5 belangrijke tendensen in technologie voor congressen en seminars.
1. Live streaming
Participeren in een congres is een tijdrovende commitment : verplaatsingen heen en weer, een ganse dag of halve dag luisteren naar, hopelijk boeiende, sprekers, en dan ook nog netwerken en zaken doen. Tijd is, voor iedereen, een steeds schaarser goed en dus springen we er almaar zuiniger mee om. Daardoor kan, hoe interessant ook, de geplande deelname aan een congres of seminar weggeschoven worden voor een belangrijkere zaak, of gewoon omdat er geen toestemming (meer) is. Laat toe dat in zulke gevallen, zij die er toch niet geraakten, kunnen volgen via live streaming op een webplek. Dat vraagt tegenwoordig geen uitzonderlijke inspanningen of technische huzarenstukjes meer. Kans is groot dat veel mensen die ene sessie die ze eigenlijk niet wilden missen toch meepikken online en alsnog bijleren waarin ze geïnteresseerd waren. Dat verhoogt alleen maar de waarde van je evenement en jou relevantie als organisator. De klantentevredenheid stijgt evenredig.
2. Live slides
Zeker in grote aula’s met veel toehoorders, is het nuttig en handig om de slides die geprojecteerd worden op het scherm, ook individueel te kunnen zien op de smartphone of tablet van de toehoorder. Verschillende apps voor dit soort interactiviteit laten toe dat de gebruiker meteen ook notities neerpent en vervolgens de presentatie op z’n toestel opslaat.
Op die manier wandelt hij/zij meteen bij het verlaten van de zaal buiten met alle slides en moet hij/zij niet wachten tot enkele uren of dagen later alvorens de bestanden ergens klaar staan om gedownload te worden.
3. Social seating
Zorg er als organisator voor dat je voldoende kennis hebt over het profiel van je deelnemers. Interesses, grootte van het bedrijf waarvoor hij/zij werkt, sector waarin het bedrijf actief is, beslissingskracht in het aankoopproces,… Koppel dat in je database met gedrag op sociale media en je hebt een geweldige bron van informatie om de stoelbezetting in de zaal niet meer over te laten aan het lot, maar intelligent te sturen op basis van die gegevens. Doe een stoelendans gedurende de pauze zodat je toehoorders optimaal en met verhoogde kans op succes kunnen netwerken in de korte periode waarin de sprekers elkaar aflossen op het podium.
Dit is ondertussen het hype-stadium voorbij in de luchtvaart, waarbij maatschappijen als KLM, Iberia en American Airlines hierin vergevorderd zijn en een voorsprong hebben opgebouwd ten opzichte van de concurrenten.
Overigens kan je dit ook toepassen bij lezingen, seminars, sessies, workshops, of hoe je het ook wil noemen, waarvoor je niet op voorhand hoefde te registreren. Zet een kiosk aan de toegang tot de ruimte waarop mensen kunnen in-checken met hun Facebook- of Twitterprofiel en wijs meteen een stoeltje toe op basis van hun profiel en dat van reeds geregistreerde toehoorders.
4. Collective media
Een fotograaf of video-ploeg je event laten coveren kan natuurlijk nog altijd, maar maak gebruik van de toenemende behoefte bij deelnemers om zelf foto’s te nemen of video’s te maken. Geef hen een plek om dit beeldmateriaal in te dienen op jouw website. Via een wedstrijd bijvoorbeeld.
5. Interactie & social media
Niets zo saai als een spreker die z’n tekst aframmelt voor een groep stille, passieve toehoorders. Vraag en antwoord op het laatst van de toespraak, nog zo’n dooddoener. Kans is behoorlijk groot dat de deelnemer tegen dan z’n vraag al lang vergeten is, of niet meer durft te stellen. Laat toe om via Twitter vragen in te dienen gedurende de sessie, zeker als je live streaming voorziet een must. Laat vervolgens toe dat de andere toehoorders het belang van de vraag kunnen verhogen en verlagen met stemmen. Dit zorgt ervoor dat de toehoorders nog meer nuttige informatie meenemen en dat de tevredenheid met betrekking tot de kennis die je meeneemt uit de sessie, gemiddeld toeneemt.
Doe je toch nog, en dat zou je moeten doen, een gesproken vragenronde, zet dan een app in zodat de smartphone van elke gebruiker de gedeelde draadloze microfoon vervangt of gebruik een CatchBox, een microfoon die je kan gooien naar de vragensteller. Leuk en zonder risico op beschadigingen of letsels, uiteraard.
Laat de kwaliteit van de toespraak en sprekers meteen evalueren na elke sessie via electronic voting.
Geef niet alleen de geprinte lijst van de toehoorders maar start een groep op social media waar de toehoorders deel van kunnen uitmaken om opnieuw het netwerken te bevorderen.
Start de inleiding van je seminar of congres met de Facebook-groep, Google+ kring aan te kondigen, of de officiële Twitter hashtag.
adekSpo 