Joehoe, ’t is vakantie, eindelijk ! Tijd om niks te doen, of toch niks te moéten doen en te genieten van het simpele feit dat je tijd over hebt. Althans zo lijkt het want er is natuurlijk altijd iets te doen en sommige dingen nemen meer tijd in dan je je op voorhand realiseert. En heel af en toe moét je toch ook iets doen.
Dat geldt voor iedereen, wat je ook doet in het dagelijks leven, waar je ook werkt, maar zeker als je toevallig in de event-sector tewerk gesteld bent. Dat lijkt misschien paradoxaal, als je al langer in deze sector werkt, want dan weet je dat wij, meer dan anderen, gewoonlijk veel verlof nemen in juli en augustus. Sommigen zelfs gewoon de hele zomer lang. En dat komt natuurlijk omdat we in al die andere maanden van het jaar, gewoon geen tijd hebben om de blok erop te leggen. Altijd maar werken, lange dagen aan één stuk, weekend of niet. Dat moet uiteraard ergens gecompenseerd worden.
Maar elk bedrijf moet regelmatig stilstaan bij wat het doet en hoe het gebeurt. Ook bedrijven in de eventsector. Heel der dagen operationeel bezig zijn, takenlijstje na lijstje afwerken aan een ijltempo, “tsjolen” zoals men in West-Vlaanderen zegt, en niet achterom kijken, dat is vragen voor problemen. Achterom kijken en je activiteiten analyseren is inderdaad een opdracht van het top-management, maar vraagt input en ideeën van iedere betrokkene, elk personeelslid dat je hebt.
Het vooruitzicht om hands-on opdrachten te combineren met intellectuele uitdagingen en grote werkvariatie waren, bijna 20 jaar geleden, voor mij dé aantrekkelijkste voordelen van een job in deze sector. Ook 3 weken onbezorgd verlof nemen in juli of augustus. Maar al snel kwam ik erachter dat dit eigenlijk meer een straf is dan een zegen. Natuurlijk heeft iedereen last van mailbox-overload na zo’n lange tijd van kantoor. Maar wat het in de event-sector nog erger maakt is dat je meteen bij je terugkeer weer geconfronteerd wordt met die haast onuitputtelijke reeks to-do’s en deadlines die, zeker vanaf september, in zo’n rotvaart achter elkaar komen dat er geen tijd te verliezen valt. Ook al is tijd gespendeerd aan retrospectie en analyse geen verloren tijd. Maar het is menselijk én wenselijk om, bij gebrek aan tijd, en dat is er dus meer dan genoeg in de event-industrie en de bedrijven die er werkzaam in zijn, de dingen te doen die prioritair zijn. Ook de “grote baas” dacht er zo over, maar de verlokking om alles te blijven doen zoals we het al jaren deden en gewoon overuren te blijven draaien die we dan daarna gulzig opsoepeerden in vakantie, was te voor de hand liggend en financieel aantrekkelijk.
Hoe kan dat dan beter ?
Ten eerste door bedrijfsbreed het belang van verbetering en reflectie te verhogen, constant te benadrukken en de nodige tijd te gunnen. Zorg voor herhaalde momenten (begin met 1 dag per kwartaal) waarop alle betrokken medewerkers de kans en tijd krijgen om ideeën voor verbetering op tafel te leggen of om feedback te geven. Schuw daarbij geen enkel onderwerp of (opbouwende) kritiek. Hou altijd in gedachte dat het einddoel optimalisatie is. Van de werkmethode, van het werkmoraal, van de werk-fun. Gooi alles in de mand en bekijk het kritisch.
Ten tweede door te stoppen, zeker bij organisatoren, met medewerkers te lokken, zeker de jongere generatie is snel vermurwd met dit vooruitzicht, met 25 of meer opvolgende dagen betaald verlof. Je sneidt in eigen vel en na 2 jaar en de confrontatie na de verlofperiode met een ontplofte mailbox en opgestapelde taken op het bureau, is het vooruitzicht op alweer 3 weken verlof beduidend minder aanlokkelijk.
Ten derde, door de lasten op arbeid te verlagen, liefste politici, zodat die overuren die ‘in het seizoen’ gedraaid moeten worden gewoon betaald kunnen worden en we niet op extra verlof moéten. In ruil krijg je meer dan vermoedelijk extra loontrekkenden die toch weer meer zullen bijdragen. Bedrijfsleiders zijn geen dommerikken en weten zeer goed dat efficiëntiewinst geboekt kan worden door slimmer te werken. En om slimmer te werken moet je tijd krijgen om te kijken wat je doet en hoe je het beter kan doen. Die tijd kost geld maar kost nu gewoonweg te véél geld.
Waarom ?
Omdat we dan van de zogenaamde rustige periode net het moment kunnen maken om stil te staan bij het afgelopen jaar en te kijken wat we beter kunnen en willen doen en hoe we dat zullen aanpakken. Mag je dan geen verof meer nemen ? Tuurlijk wel, maar zorg voor een beter evenwicht in de tijdsbesteding het ganse jaar door. Management moet er voor zorgen dat overbelasting in het jaar geen gebruik wordt dat bedekt wordt met de mantel van het vooruitzicht op een lange periode verlof. Juli en augustus zijn maanden waarin je, tenzij voor festivals en andere dans- of muziekgerelateerde events, geen live meetings of beurzen organiseren kan, en dus moet die periode ook aangewend kunnen worden om na te denken. En om ook wat verlof te nemen, laat dat duidelijk zijn.
Zijn er dan geen bedrijven in de sector die dat ook effectief doen ? Uiteraard wel, ik werk op dit moment in opdracht van zo’n organisator aan de optimalisatie van hun processen en systemen voor exposantenbeheer. Het ideale moment, vonden zij en ik ben het met hen eens. Dat verklaart ook meteen waarom ik nu bijna 1 maand geen berichten heb gepost op m’n blog. Niet (alleen) door vakantie, maar gewoon te druk bezig 😉
adekSpo 