5 megatrends voor de event-industrie

Het GCB, German Convention Bureau, publiceerde eind vorig jaar de resultaten van het onderzoek “Meetings and Conventions 2030: A Study of Megatrends Shaping our Industry”.  (redelijk lange titel, in het Duits waarschijnlijk zelfs in 1 of 2 woorden)

Ik ben geen trendwatcher en verwacht dat het voorspellen ervan steeds moeilijker zal worden gezien de stijgende snelheid waarmee alles op korte termijn constant veranderd en in beweging is.  Maar deze wil ik toch meegeven.

De studie somt de 5 meest invloedrijke trends op die de meeting industrie zullen hervormen in de komende jaren : “technologie in het dagdagelijks leven en op het werk”, “globalisering en internationalisering”, “mobiliteit”, “demografische veranderingen” en “maatschappelijk verantwoorde ontwikkeling”.  De volgorde is gebaseerd op de antwoorden van event professionals.  Ook volgens mij de belangrijkste uitdagingen waar we voor staan, niet alleen in de events industrie trouwens.

Technologie

Natuurlijk onderstreep ik de gedachte dat de technologische trend met stip op nummer 1 staat.  Wat had je gedacht ? Ik heb er een groot deel van de bestaansreden van m’n bedrijf op gestoeld.  Ik ben een gepassioneerd “believer” in hoe technologie gebruikt kan worden om dagdagelijkse problemen op te lossen en het leven en de job van iedereen gemakkelijker en productiever te maken.  De studie toont aan dat 40% van de event professionals het met me eens zijn.  De trend lijkt onverzettelijk om via mobiele apps, mobiele websites, social media hubs tijdens het offline event, … de beleving van bezoekers drastisch te verbeteren en naar een niveau te brengen dat jonge gebruikers als normaal beschouwen.  Door gebruik te maken van real time analyses, moet technologie helpen om die beleving maximaal te personaliseren.  Denk daarbij aan gepersonaliseerde routes doorheen het event op basis van interesses van de bezoeker, suggesties voor ‘niet-te-missen’ informatie-sessies of workshops, netwerk-events met favoriete gesprekspartners en interactieve mobiele toepassingen tijdens conferenties.  Deze trends boezemt echter veel event planners ook schrik in, zo heb ik ervaren in menig gesprek.  Angst om de complexiteit, het verlies van controle en de extra tijd om die technologie te implementeren en beheren.  Veel van die angst is echter ongegrond als je je goed laat omringen met professionele tools en solution providers.

Globalisering en mobiliteit

De twee volgende trends – globalisering en mobiliteit – zijn niet alleen sterk met elkaar verbonden, maar strijden wat mij betreft alleszins om de tweede plek.  Eigenlijk zouden we ze exequo op twee moeten zetten.

Dankzij steeds goedkopere vliegtuigtickets neemt het aantal internationale bezoekers aan belangrijke, overtuigende events steeds meer toe.  Al blijft het bezoeken van een buitenlands event altijd wel een significante investering in tijd en resources.  Daar wordt, zeker in economische crisis, of in de (lange) naschok daarvan, zuinig mee omgesprongen, en dus worden die bezoeken zeer strikt uitgekozen op basis van een aantal duidelijke criteria.  Als je hiermee rekening houdt en oog hebt voor cultuur- en taal-gevoeligheden zorg je ervoor dat je bezoekers zich engageren en effeciënt contacten kunnen leggen.

In de dagen van duur internationaal transport en dichtslibbende routes naar hoofdsteden, startte de trend naar regionalisering.  Kleinere maar toegankelijke events.  Ondertussen is het verkeersinfarct enkel intenser geworden en treft het ook economisch belangrijke provinciesteden of regio’s.  Een ritje Antwerpen-Gent of Mechelen-Rotterdam met de auto, om een regionaal event bij te wonen, is in termen van productivteitsverlies erger geworden dan een vlucht of treinrit Brussel-Parijs om een internationaal event bij te wonen.  Een venue zal in de toekomst dus écht en op elk moment goed toegankelijk moeten zijn met openbaar vervoer, vliegtuig, auto, taxi of fiets.  Denk bij je event en de keuze van de venue, ook even aan de ontsluiting richting andere activiteiten, voor of na je event, of in functie van het “social program”.

Ik ben er bovendien van overtuigd dat zowel de internationalisering als het oprukkende mobiliteitsprobleem gedeeltelijk beantwoord kunnen worden met technologie, zoals webinars en andere online events.

De onderbouw van het mobiliteitsvraagstuk wordt gevormd door de uitdagingen van demografische verandering en diversiteit.  De demografische shift dicteert dat de gemiddelde bezoeker niet langer een oudere man in een maatpak zal zijn.  Het zullen steeds jongere mensen zijn en vrouwen.  Dit impliceert nieuwe eisen aan je event zoals bijvoorbeeld alternatief vervoer en faciliteiten daarvoor, kinderopvang en flexibele openingsuren.  Bovendien ervaren we steeds toenemende culturele diversificatie tijdens events, een trend waar we rekening mee moeten houden.  Niemand zou het in z’n hoofd halen om een vakbeurs te organiseren op Kerstdag.  Maar steeds meer zal je als event planner ook rekening moeten houden met andere religieuze feestdagen en zal je ook op andere domeinen aanpassingen moeten maken, bijvoorbeeld in je cateringaanbod.

Tot slot, maar niet het minst belangrijk, moeten we als industrie onze verantwoordelijkheid opnemen ten aanzien van duurzaamheid en het milieu.  Internet-technologie zoals video conferencing is een toegevoegde waarde voor events en heeft gelijktijdig een positieve milieu-impact.  Speciale software helpt om de duurzaamheid van een event te analyseren en bij te sturen – informatie die steeds meer verwacht en gewaardeerd wordt bij je bezoekers. Een gebrekkig beleid en onbestaande maatregelen om mileu-factoren bij te sturen, of het nu gaat om de verlaging van je CO² voetafdruk, beter recycleren, ecologische standconstructies, zuinigere verlichting of focus op diervriendelijke en organische voeding, zullen je deelnemers niet imponeren, laat staan aanmoedigen om een trouwe bezoeker te worden.  Dit is duidelijk een verantwoordelijkheid van organisatoren, leveranciers en de event venues.

Dit onderzoek belicht een aantal pertinente uitdagingen van vandaag en op middellange termijn.  Ik denk dat de deugdelijkheid van de resultaten in de komende jaren bevestigd zal worden.  Zoals bij elke trend moet je nu al nadenken over de gevolgen voor jou event, of de trend gaat je in rotvaart voorbij en je mist de trein.

Voor het volledige onderzoek kan je hier terecht.

Advertenties

Hoe zullen we events binnenkort noemen ?

De meetings- en eventindustrie heeft zich, op eigen keuze, in een silo gepositioneerd, door halsstarrig vast te houden aan het credo dat niets, maar dan ook niets een evenaring kan zijn van face-to-face contact.  Je weet wel, de 5 zintuigen en een persoonlijk gesprek!  Dit heeft, voor welke reden ook – loomheid, bestaande infrastructuur of het gebrek aan een drang naar verandering – een rustgevend gevoel van superioriteit veroorzaakt.  Dat gevoel wordt vaak zelfs met ongepaste fierheid verkondigd in woorden, zoals ik onlangs nog mocht ervaren in een verder leuk gesprek.

Ondertussen heeft er zich, dankzij het internet, een heel ander universum ontwikkeld.  Eén waar individuen en bedrijven kunnen ontdekken, leren, netwerken, relaties aanknopen, kopen en verkopen door digitale platformen te gebruiken.  Of die digitale omgevingen al dan niet live-events kunnen aftroeven of aanvullen is een kwestie van perspectief, zeker gezien de duidelijke scheidingslijnen steeds verder afkalven.

Het ontegensprekelijke feit is echter vandaag dat het universum van bedrijven en individuen die online op zoek gaan naar nieuwe connecties, kennis en transacties, veel groter is dan zij die datzelfde doen en in de toekomst zullen blijven doen op evenementen.

Door zich te verstoppen achter een enkelvoudige ideologie, een eenzijdig business model of simpel leveringssysteem, missen organisatoren een enorm potentieel klantenbestand dat momenteel floreert in de cyberwereld.  Die houding kost omzet, hindert de evolutie van de meeting-industrie en levert een “ondienst” aan bestaande en toekomstige klanten.

Weet dat een alternatief bestaat :the-future

Investeer in strategie niet in technologie.  Een moderne strategie bestaat er in te onderkennen dat de twee dimensies – fysieke en digitale wereld – waarin we vandaag leven, leren, netwerken en zaken doen elkaar niet langer uitsluiten.  Naarmate de organisatoren zich losscheuren van de plaats en manier waarop producten en diensten worden aangeboden, des te sneller kunnen ze voordeel halen uit het omvangrijke potentieel dat bestaat bij een groter wordende klantengroep die gericht is op online.

Neem nieuwe maatstaven aan.   Gebruik blijven maken van één-dimensionale eenheden – netto oppervlakte, aantallen exposanten of bezoekers – om de groei in de meeting-industrie te beschrijven en meten, gaat compleet voorbij aan de multi-dimensionale realiteit en onderwaardeert het potentieel van het digitale publiek, een immens groeiend potentieel trouwens.  Nieuwe statistieken en cijfers, zoals het aantal impressies, het aantal online deelnemers of de omvang van het sociale netwerk, kunnen een belangrijke positieve invloed hebben op de waarde, perceptie en mogelijkheden van live events.

Massaal bruggen bouwen.  De platformen, de technologie en zelfs de experts die deze diensten omhelzen en professioneel begeleiden en zo toegang bieden tot een veel groter universum van klanten bestaan nu al: platformen voor content verzameling, webinars, online training platformen, sociale netwerken en mobiele apps.  Maak er zoveel mogelijk nuttig gebruik van op een duidelijke, doelgerichte en professionele manier.  Start nu met je experimenten met deze platformen.  Zo’n dingen moet je namelijk leren optimaal gebruiken voor jouw markten.  Maar, benepen denkpatronen, overdreven financiële verwachtingen, aversie voor verandering en een gebrek aan kennis over de mogelijkheden beperken hun potentieel voor de event industrie.

Informatie bezorgen, netwerkmomenten faciliteren, sales leads en diensten aanbieden binnen de muren van een fysiek gebouw, is de gekozen differentiator of USP (unique sales proposition) van de face-to-face meeting industrie, maar niet z’n UVP (unique value proposition).

Indien deze industrie wil groeien, moet hij zich heruitdenken.  We moeten aanvaarden dat de wereld veranderd is en wij vandaag een andere industrie moeten zijn – één die écht voordeel doet bij de nieuwe mogelijkheden die we ter beschikking hebben en één die een toekomstige visie ontwikkelt op wat we potentieel kunnen zijn.

We moeten het business model van alléén F2F-evenementen en daaraan gekoppelde diensten verlaten, willen we beschouwd worden als meer dan simpelweg een leveringssysteem.

De industrie heeft een nieuwe naam nodig, die zijn echte differentiator illustreert, namelijk de diepgaande expertise en doorgedreven kennis van specifieke (zakelijke) verticale markten of doelgroepen en de mogelijkheid om voor die markten opleiding, netwerken, sales, diensten en community leadership te voorzien, op verschillende manieren en via verschillende media.

Wat moet die nieuwe naam volgens jou zijn ?

The visitor experience

“Visitor experience” has been a buzz phrase for a number of years now in the event and trade show industry.  I worked at companies contributing great value at this so called experience, all of them at least in words, and some in deeds.

Let me start by agreeing that a good visitor experience is an important element in the mix of arguments to convince an attendee to show up.  To the contrary, a lousy experience would certainly be sufficient to never show up again, or at least for a while.  But what actually is important to the visitor experience ?

I would argue that mere bedazzlement isn’t part of a great experience, at least not at trade shows, maybe a bit more at corporate events.  Definitely it doesn’t equal experience.   People are being bedazzled all the time, or great resources are aimed at trying to do so, and subsequently they are a little bit fed up with flashy, shiny and awesome design constructions or light/sound/visual effects.  So stop putting heaps of money in building temporary impressive catering areas, just make sure the food and drinks are good and honestly priced.  Stop investing exhaustively in decorating the entrance, just make sure the registration process is fluent, staff is friendly and people can enter the event fast.  After all it’s what they came for.  Allow the exhibitors the joy of bedazzling visitors.  And invest in teaching those exhibitors that need it, how to treat visitors so that they feel bedazzled and VIP.

“Visitor experience” doesn’t start at the show’s entrance either, it’s quality control from the first interaction with the potential visitor up until when he/she gets back home from the event.  A complete trajectory with many touch points along the way and thus many opportunities to impact the feeling of importance and welcome.

Real “Visitor experience” is actively helping the visitor with his (daily) struggles throughout that trajectory.  These struggles are basically the same for many of us and involve easy transport, parking, avoid time loss, easy orientation, find what you were looking for, share, too much things to remember or do, annoyance/frustration about little things.

Just a couple of examples : to-the-point, personalized, snacklike promotional communication, swift online ticket sales and registration, registration confirmation mail with ics-file, reminder e-mail with up-to-date practical details, easy and comfortable parking, speedy onsite registration, welcome e-mail right after entering the event, e-mail with feature exhibitors or promotions not to miss, functional event app, location based messaging, helpful interactive digital signage, free toilets, free wifi, thank-you-for-your-visit e-mail after the event.

The evaluation made by the visitor on the quality of his/her experience is made when returning home or even days/weeks after the event.  On top the visitor experience is what’s called a “losing game”, with much more severe dissatisfiers than satisfiers.  This means that excellent, over the top, expensive decoration will be of no value if basic things like tidiness in the restrooms isn’t at accepted standards.  So aim efforts at setting a basic standard on every single touch point with the visitor that you can control and check, then increase each level evenly with an emphasis on helping the visitor finding what he/she came for.  And believe me this visitor didn’t come to be impressed with the state-of-the-art design of the champagne bar, on which most visitors aren’t event allowed access. 

My advice would be to make a map of all the steps in the visitor experience (touchpoints) from pre-visit until post-visit and a map of the pain points.  Try to imagine what your visitor was thinking or doing at each stage.  Example : when leaving an event the visitor will undoubtedly be thinking “where did I leave my car ?”.  Look at how you can help him remember that.

Then compare and look at where and how you can influence at large to convert the pain points into winner points enhancing the experience.

Something like this but then filled out to match the specifics of your event.

Map of complete event trajectory.

Map of complete event trajectory.

Map of complete event trajectory.

Map of complete event trajectory with impact points.

The most important metrics to track the relevance of your trade show

Organizing trade shows is bringing, at a specific time and in a specific place, an entire industry’s demand-and-supply together and providing full opportunity to meet and network.supply-demand-direction-sign

But how do you make sure you covered the entire industry in your show’s exhibitor offer ?  Because that’s where you differentiate from the competition : relevance !  You’ll fool a man/woman once, but not twice.  If you’re missing key players or you don’t cover all aspects and solutions of the industry for which you claim the trade show was intended, you’re visitor retention rate will drop sharply.  Visitors expect you to show them new and innovative solutions in the industry.

Two steps to achieve insights

1. Make a good overview of the show’s industry in terms of product groups and subgroups.  Include everything you can find and then select what you must offer on the show.  This list is often referred to as the “show taxonomy”.  Then start categorizing your potential exhibitors in the taxonomy.  Company x has products and solutions in this field, and this field and this one.  You can use online resources or each company’s individual website to check as many boxes as possible.  Sublevel categories inherent checks from the levels above.  Each checked box is an opportunity to sell a participation and provides you great CRM intel.

To make a workable listing, you could use the 10/10/10-rule allowing for 10 items in 3 levels of depth, and eliminate 1 level.  So you get the 10/10-rule which at maximum will give you 100 product categories.

Source company details from dependable data sources in each group and subgroup of your show taxonomy, join all data, deduplicate and import into your CRM-solution.  Dependable data sources include the major data providers like Dun & Bradstreet, Bisnode, and others but also trade organizations.  Almost any industry has one or more and they all have members and useful data on them.

2. Categorize your companies in terms of their importance to the industry.  This one has nothing to do with your categorization of clients, you can use a different one for that.

In this case the ABC-listings assign an ‘A’ to top notch, really important, big, innovative industry leaders.  But also for visionairies on the rise in a specific product category.  ‘B’ is for good representative and established companies, ‘C’ stands for the bulk of companies in this industry.  Ideally you would attach ABC-categories to a company for each product group of your show taxonomy they’re represented in.abc-inventory-system-300x216

Reporting

Now you can start tracking your relevance.  Each signed exhibitor fits in a category and has an ABC-listing assigned.  Analyze how well you’re doing in terms of :

  • global representation of ABC-companies on the show in comparison to market reality
  • global representation of companies in each taxonomy category in comparison to market reality
  • specific representation of ABC-companies in each taxonomy category in comparison to market reality

Integrate these metrics in your weekly sales reports and KPI’s to track the health of your show, not just how many square meters you sold and your targets.  Act upon those metrics if major players are missing or you have under-representation in one or more taxonomy categories, especially if they’re top level categories.  It allows you to assign your sales efforts and priorities  intelligently.  Next edition you can use the metrics as KPI improvement targets.

Of course relevancy also comes from a excellent, coherent, interactive and educational side program with lectures, workshops and get-togethers featuring thought leaders in the industry as speaker or chairman or discussion moderator.  But having a relevant exhibitor base present at your show, is at least 60% of the work.

Alternatively to the ABC-technique you could also use the Gartner MagicQuadrant-technique and split your customer base into “Leaders”, “Challengers”, “Visionairies” and “Niche Players”.  Or combine both where you play out ABC in terms of financial contribution to the product group’s market gross revenue and MQ for the company’s contextual value.  This approach of course requires more tangible and reliable data on your customers’ and market’s financial figures.

Start with the excellent show taxonomy, using the 10/10-rule.  You can expand on it later on.  You’ll likely be able to just write down and remember who the A companies are in each category.  Any good sales guy should know those or have the listed pinned to his desk anyway.

graph_pushed_up_by_man

As said in the introduction, visitors will stop attending your show if it doesn’t offer them a good overview of the industry. And a good overview must include the right, representative mix of big and small, important and niche companies in each product category you’re offering in your show.  Remember that “getting a good industry overview” is one of the top reasons for attending, mentioned in visitor surveys.  If you can’t offer enough players in a certain product category on your show but the market proves you wrong, then you must react.

You can’t keep finding 50% new visitors for every next edition of your show.

Virtual shows : it’s coming

I remember early 2000 or maybe 2001, time flies you know, when I got a first glimpse of the virtual show.  A demo, not even the real thing, and after long consideration and internal discussion with my colleagues, we decided it just didn’t present any additional value, let alone it could be an alternative to our real-life professional trade shows.  Furthermore it took a lot of technology setup.  It were the days when no or only few computers in your office had a microphone or speakers and the days when IT administrators hammered your computer’s connections with the outside world as shut as possible.  Rightfully so back then with managers thinking the world was constantly spying on their national secrets, security appliances being sluggish and users blissfully unaware of the risks involved in inserting foreign disks or USB-sticks.  Meanwhile managers have accepted the risks of online storage and SaaS and the web browser has become one of the most important corporate software items.

In over a decade of time, life changes and so does technology and the acceptance thereof.

And so last week I attended to an actual virtual show, the real thing – it didn’t even have a simultaneous real-life counterpart.  Just some place on a web server, you can reach with a computer, tablet or smartphone.  No need to drive over or fly in, take a taxi or find a parking place, walk a mile to reach the main entrance, and again a mile to reach the doors to the actual show.  No just login and start meeting people, start learning about new solutions and possibilities from exhibitors or conference speakers.

As with a brick-and-mortar show a virtual one is considered successful when it allows visitors and exhibitors to connect, learn from each other and do business, exchange ideas, gain new insights and network.

And that’s when you notice that we’re not there yet with virtual shows to replace real-life shows.  The interaction isn’t as natural as in real life, in fact you can literally ignore all attempts at interaction without being impolite or brutal.  It still takes some plugin installation to experience all of the show’s features, which can be a barrier for some and one you wouldn’t experience in real life.

BUT let me tell you all, a virtual show has some at least these 8 great advantages :

1) networking opportunities

By default a virtual show opens up a world of potential people you want to talk to, simply because it will allow you to see who’s attending and who’s present together with you.  You can filter on company, interest or any other criteria the organizer has set in the registration form – and just strike a conversation with one or many people.  On top it allows you to schedule meetings or leave a message in the person’s inbox.  On the spot or planned well in advance.

2) presentations

Following a webinar is as simple as taking a seat in a conference or seminar room and listen to the speaker.  Yet in a virtual seminar, you’re in your own comfortable office chair and have access to your computer, laptop or mobile device to take digital notes, record the speech and if it’s all too boring to you, leave the room without being noticed or disturbing the other listeners.

3) moderated

The presentations on a virtual show are always moderated which assures a well-kept timing and easier interaction.  A good moderator has some questions of his/her own at the end of every session and can keep a debate going.  A fine moderator also makes a powerful introduction and a brief resume before and after each presenter.  A good moderator last but not least points at the appreciated evaluation of each session, very important to understand the needs of your audience.

4) takeaways

Exhibitors, speakers and sponsors used to participating in virtual shows provide ample takeaways.  Whether it be white papers or case studies or presentation handouts or basic information pdf’s, everything is ready for download.  The content is there for you, the visitor, and not promoted in some way or pushed at you in a plastic bag while you walk by.  You’re in control, check if the content has meaning to you, and then save it to your toolkit or inbox.

5) digital

Every transaction you make in the digital world of a virtual show is purely digital and therefor traceable.  Might sound a little bit scary but it’s actually not.  You can go back the next day and still remember who you spoke to and on what subject, you can see which sessions you followed and review the slides.  Check your downloaded documents.  And the really great thing is, you can easily share it with your colleagues and other stakeholders.

6) social media

Social media integration in a virtual show comes very natural.  It’s like almost normal that the link with Twitter, Facebook, LinkedIn, Xing, Tumblr, and others is omni-present.  Allowing for twitter chats, Q&A over Twitter, follow an exhibitor’s Facebook-page,…

7) marketing platform

All interaction being logged, means a world of opportunities for the exhibitors to follow-up immediately, after a few days or at the visitor’s request with the right feedback and information.  It can still go wrong but the chances are slimmer and as everyone knows, lousy follow-up means frustration.  At least in a virtual show it can’t go wrong anymore because you plain lost, in all the fuss of a show dismantling, the red plastic map you used at your booth to collect all business cards your sales reps collected during the show.  Believe me, that happens!  I can’t remember the number of times I got, as the last operations man on site, a call from a totally desperate exhibitor the first morning after the show.

8) transparancy

A virtual show offers complete transparency for a visitor and exhibitor on who’s been on a booth and what was talked about.  What interests did the visitor show, which speakers did he like,…  Imagine how that can help you, as an organizer to analyze the success of your show, build new revenue streams on that, adapt your billing on the facts, help you find the trigger points that attract visitors.  In short it will allow you to increase the likelihood of conversion.  In the end the only reason your show exists.

The virtual show market is a clearly growing one, estimated to get to 18,6 Billion USD by end 2015.

Not only do I think we will see a further growth in 100% virtual shows, we will at the same time experience a rapid virtualization of offline trade shows today and in the future.  Just think about the custom show apps for visitors, indoor location tracking, QR codes to retrieve exhibit information and in the near future what Google Glass could bring to a show and its visitors.

What follows in the next few lines is something many of my esteemed former colleagues will not be amused with, to use an understatement.  It will more likely tempt them to react fiercely, defensive and impulsively negative.  Good for the interactivity score of this blog, but think a little longer before calling me bad names.  Think about the 8 advantages I stated above and how you relate to them as a visitor of your own show.  Clearly it’s not a black and white choice but an option to consider and investigate.  Let your community decide, they know what they want.

My single conclusion : virtual is coming.  Not yet as a full replacement but definitely as an add-on to real-life shows or as an extra event in your organizational calendar, for those in your audience who can’t attend the physical show because of distance or lack of time.  Or as smaller international networking opportunities, to keep in touch with your audience or community.

Again looking forward with an open mind to all your remarks, even if you fully agree.  Share and like at will.

10 aangename neveneffecten van een beursdeelname

In één van de vorige posts schreef ik al over de 3 beste redenen om deel te nemen aan beurzen.
In deze post wil ik jullie 10 aangename neveneffecten voorleggen.  Resultaten die je kan halen uit een beursdeelname die uiteraard niet het hoofddoel op zich mogen zijn, maar die wel de return, die je uit je investering kan halen, verhogen zonder dat je er iets extra voor moet opofferen.
1. Kennis opdoen van nieuwe trends en producten
Elke beurs leeft bij de gratie van nieuwigheden en inzichten in de toekomst, want dat is exact waar de bezoekers op afkomen.  Zo leert elke enquête bij bezoekers je, zeker in de B2B-wereld.  De meeste beurzen leggen zelfs innovatie-parcours of nieuwigheden-paviljoenen aan.  Neem een paar minuten de tijd gedurende de rustigere uurtjes om daar eens door te lopen of om een lezing bij te wonen van een trendwatcher die het publiek komt vertellen wat er in de relatief korte en lange termijn zal veranderen in uw doelgebied of in de leefwereld van uw klanten.
2. Nieuwe ideeën en creativiteit stimuleren
Uit de vele gesprekken die je hebt met bezoekers kan je allerlei ideeën distilleren voor nieuwe producten, nieuwe functionaliteit of creatieve manieren om je bestaande oplossingen ook op andere domeinen in te zetten.  Vergeet niet deze te noteren want anders dreigen ze in de vergetelheid te raken van het “goed-idee-moeras”.
3. Ontmoet andere verdelers en distributeurs
Als producent ontmoet je op een beurs meer dan vermoedelijk je eigen verdelers en distributeurs als exposant, maar ook die van de concurrenten én die van aanverwante producten.  Ook zij proberen hun bedrijf verder uit te bouwen en zullen dit typisch doen door toevoeging van andere merken binnen hun bestaande productenportefeuille maar ook door toevoeging van gerelateerde producten en diensten.  Een opportuniteit zou ik denken voor de slimme en ondernemende exposant.
4. Je concurrenten “bespieden” zonder veel moeite
Op een beurs tonen alle exposanten zich van hun beste kant en willen de bezoekers imponeren met hun laatste nieuwigheden of recentste aanbiedingen.  Elke exposant probeert de potentiële bezoeker die straks over de vloer zal komen, te overtuigen van hun kunnen en kennis, en van het perspectief dat zij te bieden hebben om de klant nu en in de toekomst te helpen bij het probleem waarvoor diezelfde bezoeker een oplossing komt zoeken op de beurs.  Ideaal dus om ook zelf  eens rond te kijken bij de concurrent.  Maak jezelf niks wijs, iedereen weet dat dit gebeurt en probeer het dus ook niet te verbergen, maar stel jezelf voor als een “concullega” en vertel hen ook over jou bedrijf en producten of diensten.
5. Vind nieuwe medewerkers
Een beurs is een netwerk-event en één van de eerste plaatsen waar professionals in jou sector contacten leggen en onderhouden met interessante bedrijven.  Maak gebruik van deze gelegenheid om je bedrijf als tewerksteller in de spotlight te zetten.  Probeer op minstens 1 beursdag je HR-verantwoordelijke ter plaatse op de stand te hebben.
6. Stel je voor aan de pers
Journalisten bezoeken beurzen op zoek naar nieuwigheden en de “vibe” van de markt.  Maak gebruik van deze interesse, ze is er en ze is gratis.  Check bij je organisator of er een pers- of nieuwshoek is waar je persberichten kan achterlaten.  Vraag na de beurs de lijst op met journalisten die aanwezig waren zodat je nog wat extra informatie kan nasturen.
7. Genereer leads voor strategische allianties
Ga actief op zoek naar andere exposanten waarmee je strategisch kan gaan samenwerken in projecten.  Een plaatser van zonneboilers die een samenwerking zoekt met een chauffagist om op die manier een totaal-oplossing te kunnen aanbieden aan de (ver)bouwer.  Een consument is niet geïnteresseerd in een zonneboiler, nee, hij/zij wil warm water produceren voor de verwarming van hun huis op een ecologische en centen-vriendelijke manier.  Dat weet je als ondernemer natuurlijk ook en op de beurs krijg je de kans om op één plek, een goed beeld te krijgen van de spelers en hun kwaliteiten.
8. Neem deel aan educatieve seminars, network parties en onderzoeken
Niet alleen als toehoorder of deelnemer maar ook als spreker of moderator of onderzoeker.  Geef zelf een boeiende lezing of zoek een authoriteit in je vakdomein die dat in jou naam komt doen.
Tip: Hou geen verkoopspraatje, daar komen toehoorders niet voor, deel je kennis op een neutrale manier.  Stop niet één slide in je presentatie met een voorstelling van het bedrijf en z’n geweldige resultaten van de vorige jaren of z’n uitzonderlijke producten.  Je bedrijfsnaam staat enkel op de slide die jou inleidt als spreker.  Een presentatie is een gesprek dat je aangaat met je publiek en dus moet je niet in elke zin (slide) zeggen : “ik werk bij ….”, dat zou je in een gesprek ook niet doen of appreciëren moest het jou overkomen.
Steun een onderzoek bij de bezoekers van de beurs.  De inzichten die je daaruit haalt kunnen je helpen in de verdere uitbouw van je bedrijf.
9. Leer over je industrie
Door al het voorgaande leer je je eigen industrie nog beter kennen.  Je ziet nieuwe producten, nieuwe manieren van samenwerken, je hoort nieuwe uitdagingen van klanten en je voelt de markt.
10. Amuseer je, ja ja – amuseer je
Niets geeft een bedrijfsleider meer energie dan een leuke tijd terwijl je werkt om je te motiveren om nog meer te werken !  Je bent weg van de dagelijkse gebruiken, in een andere omgeving, dat stimuleert op zich.  Je bent samen met vele anderen en nieuwe gezichten.  Maar ook met je collega’s, die je misschien al een tijdje niet meer gezien hebt.  En je ontmoet interessante gesprekspartners, nieuwe maar ook oude bekenden.  Een mens is een sociaal beestje, meer heb je dus niet nodig om plezier te beleven en gemotiveerd te blijven.
Zoals ik in de inleiding al zei, op zich allemaal geen redenen om deel te nemen, maar zeker fijne extraatjes die het rendement gevoelig kunnen opkrikken.  Ken je uit ervaring nog andere fijne neveneffecten van deelnemen aan beurzen, laat het me weten in een reactie.

De top 3 beste redenen om aan beurzen deel te nemen

Een beurs is een geweldig medium, laat ik met die intro beginnen.  Ik mag dat zeggen, vind ik voor mezelf, omdat ik na bijna 20 jaar in deze business, meen uit ervaring te spreken.  Een geslaagde deelname aan een beurs kan je bedrijf een boost geven, ongeacht hoe lang je bedrijf reeds bestaat.  Het kan een starter dé opportuniteit schenken om echt uit de startblokken te schieten.  Het geeft de starter trouwens ook de mogelijkheid om snel de sterktes en zwaktes van de concurrenten in te schatten.  Voor de gevestigde waarde is een beurs een relatief low-cost manier om leads te verzamelen en z’n merknaam te bestendigen in het landschap.
Er zijn makkelijk 20-30 goede redenen te bedenken om aan een beurs mee te doen en zo je bedrijf en producten of diensten in de kijker te zetten.  Misschien maak ik dat overzicht nog wel in een volgende post.
Er is zelfs een lijstje met 8 redenen opgespoord door Skyline en EXPO Magazine bij exposanten.  Alleen staan er in dit lijstje een aantal waar ik m’n twijfels over heb, op z’n zachtst gezegd.  Deelnemen aan een beurs omdat de concurrent het ook doet (zie reden nr.6), is zoals in het kanaal springen omdat m’n buurman dat ook doet.  Wat als de concurrent zich vergist heeft in het potentieel van deze beurs ?

Je moet als bedrijf aan een beurs meedoen omdat je gelooft in de kracht van het medium en vooral omdat je met cijfers en feiten overtuigd bent van het succes dat deze beurs waaraan je deelneemt, je vooraf vastgelegde doelstellingen kan realiseren.  En ik ben er van overtuigd dat een beurs dat kan vanwege deze 3 redenen.  En dat zijn voor mij de 3 beste redenen om deel te nemen aan een beurs.
1) Lange periode van meerdere contacten met je doelgroep
Een beursdeelname laat je toe om gedurende de periode tussen je inschrijving en een week na de beurs op meerdere momenten marketingacties te lanceren via verschillende kanalen.  Tweets en boodschappen op andere social media naar je volgers en fans om aan te kondigen dat ze jouw bedrijf en coole producten binnenkort kunnen ontmoeten op de beurs.
Productnieuwtjes en beursscoops aankondigen via je eigen website maar ook via de beurswebsite, via social media, via e-mail, via TV of radio spots, via gedrukte media, via welk kanaal dan ook dat gebruikt wordt door jouw publiek.
Uitnodigingen voor de beurs enkele weken ervoor, verdeeld via e-mail, direct marketing, je externe verkoopsploeg, je verdelers.  Je top-100 bezoekers, prospects en vaste klanten, opbellen om afspraken te maken op de stand.
Een reminder uitnodiging tijdens de beurs voor die prospects of bestaande klanten die je stand nog niet bezocht hebben.  Twitter en Facebook gebruiken om gedurende de beurs promotie te maken voor de producten die te zien zijn op de beurs.
Tip : vraag aan een belangrijke aankoper die je stand bezoekt of hij z’n bezoek wil gebruiken in een tweet of Facebook-bericht.  In de trend van “onder de indruk van de RoboSweeper4000 van @adekspo op #Beursnaam #industrialcleaning”.  En retweet z’n bericht of stel voor dat je z’n bezoek zelf wil tweeten naar jouw community van volgers.  In de social media kringen van deze aankoper zitten meer dan vermoedelijk nog interessante prospects voor je bedrijf.
Tot slot stuur je na de beurs een bedankmail aan alle bezoekers en volg je uiteraard als de bliksem je leads op met gepaste informatie.  En stuur je op Twitter en Facebook ook nog een bedankje aan die belangrijke aankopers die je vermeld hebt in berichten of die jouw bedrijf vermeld hebben.

Zorg er uiteraard wel voor dat al deze contactmomenten worden ingevuld met waardevolle, tot-actie-aansporende, boeiende en leuke inhoud.

2) Een beurs is een lead-machine
Een beurs is het medium bij uitstek om nieuwe, maar gekwalificeerde leads te genereren.  Die kwaliteit wordt veelal al gegarandeerd door de beurs zelf die bezoekers recruteert in zeer specifieke sectoren, industrieën en functieprofielen.  Als je die tijdens de beslissingsfase van je deelname al goed hebt geanalyseerd en daar je communicatie voor en tijdens de beurs op hebt afgestemd kan het niet anders zijn dat je beursdeelname je meer waardevolle leads oplevert dan éénder welke andere marketing- of sales-inspanning en aan een fractie van de kost.

Bovendien zijn de bezoekers aan beurzen oprecht geïnteresseerd in je producten, zoniet hadden ze zich de moeite wel bespaard om zich te verplaatsen.
Let wel op dat je ter plaatse zorgvuldig maar beleefd de niet-zo-kwalitatieve passanten eruit weet te filteren ten voordele van de mogelijk toekomstig belangrijke zakenpartner.

3) Tijdswinst

Door de hoeveelheid en kwaliteit van geïnteresseerden die gelijktijdig en op dezelfde plek samenkomen, is een beurs de meest efficiënte methode om in contact te treden met je publiek.  Volgens een recent onderzoek van het Center for Exhibit Industry Research kost de conversie van een beurslead 62% minder ten opzichte van leads gemaakt ‘in the field’.
Face-to-face marketing is en blijft een bewezen effeciënte tool die je leads en uiteindelijk zakencijfer oplevert.  Eenvoudig gesteld, getuigt deelnemen aan vakbeurzen gewoon van goed zakelijk inzicht.  Daag niet gewoon op voor je volgende beurs.  De beursbezoekers hebben een goede reden om aanwezig te zijn.  Help de bezoekers (jouw mogelijke klanten) om te vinden wat ze zochten (een oplossing), door goed op voorhand je voorbereidingen te maken en een duidelijk actieplan uit te voeren op je stand.
Bovendien heeft een deelname aan een beurs nog tal van andere nuttige neveneffecten.  Die som ik volgende week wel op.
Tot dan en bedankt voor je feedback.